OA機器の機種はどう選ぶ？種類別の特徴と印刷枚数から決める選び方を解説

確認したいポイント	結論	詳細
OA機器の機種はどう決める？	月間の印刷枚数から逆算する	用途を洗い出したうえで枚数に見合う速度クラスを選び、そこから機能を足していきます。
複合機の機種はどう分かれる？	サイズ・色・方式・設置形状	A3かA4か、カラーかモノクロか、レーザーかインクジェットかで候補が絞られます。
印刷速度は何を基準に選ぶ？	月間枚数に対応する速度クラス	月3,000枚なら25枚/分前後、月8,000枚を超えるなら45枚/分以上が一つの目安です。

この記事でわかること

• OA機器に含まれる機器の全体像と、機種選びの基本的な順序
• 複合機の機種を分ける4つの軸（サイズ・色・印刷方式・設置形状）
• 月間印刷枚数から印刷速度クラスを決める具体的な目安
• 主要メーカーの傾向と、オプションで押さえておくべき項目
• 設置スペースやランニングコストなど、見落としやすい確認事項

機種選びのご相談を承ります 月間の印刷枚数をお伝えいただければ、適したクラスの機種を絞り込んでご提案します。現在お使いの機種からの比較も可能です。 お問い合わせはこちらから。

OA機器の主な種類と機種選びの考え方

OA機器に含まれる機器の全体像

OAはOffice Automationの略で、オフィス業務を効率化する機器の総称です。含まれる範囲は広く、複合機、プリンター、スキャナー、ファクシミリ、ビジネスフォン、シュレッダー、プロジェクター、電子黒板、パソコン、ネットワーク機器などが挙げられます。

このうち導入の相談が最も多いのが複合機です。オフィスに1台は置かれる機器であり、費用の規模も大きいため、機種選びの成否がそのまま業務効率とコストに直結します。

近年はミーティングボードや防犯カメラまでOA機器として扱われることが増え、境界はさらに曖昧になっています。

「種類」と「機種」は別の話

機器選びの相談では、この2つが混同されがちです。種類はプリンターなのか複合機なのかという分類の話で、機種は同じ複合機のなかでどの型番を選ぶかという話になります。

まず種類を決め、次に機種を絞り込むという順序を踏むと迷いにくくなります。たとえば印刷しかしないならプリンターで足り、スキャンやFAXも使うなら複合機が候補になる、といった具合です。

この段階で複数台に分けるか1台にまとめるかも検討します。省エネの観点でも、機能を1台に統合したほうが有利になる場合があります。

機種選びは月間印刷枚数から始まる

複合機の機種を決める出発点は、月にどれだけ印刷するかという数字です。この1点で候補となる速度クラスがほぼ決まります。

いま複合機を使っているなら、操作パネルのカウンターか毎月の請求書から確認できます。モノクロとカラーを分けて、直近3〜6か月の平均を出しておくと精度が上がります。

新規に開業する場合は、従業員数と業務内容からの見込みで構いません。ただし想定と実績が大きくずれると、契約後に困ることになる点は理解しておいてください。

複合機の機種を分ける4つの軸

A3対応機とA4専用機

最初の分岐が用紙サイズです。業務用複合機の多くはA3に対応していますが、A4までしか出力できない機種もあります。

A3が必要なのは、図面、見積書の二つ折り、掲示物、A3の帳票を扱う業務です。A4で足りるならA4専用機のほうが本体も小さく、価格も設置スペースも抑えられます。

判断に迷う場合は、過去1年でA3を印刷した回数を数えてみてください。年に数回であれば、コンビニ出力や外注で代替できることもあります。

カラー機とモノクロ機

カラー機は当然ながらカラー印刷ができますが、本体価格もカウンター単価もモノクロ機より高くなります。カラーの単価はモノクロの10倍前後になるのが一般的です。

カラーの使用比率が全体の1割にも満たないのであれば、モノクロ機を導入してカラーが必要なときだけ小型のカラープリンターを併用する構成も検討できます。

逆に提案資料やチラシを日常的に出力する会社では、カラー機の画質が業務の質に直結します。カラー比率が判断の分かれ目になります。

レーザー方式とインクジェット方式

業務用複合機の主流はレーザー方式です。トナーを紙に定着させる仕組みで、印刷が速く、大量印刷に向いており、1枚あたりのコストも抑えられます。

インクジェット方式は本体価格と消費電力が低く、写真や色の再現性に優れます。ただし大量印刷では速度と単価の面でレーザーに劣ります。

印刷量が多いオフィスはレーザー、印刷量が少なく画質を重視する用途はインクジェットという切り分けが基本になります。近年は業務用の高速インクジェットも増えており、選択肢は広がっています。

床置きタイプとデスクトップタイプ

設置形状も機種を分ける軸です。床置きタイプは給紙カセットが多く、大量の用紙をセットできる代わりに専用のスペースが必要になります。

デスクトップタイプは台の上に置ける小型機で、省スペースのオフィスに向きます。ただし給紙容量が限られ、用紙補充の頻度が上がります。

小規模オフィスではデスクトップのA4カラー機で十分なケースも多く、床置きのA3機を提案されたら本当に必要か確認する価値があります。

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機種選びのご相談を承ります A3が必要か、カラー機が必要か。判断に迷う段階でもご相談いただけます。実際の業務内容を伺ったうえで、過不足のない構成をお出しします。 お問い合わせはこちらから。

印刷速度と月間印刷枚数から機種を決める

印刷速度（枚/分）の見方

カタログに書かれた印刷速度は、A4用紙を1分間に何枚出力できるかを示す数値です。20枚、25枚、35枚、45枚、50枚以上といったクラスに分かれています。

同じメーカーのシリーズであれば、速度が上がるほど本体価格も上がり、耐久性や給紙容量も高くなります。速度は単に待ち時間の問題ではなく、機器の総合的な体力を表す指標でもあります。

なお、1枚目が出るまでの時間（ファーストコピータイム）は速度とは別の指標です。少量を頻繁に印刷する使い方では、こちらのほうが体感に影響します。

月間印刷枚数に対する速度の目安

速度クラスと月間印刷枚数の対応には、業界でおおむね共通した目安があります。月500〜3,000枚程度なら20〜25枚/分クラス、月3,000〜8,000枚なら35枚/分クラス、月8,000枚を超えるなら45〜50枚/分クラスというのが一般的な考え方です。

この数字はあくまで目安で、印刷が特定の時間帯に集中するかどうかでも変わります。朝礼前に全員が資料を出力するような使い方であれば、平均枚数より一段上のクラスが必要になることもあります。

枚数だけでなく、印刷が集中する時間帯があるかどうかも伝えておくと、提案の精度が上がります。

オーバースペックとスペック不足の弊害

月3,000枚しか印刷しないオフィスに50枚/分の高速機を入れると、本体価格の分だけ月額が上がり、使いきれない性能に払い続けることになります。

反対にスペックが足りないと、印刷待ちの行列ができ、機器の故障頻度も上がります。想定を超える使い方は機器の寿命を縮め、結果的に修理対応が増えます。

買い替えの場合は、いま使っている機種と同等クラスを基準にするのが現実的です。そのうえで、待ち時間が長い、給紙の補充が多いといった不満があれば一段上げる、という調整をします。

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メーカーごとの特徴と機種の傾向

大手3社は保守体制の充実が強み

国内の業務用複合機市場は、リコー、キヤノン、富士フイルムの3社が大きなシェアを占めています。この3社だけで国内シェアの約7割を占めるとされ、全国の保守拠点の多さがそのまま選ばれる理由になっています。

画質や機能の完成度が高く、業務が止まると困る環境では有力な候補です。その分、本体価格やカウンター単価は高めに設定される傾向があります。

コストを抑えたいなら別の選択肢もある

シャープや京セラは、本体価格やカウンター料金を抑えた提案が出やすいメーカーです。基本的な機能は十分に備わっており、印刷内容が文書中心であれば実用上の差は感じにくいでしょう。

京セラは消耗部品の交換頻度が少ない設計で知られ、印刷枚数が多い環境でランニングコストが効いてくるという評価もあります。

特定の要件があるなら他メーカーも候補になる

コニカミノルタ、東芝テック、ムラテックなどは、特殊用紙への対応、消せるトナー、デザイン性といった個別の強みを持っています。

封筒やラベル紙を頻繁に印刷する、機密文書を扱うので消去可能な出力が必要、といった具体的な要件がある場合は、そこから逆にメーカーが決まることもあります。

メーカーを絞る前に決めておくこと

メーカー比較から入ると迷いが長引きます。先に月間印刷枚数と求める画質を決め、そこから候補グループを絞るほうが早く結論に近づきます。

もう一つ重要なのが、そのメーカーの機器を扱える販売会社が自社の地域にあるかという点です。機種が良くても、故障時に何日も待たされるようでは意味がありません。

関連記事：OA機器商社とは？メーカー系・独立系の違いと信頼できる業者の選び方

機種選びのご相談を承ります 複数メーカーの機種を横並びで比較してご提案できます。特定メーカーに寄せた提案ではなく、条件に合うものをお出しします。 お問い合わせはこちらから。

オプションで機種の使い勝手が変わる

給紙まわりのオプション

給紙カセットの段数と容量は、用紙補充の手間に直結します。A4とA3、あるいは白紙と社用箋を使い分けるなら、その分の段数が必要です。

大量印刷が多い環境では大容量給紙トレイを追加する選択肢もあります。後から段を増やすと工事費が発生するため、将来の使い方も含めて最初に決めておくと無駄がありません。

後処理（フィニッシャー）のオプション

印刷した用紙をホチキス留めする、パンチ穴を開ける、中綴じで冊子にするといった処理を自動で行う装置です。会議資料を毎回手作業でまとめている会社では効果が大きくなります。

ただし本体の横に張り出すため、設置スペースが広がります。フィニッシャーを付ける場合は、設置図面での確認が欠かせません。

拡張機能のオプション

デザインソフトから正確に出力したい場合はPostScript拡張キット、FAXを使う場合はFAXキットが必要です。いずれも標準装備ではないことが多く、見積書の内訳を確認する必要があります。

セキュリティ関連では、記憶装置のデータを自動で消去する機能、ICカードによる認証印刷などがあります。機密文書を扱う業種では検討する価値があります。

使わない機能を外し、必要な機能を最初から入れる。この整理だけで見積額は大きく変わります。

複合機以外のOA機器の機種選び

ビジネスフォンは主装置のサイズで決まる

ビジネスフォンは電話機だけでなく、内線や転送を制御する主装置とセットで構成されます。主装置にはS・M・Lといったサイズがあり、接続できる端末台数と同時通話数が決まっています。

電話機の台数は、デスクの数に会議室の数を足した数が一つの目安です。将来的に人員が増える見込みがあるなら、あらかじめ余裕のある主装置を選んでおくと、増設時の負担が軽くなります。

近年はクラウドPBXという選択肢もあり、主装置を置かずにスマートフォンで内線を扱う構成も広がっています。

電子黒板・ミーティングボード

画面サイズ、タッチ操作の精度、パソコンやWeb会議ツールとの接続方式が主な選定軸です。会議室の広さに対して画面が小さいと、後方の席から文字が読めません。

無線で画面を共有できるか、ホワイトボードに書いた内容をそのまま保存・共有できるかといった点も、実際の使い勝手を左右します。

シュレッダーやプロジェクター

シュレッダーは裁断サイズ（細断方式）と処理能力で選びます。機密文書を扱うならクロスカットやマイクロカットが必要です。連続使用時間も確認しておきたい項目です。

プロジェクターは明るさ（ルーメン）と解像度が基本の軸になります。照明を落とせない会議室では、明るさが足りないと投影が見えません。

機種選びのご相談を承ります 複合機だけでなく、ビジネスフォンや電子黒板もまとめてご提案できます。オフィス全体の構成としてご相談いただくほうが無駄が出ません。 お問い合わせはこちらから。

新品・中古で選べる機種はどう変わるか

中古機は在庫にある型番から選ぶ

新品であればメーカーの現行ラインアップから選べますが、中古は販売会社が保有している在庫のなかから選ぶことになります。希望どおりの機種が必ずあるとは限りません。

本体費用を大きく抑えられる一方、カウンター単価は新品より高く設定されるのが通常です。印刷枚数が多いと、総額では新品を上回ることもあります。

型落ちモデルという選択肢

新品でも、後継機が出た直後の旧モデルは価格が下がることがあります。性能差がわずかであれば、費用対効果の高い選択になります。

販売会社に「現行機と旧モデルの両方で見積もりが欲しい」と伝えれば、比較して判断できます。

部品の保有期間を確認する

メーカーは製造終了後の一定期間、補修用の部品を保有しています。この期間を過ぎると修理ができなくなり、機器の入れ替えを迫られます。

リース期間を6年や7年に設定する場合や、中古機を導入する場合は、部品の保有期間がリース期間をカバーしているかを確認してください。事務機器の法定耐用年数が5年であることも、契約年数を考えるうえでの参考になります。

機種選びでよくある失敗と確認事項

カタログスペックだけで決めてしまう

数値上は条件を満たしていても、操作パネルの使いやすさやドライバーの安定性は使ってみないとわかりません。可能であれば実機を見せてもらう、デモを依頼するといった確認をおすすめします。

既存のパソコン環境との相性も要注意です。Macを使っている、特定の業務システムから印刷するといった条件がある場合は、対応状況を事前に確認しておく必要があります。

設置スペースと搬入経路の確認漏れ

意外に多いのが、機器は置けても搬入できないという事態です。エレベーターに乗らない、廊下の角を曲がれない、階段作業になって追加費用が発生する、といったケースがあります。

本体の寸法だけでなく、用紙補充や修理のために前後左右に必要な作業スペースも含めて確認してください。専用の電源が必要な機種もあります。

ランニングコストを見ていない

本体の月額だけで比較すると判断を誤ります。カウンター単価、最低印刷枚数、消耗品の扱い、保守の範囲を含めた5年間の総額で比べるのが確実です。

印刷枚数が多い会社ほど、本体価格よりカウンター単価の差が効いてきます。逆に印刷が少ない会社では、基本料金の設定が総額を左右します。

省エネ性能を見落とす

複合機は待機時間が長い機器のため、スリープ時の消費電力が電気代に影響します。機種によって差があるため、比較の材料になります。

経済産業省が運営する国際エネルギースタープログラムでは、複合機やプリンターを含む画像機器の消費電力について基準を設けています。基準を満たした製品はデータベースで検索でき、機種ごとの省エネ性能を客観的に比較できます。

環境配慮を掲げる企業や、グリーン購入法の対象となる調達では、この基準への適合が要件になることもあります。

参照：国際エネルギースタープログラム（経済産業省）

まとめ｜機種は枚数と用途から逆算して絞り込む

OA機器の機種選びは、カタログを端から見ていく作業ではありません。月間の印刷枚数、必要な用紙サイズ、カラーの使用比率という3つを押さえれば、候補は自然に絞り込まれます。

そのうえで、給紙や後処理、拡張機能といったオプションを実際の業務に合わせて足し引きします。使わない機能を外すだけで、費用は目に見えて変わります。

メーカーごとの傾向は参考になりますが、それ以上に重要なのは、その機種を扱える販売会社が近くにあり、故障時にすぐ対応してもらえるかという点です。機種の性能は、支える体制があって初めて活きてきます。

設置スペース、搬入経路、5年間の総額、省エネ性能。この4点を確認しておけば、導入後に「思っていたものと違った」となる可能性は大きく下がります。

機種選びのご相談を承ります どの機種が適しているかわからない、提案された機種が妥当か知りたい。そうした段階からお手伝いします。株式会社ライドが現状を伺ったうえでご提案します。 お問い合わせはこちらから。