ビジネスフォン導入の流れと費用相場｜選び方・工事・必要なものを解説

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導入に必要なものは？	電話回線・主装置・電話機・配線工事の4つ	ひかり電話などの回線、主装置、電話機、配線が基本構成です。回線への接続工事は工事担任者の資格者が担当します。
導入費用の相場は？	電話機5台の新品購入で30万〜70万円程度	電話機・主装置・工事費の合計が初期費用の目安です。月額費用も含め、5〜7年使った総額で比べると判断しやすくなります。
導入の流れは？	要件整理→見積もり→工事→動作確認	利用人数や回線を整理し、現地調査と見積もり比較を経て契約します。回線手配と設置工事、動作確認を終えれば利用開始です。

この記事でわかること

• ビジネスフォンの仕組みと家庭用電話機との違い
• 主装置型・IP-PBX・クラウドPBXの特徴と向いている会社
• 導入に必要な回線・機器・工事の内容
• 初期費用と月額費用の相場、購入・リース・レンタルの選び方
• 相談から利用開始までの流れと失敗しないためのチェックポイント

ビジネスフォンとは？家庭用電話機との違い

ビジネスフォンとは、複数の電話機で外線を共有し、内線通話や保留転送ができる業務用の電話システムです。「ビジネスホン」と表記されることもありますが、同じものを指します。

家庭用電話機は1本の回線に親機と子機をつなぐのが基本です。これに対してビジネスフォンは、数台から数十台の電話機を1つのシステムとしてまとめて運用できる点が大きな違いです。

主装置（PBX）が内線・外線を制御する仕組み

ビジネスフォンの中心となるのが「主装置」と呼ばれる機器です。主装置は電話回線と各電話機の間に設置され、外線の着信をどの電話機に鳴らすか、内線をどうつなぐかを制御する交換機の役割を担います。

主装置があることで、1つの代表番号にかかってきた電話を複数の社員で受けたり、空いている回線から自動で発信したりできます。一般的な構成は「電話回線の引込口→主装置→配線→各電話機」という形で、電話機の台数や外線の数に応じて主装置の容量を選びます。

なお、大規模な企業や施設で使われる交換機を「PBX」と呼び、小規模向けの主装置と区別する場合もあります。現在はクラウド上でPBXの機能を提供するサービスも普及しており、会社の規模や働き方に合わせて選べるようになっています。

ビジネスフォンでできる主な機能

ビジネスフォンの代表的な機能は次のとおりです。

• 内線通話：社内の電話機同士を通話料なしでつなぐ
• 保留転送：受けた電話を保留し、担当者の電話機へ回す
• 代表番号着信：1つの番号への着信を複数の電話機で受ける
• 通話録音：応対内容を記録し、聞き間違いやトラブルを防ぐ
• 自動音声応答（IVR）：用件に応じて担当部署へ振り分ける

このほか、留守番電話、着信時に顧客情報を画面に表示するCTI連携、スマートフォンの内線化など、業種や働き方に合わせて機能を追加できます。自社の電話対応で本当に必要な機能を絞り込むことが、コストを抑えるうえでも大切です。

▼関連記事：ビジネスフォンの主装置とは？役割と仕組み・価格相場・選び方と交換時期を解説

ビジネスフォン導入のメリットと注意点

ビジネスフォンは便利な反面、導入には初期費用や工事が伴います。メリットと注意点の両方を把握したうえで検討を進めると、導入後のミスマッチを防げます。

導入で得られる3つのメリット

1つ目は電話の取り次ぎがスムーズになることです。内線と保留転送を使えば、席を立たずに担当者へ電話を回せるため、お客様を待たせる時間が短くなります。

2つ目は通話コストを抑えやすい点です。社内の通話は内線で済み、外線は複数の電話機で共有するため、1台ごとに回線を契約するよりも必要な回線数を少なくできます。

3つ目は会社としての信頼感につながることです。代表番号で着信・発信できるため、社員個人の携帯番号を取引先に伝える必要がなく、会社の窓口を一本化できます。

導入前に知っておきたい注意点

一方で、主装置型のビジネスフォンは主装置や配線の工事が必要になり、家庭用電話機のように買ってつなぐだけとはいきません。工事の日程調整も必要になるため、開業日や移転日から逆算して準備する必要があります。

また、主装置には接続できる電話機や外線の数に上限があります。導入時にぎりぎりの容量を選ぶと、社員が増えたときに主装置ごと入れ替えることになりかねません。

さらに、リース契約は原則として中途解約ができません。契約期間と総支払額を事前に確認しておくことも、導入で後悔しないための大切なポイントです。

▼関連記事：ビジネスフォンのメリット7選｜家庭用電話機との違いとデメリットもわかりやすく解説

ビジネスフォンの種類と特徴

ビジネスフォンは、主装置をどこに置き、どの回線で通話するかによって大きく3つに分けられます。種類ごとに工事の有無、費用のかかり方、向いている働き方が異なるため、特徴を比べながら検討しましょう。

主装置型（従来型ビジネスフォン）

オフィス内に主装置を設置し、電話回線と電話機を配線でつなぐ方式です。通話が安定しやすく、構内放送や停電時の対策なども組みやすいため、オフィスでの電話対応を重視する会社に向いています。

一方で、主装置と配線の工事が必要で、レイアウト変更や増設のたびに工事費がかかる点には注意が必要です。事務所や店舗、医療機関など、固定の拠点で多くの電話を受ける業種では現在も主流の方式です。

IP-PBX

IP-PBXは、社内のLAN（ネットワーク）を使って内線をつなぐ方式です。電話専用の配線を減らしてパソコンと同じネットワークで電話を運用でき、複数拠点の内線化にも対応しやすいのが特徴です。

機器は社内に設置するため、システムの構築やネットワークの設計にある程度の専門知識が求められます。拠点が複数ある中規模以上の企業で採用されることが多い方式です。

クラウドPBX

クラウドPBXは、主装置の役割をインターネット上のサーバーが担う方式です。社内に主装置を置かないため大がかりな配線工事が不要で、スマートフォンやパソコンを内線端末として使えます。

在宅勤務や外出の多い会社、これから拠点を増やす予定の会社とは相性がよい方式です。ただし、通話品質はインターネット回線の状態に左右されます。

また、利用人数分の月額料金がかかるため、長く使うほど総額が主装置型を上回るケースもあります。現在使っている電話番号をクラウドPBXで利用できるかどうかも、事前に確認しておきましょう。

自社に合うビジネスフォンの種類がわからない方へ 主装置型とクラウドPBXのどちらが合うかは、社員数や働き方、現在の回線によって変わります。 株式会社ライドでは、現在の電話環境をお聞きしたうえで、無理のない構成をご提案します。 ビジネスフォンの種類選びのお問い合わせはこちら

ビジネスフォン導入に必要なもの

主装置型のビジネスフォンを導入する場合、基本となるのは電話回線、主装置、電話機、配線の4つです。それぞれの役割と、選ぶときの考え方を確認しておきましょう。

電話回線（ひかり電話・アナログ回線など）

まず必要になるのが、外部と通話するための電話回線です。現在は光回線を使ったひかり電話を選ぶ会社が多く、同時に通話できる数（チャネル数）や電話番号の数を契約内容で調整できます。

回線数は「社員数」ではなく「同時に外線で話す人数」で考えるのが基本です。たとえば社員が10名いても、同時に外線を使うのが3名程度であれば、3〜4通話分の回線があれば足りるケースが多くあります。

今の電話番号を引き続き使いたい場合、番号の種類や移転先の住所によっては引き継げないことがあります。現在の回線を解約する前に、必ず業者へ確認してください。

法人向け光回線の取り扱いについては、株式会社ライドの事業内容もあわせてご覧ください。

主装置と電話機

主装置は、接続できる電話機の台数と外線数によって機種や価格が変わります。現在の必要台数だけでなく、3〜5年後の増員も見込んだ容量を選んでおくと、増設時の入れ替えを防げます。

電話機は、主装置と同じメーカー・同じシリーズのものを選ぶ必要があります。メーカーが異なると基本的に接続できないため、既存の電話機を流用したい場合やあとから増設したい場合は、型番を控えておきましょう。

受付や倉庫、店舗のバックヤードなど、席を離れて電話を受ける場所がある場合は、コードレス電話機を組み合わせる方法もあります。

▼関連記事：ビジネスフォンの子機とは？コードレス電話機の種類と増設方法・費用の目安を解説

配線工事と工事担任者の資格

主装置と電話機をつなぐ配線や、主装置を電話回線に接続する作業は専門業者が行います。電話回線に端末設備を接続する工事は、電気通信事業法で工事担任者の資格を持つ人が行うか、実地で監督することが定められています。

総務省も、通信事業者の設備に通信線を接続する工事には工事担任者による施工または監督が必要だと案内しています（参考：総務省「電気通信関係資格手続きの案内」）。

そのため、ビジネスフォンの設置を自社だけで行うのは現実的ではありません。業者を選ぶ際は、有資格者が工事を担当するかどうかも確認しておくと安心です。

▼関連記事：ビジネスフォンの工事内容と費用相場｜必要な資格・当日の流れと業者選びのポイント

ビジネスフォン導入の費用相場と内訳

ビジネスフォンの導入費用は、電話機の台数、新品か中古か、工事の範囲によって大きく変わります。ここでは一般的な目安を紹介しますが、実際の金額は必ず見積もりで確認してください。

初期費用の内訳（電話機・主装置・工事費）

主装置型の初期費用は、主に電話機本体、主装置、設置・配線工事費の3つで構成されます。一般的な目安は次のとおりです。

• 電話機本体（新品）：1台あたり3万〜6万円程度
• 主装置（新品）：10万〜40万円程度（接続台数や機能により変動）
• 設置・配線工事費：電話機1台あたり1万〜2万円程度

たとえば電話機5台の小規模オフィスで新品を購入する場合、合計で30万〜70万円程度がひとつの目安です。中古品を選べば機器代を大きく抑えられることもありますが、保証期間や交換部品の有無は必ず確認しましょう。

▼関連記事：中古ビジネスフォンの価格相場と選び方｜メリット・デメリットと失敗しない購入のコツ

クラウドPBXは主装置や電話用の配線工事が不要なため、初期費用を低く抑えやすい方式です。ただし、端末の購入費や初期設定費が別途かかる場合もあります。

月額費用（回線料・通話料・保守料・リース料）

導入後は、毎月のランニングコストもかかります。主な項目は回線の基本料金、通話料、保守料、リース料の4つです。

ひかり電話の基本料金や通話料は、契約する回線やプランによって異なります。主装置型をリースで導入した場合は、機器代と工事費を含めた金額を毎月のリース料として支払います。クラウドPBXでは、1ユーザーあたりの月額料金にオプション料金が加わる料金体系が一般的です。

初期費用だけで比べると、クラウドPBXやリースが安く見えることがあります。しかし、5〜7年使った場合の総額で比べると順位が入れ替わることも珍しくありません。

費用を抑えるための考え方

費用を抑えるには、まず不要な台数や機能を削ることが基本です。全員の席に電話機を置く必要があるか、通話録音や自動音声応答は本当に必要かを見直すだけでも、見積もりの金額は変わります。

次に、使える既存設備を活かすことです。同じメーカーの電話機や配線が残っていれば、流用することで機器代や工事費を減らせる場合があります。

また、ビジネスフォンの導入と同時に光回線や複合機の契約を見直すと、通信費や保守費をまとめて削減できることもあります。複数の業者から見積もりを取り、内訳を比較することも忘れないようにしましょう。

ビジネスフォンの導入費用を知りたい方へ 株式会社ライドでは、ビジネスフォン本体・工事・光回線の費用をまとめてお見積もりします。 現在の月額費用と比べたい場合は、請求書をご用意いただければ削減できる項目を具体的にお伝えします。 無料見積もりのお問い合わせはこちら

購入・リース・レンタルの違いと選び方

ビジネスフォンの導入方法には、購入・リース・レンタルの3つがあります。利用期間と初期費用のどちらを重視するかで選ぶのが基本です。

購入（新品・中古）

購入は、機器を自社の資産として所有する方法です。初期費用はかかりますが、支払いが終われば機器代の負担はなくなるため、長く使うほど総額を抑えやすいのがメリットです。

中古品を選べば、初期費用をさらに抑えられます。ただし、生産が終了した機種は故障時の部品確保が難しくなることがあるため、保証の有無や販売店の保守体制を確認しておきましょう。

リース

リースは、リース会社が購入した機器を月額料金で借りる方法です。契約期間は5〜7年程度が一般的で、まとまった初期費用をかけずに新品を導入できる点が選ばれる理由です。

ただし、リースは原則として中途解約ができず、解約する場合は残りのリース料をまとめて支払う必要があります。リース料には金利や保険料が含まれるため、支払総額は購入より高くなるのが一般的です。経理上の扱いも含めて、契約前に確認しておきましょう。

▼関連記事：ビジネスフォンのリース契約とは？仕組み・料金相場・メリットと注意点を解説

レンタル

レンタルは、レンタル会社が保有する機器を必要な期間だけ借りる方法です。数週間から数か月の短期利用に向いており、選挙事務所やイベント会場、仮設事務所などでよく使われます。

短期間なら手軽に使えますが、月額料金は割高になりやすく、機種も在庫から選ぶことになります。1年以上使う予定であれば、購入かリースを検討したほうが総額を抑えやすいでしょう。

▼関連記事：ビジネスフォンのレンタル料金相場｜リース・購入との違いと向いているケースを解説

ビジネスフォン導入の流れ

ビジネスフォンの導入は、要件の整理から利用開始まで、一般的に1〜2か月程度かかります。回線の新規手配や移転を伴う場合はさらに時間が必要になるため、余裕をもって2〜3か月前から準備を始めると安心です。

STEP1 利用人数・台数・回線を整理する

最初に、電話を使う人数、必要な電話機の台数、同時に外線で話す人数、使いたい電話番号を整理します。受付や代表番号の運用方法、外出中の電話をどう受けるかも決めておくと、業者からの提案が具体的になります。

既存のビジネスフォンがある場合は、主装置や電話機のメーカー・型番、現在の回線の請求書を手元に用意しておきましょう。

STEP2 業者へ相談し現地調査を受ける

次に、ビジネスフォンを扱う業者へ問い合わせます。ヒアリングで整理した内容を伝え、必要に応じて現地調査で配線経路や主装置の設置場所を確認してもらいます。

オフィスの図面や、電話機を置きたい席の位置がわかる資料があると、工事内容や費用の見積もりがより正確になります。

STEP3 見積もりを比較して契約する

見積もりを受け取ったら、機器代・工事費・保守料・月額費用がそれぞれいくらかを確認します。総額だけでなく、何が含まれているかを業者ごとに比べることが大切です。

内容に納得できたら契約を結びます。リースの場合はリース会社の審査があるため、契約から工事までに1〜2週間ほどかかることがあります。

▼関連記事：OA機器の見積もりの取り方｜相場の目安と見積書の見方、費用を抑えるコツ

STEP4 回線を手配し設置工事を行う

契約後は、回線の手配と工事日の調整を行います。光回線の開通工事が必要な場合は、開通までに数週間かかることもあるため、スケジュールに注意しましょう。

設置工事では、主装置の設置、配線、電話機の設置、回線への接続、内線・外線の設定を行います。小規模なオフィスであれば、工事は半日から1日程度で終わるのが一般的です。

STEP5 動作確認と操作説明を受ける

工事が終わったら、外線の発着信、内線通話、保留転送、留守番電話などが設定どおりに動くかを確認します。代表番号への着信がどの電話機で鳴るかは業務に直結するため、必ずチェックしましょう。

あわせて、電話対応をする社員向けに操作説明を受けておくと、利用開始直後の取り次ぎミスを防げます。

ビジネスフォン導入で失敗しないためのポイント

導入後に「台数が足りない」「思ったより費用がかかる」とならないよう、契約前に次の3点を確認しておきましょう。

将来の増員や拠点追加を見込んで容量を決める

導入時の人数だけで主装置を選ぶと、社員が増えたときに増設できず、主装置ごと入れ替えが必要になることがあります。今後の採用計画やレイアウト変更の予定を業者に伝え、余裕のある容量を選びましょう。

将来的に在宅勤務や拠点の追加を考えている場合は、スマートフォンの内線化やクラウドPBXとの併用ができるかも確認しておくと安心です。

見積もりは契約期間を含めた総額で比べる

リース料の月額だけを見て判断すると、契約期間が長いほど総額がふくらむことに気づきにくくなります。「月額×契約月数＋初期費用」で総支払額を計算し、購入やクラウドPBXと比べてみましょう。

また、見積もりに保守費用が含まれているか、追加工事が発生した場合の料金はいくらかも確認しておくと、導入後の想定外の出費を防げます。

保守・サポート体制を確認する

ビジネスフォンが止まると、お客様からの電話を受けられず業務に大きな影響が出ます。故障時の連絡先、受付時間、訪問までの目安を契約前に確認しておきましょう。

回線と電話機を別々の会社で契約していると、トラブルの原因がどちらにあるのか切り分けに時間がかかることがあります。回線から機器まで一括で相談できる業者を選べば、問い合わせ先が一本化でき、対応もスムーズです。

▼関連記事：OA機器の保守契約とは？種類別の料金相場と契約前に確認すべき点を解説

▼関連記事：ビジネスフォンの選び方｜失敗しない機種選定と導入のポイントを徹底解説

まとめ

ビジネスフォンの導入では、機種や価格から決めるのではなく、利用人数、同時通話数、使いたい電話番号、働き方を先に整理することが大切です。

主装置型、IP-PBX、クラウドPBXにはそれぞれ向き不向きがあり、購入・リース・レンタルといった導入方法によっても費用のかかり方は変わります。初期費用だけでなく、5〜7年使った場合の総額と保守体制まで含めて比較しましょう。

工事や回線手配には時間がかかるため、開業や移転の予定がある場合は2〜3か月前を目安に準備を始めるのがおすすめです。自社だけで判断が難しい場合は、回線から機器、工事までまとめて相談できる業者に早めに相談してみてください。

ビジネスフォンの導入・見直しは株式会社ライドへ 株式会社ライドは、静岡県三島市を拠点に、ビジネスフォンや複合機、法人向け光回線の導入を通じてオフィスの通信環境とコストの改善をお手伝いしています。 導入の検討段階でも、現在の電話環境の見直しでもお気軽にご相談ください。 お問い合わせはこちら