OA機器更新日：2026.08.19 公開日：2026.08.19

OA機器とは？種類・選び方・導入方法からコスト削減のコツまで解説

「OA機器って具体的に何を指すのだろう」「オフィスを開設するにあたってどの機器を揃えればよいのか」――起業やオフィスの新設、設備の見直しを検討するとき、こうした疑問を持つ方は少なくありません。

OA機器とは、Office Automation（オフィスオートメーション）の略で、パソコンや複合機、ビジネスフォンなど、オフィスの業務を自動化・効率化するための機器の総称です。適切なOA機器を選んで導入すれば、業務のスピードアップやコスト削減につながりますが、選び方を間違えるとオーバースペックによる無駄なコストや、機能不足による非効率が生じてしまいます。

本記事では、OA機器の定義と種類、選び方のポイント、導入方法の比較、経理処理の基本まで、オフィスのOA機器について網羅的に解説します。

確認したいポイント	結論	詳細
OA機器とは何のこと？	オフィス業務を自動化する機器の総称	Office Automationの略で、パソコン・複合機・電話・シュレッダーなどオフィスの業務効率化に使う機器を指します。
OA機器にはどんな種類がある？	情報処理・通信・出力・セキュリティ等	パソコン、複合機、ビジネスフォン、FAX、プロジェクター、シュレッダー、ネットワーク機器など多岐にわたります。
事務機器とOA機器の違いは？	OA機器は情報処理に特化	事務機器はオフィス業務全般を支える広い概念で、OA機器はその中でもデータ処理・自動化に特化した分類です。
オフィス開設時に最低限必要な機器は？	パソコン・電話・複合機・シュレッダー	創業時に最低限揃えるべきOA機器は、パソコン・固定電話（ビジネスフォン）・複合機・シュレッダーの4つです。
OA機器の導入方法は？	購入・リース・レンタルの3つ	新品や中古品の購入、リース契約、レンタル契約の3種類があり、初期費用と月額費用のバランスが異なります。
OA機器を選ぶポイントは？	機能・性能・コスト・サポートの4点	業務内容に必要な機能を備えているか、コストは予算内か、故障時のサポート体制は整っているかを確認しましょう。
導入に使える補助金はある？	IT導入補助金や創業助成金など	中小企業庁のデジタル化・AI導入補助金や、自治体独自の創業助成金制度などを活用できる場合があります。
OA機器の勘定科目は？	導入方法と金額で変わる	購入は消耗品費か工具器具備品、リースはリース料、レンタルは賃借料で処理するのが基本です。

この記事でわかること

OA機器の定義と、事務機器・IT機器との違い
オフィスで使われる主なOA機器の種類と役割
オフィス開設時に最低限揃えるべきOA機器と選び方のポイント
購入・リース・レンタルの3つの導入方法の特徴と使い分け
OA機器の導入に活用できる補助金制度と経理処理の基本

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OA機器とは何か

OA機器とは、Office Automation（オフィスオートメーション）機器の略称で、オフィス業務の自動化・効率化に使われる機器の総称です。情報の記録・伝達・処理・保存・破棄を効率化し、従来は手作業で行っていた業務をデジタル化・自動化する役割を担っています。

代表的なOA機器としては、パソコン、複合機（コピー機）、ビジネスフォン、ファクシミリ（FAX）、シュレッダー、プロジェクター、スキャナー、サーバー、ネットワーク機器などが挙げられます。これらの機器がなければ、日常のオフィス業務をスムーズに進めることは困難です。

OA化が企業に広まった背景には、IT技術の進歩によってOA機器が安価で高機能になったことと、企業の生産性向上・コスト削減へのニーズが高まったことがあります。紙ベースの業務をデジタル化することで、作業時間の短縮や人件費の削減、情報共有の迅速化が実現できるようになりました。

OA機器と事務機器・IT機器の違い

OA機器と混同されやすい言葉に「事務機器」と「IT機器」があります。それぞれの違いを整理しておきましょう。

事務機器は、オフィス業務全般を支える機器の広い概念で、OA機器を含むカテゴリーです。事務机やキャビネット、ホワイトボードなど、電子機器以外のオフィス家具・備品も事務機器に含まれます。一方、OA機器は事務機器の中でもデータの処理・自動化に特化した電子機器を指すのが一般的です。

IT機器は、情報通信技術を活用した機器全般を指し、OA機器よりもさらに広い概念です。サーバーやネットワーク機器、クラウドサービスの端末なども含まれます。OA機器はIT機器の一部と考えるとわかりやすいでしょう。

実務上はこれらの境界は曖昧になりつつあり、厳密に区別する必要はありません。大切なのは、自社の業務に必要な機器を漏れなく把握し、適切に導入・管理することです。

オフィスで使われるOA機器の主な種類

パソコン

パソコンはオフィスに欠かせないOA機器の代表格です。メールの送受信、文書・資料の作成、データ分析、クラウドサービスの利用など、ほぼすべての業務の起点となります。オフィス内で作業を完結させる場合はデスクトップ型、外出先でも使う場合はノート型を選ぶのが基本です。業務内容に合ったスペック（処理速度・メモリ・ストレージ）を選ぶことで、作業効率と投資のバランスが取れます。

なお、近年はクラウドサービスの普及により、高スペックなパソコンがなくてもブラウザ経由で業務アプリを利用できる環境が整いつつあります。自社の業務がクラウド中心であれば、低価格のノートパソコンでも十分対応できるケースがあるため、必要以上に高額な機種を選ばないようにしましょう。

複合機（コピー機）

複合機は、コピー・プリント・スキャン・FAXの機能を1台に集約した多機能機器です。かつては「コピー機」と呼ばれていましたが、現在はほぼすべてのモデルが複合機として販売されています。OA機器の中でも導入コストとランニングコストの両面でインパクトが大きいため、機種選定と導入方法の検討が特に重要です。

業務用のA3カラー複合機はリース契約で導入するのが一般的で、月額数千円～数万円のリース料に加え、印刷1枚ごとのカウンター料金が発生します。スキャン機能を活用すればペーパーレス化の推進にも役立ちます。

ビジネスフォン・FAX

ビジネスフォンは、複数の外線と内線を管理できるオフィス向けの電話システムです。固定電話番号を持つことは企業の信頼性にもつながるため、起業時に準備しておきたいOA機器のひとつです。

FAX（ファクシミリ）は、企業間のやり取りで依然として利用されている通信手段です。近年は複合機にFAX機能が内蔵されているモデルがほとんどであり、単独のFAX機を別途用意する必要はなくなっています。PC-FAX機能を使えば、パソコンから直接FAXを送受信することも可能です。

シュレッダー

シュレッダーは、不要になった書類を裁断して情報漏洩を防ぐためのOA機器です。個人情報保護の観点から、顧客情報や社内の機密書類を安全に廃棄するために欠かせません。情報漏洩の原因として最も多いのは紙媒体からの流出であり、シュレッダーの導入はセキュリティ対策の基本といえます。

プロジェクター・電子黒板

プロジェクターは会議やプレゼンテーション時にパソコンの画面を大きく映し出すOA機器です。近年はディスプレイ型の電子黒板（インタラクティブボード）も普及しており、画面上に直接書き込みができるため、会議の効率化やアイデアの共有に活用されています。

ネットワーク機器・セキュリティ機器

ルーター、スイッチ、Wi-Fiアクセスポイントなどのネットワーク機器は、オフィス内のパソコンや複合機をインターネットに接続するために必要です。また、UTM（統合脅威管理装置）やファイアウォールなどのセキュリティ機器は、外部からの不正アクセスやウイルスからオフィスのネットワークを守る役割を果たします。テレワークの普及に伴い、ネットワーク環境とセキュリティ対策の重要性はますます高まっています。

オフィス開設時に最低限必要なOA機器

起業やオフィスの新設にあたって、最低限揃えるべきOA機器は以下の4点です。

1点目はパソコンです。メール対応・文書作成・会計処理など、あらゆる業務の基盤となります。2点目は固定電話（ビジネスフォン）で、取引先や顧客からの信頼を得るうえで固定電話番号は重要な役割を果たします。

3点目は複合機です。資料のコピー・印刷・スキャン・FAXを1台でまかなえるため、オフィスのスペースとコストを節約できます。4点目はシュレッダーで、個人情報や機密情報を含む書類の安全な廃棄に欠かせません。

これらに加えて、インターネット回線とルーターなどのネットワーク環境の整備も同時に進める必要があります。業種やオフィスの規模によっては、プロジェクターや防犯カメラ、サーバーなどの追加導入も検討しましょう。

OA機器を選ぶ際の4つのポイント

必要な機能を明確にする

まずは自社の業務内容を整理し、どの機能が必要かを明確にしましょう。たとえば、FAXを日常的に使う業種であれば複合機のFAX機能は必須ですが、使わないのであればFAXキットを外してコストを抑えることができます。オーバースペックは無駄なコストにつながり、スペック不足は業務の非効率を招くため、必要十分な機能を見極めることが大切です。

ランニングコストまで含めて比較する

OA機器は本体の購入費用だけでなく、消耗品代やメンテナンス費用、電気代などのランニングコストも考慮する必要があります。特に複合機はカウンター料金やトナー代が月々のコストに大きく影響するため、5年間のトータルコストで複数の製品を比較するのが賢い選び方です。

サポート体制を確認する

OA機器は精密機器であるため、故障やトラブルは避けられません。購入後のサポート体制が充実しているかどうかは、業務の継続性に直結する重要なポイントです。故障時の対応スピード、修理費用の取り扱い、トナーや消耗品の供給体制などを事前に確認しておきましょう。

設置スペースとの適合性を確認する

業務用の複合機は50～100kg以上の重量があり、専用の設置スペースが必要です。オフィスのレイアウトを検討する際は、OA機器の設置場所や電源の位置、ネットワーク配線の経路も含めて計画しましょう。頻繁に使う機器は作業エリアの近くに配置すると、移動の手間が減り業務効率が上がります。

OA機器の3つの導入方法と使い分け

新品・中古品の購入

OA機器を自社の資産として所有する方法です。一括払いで購入するため初期費用は大きくなりますが、リース料のような月々の固定費が発生しないメリットがあります。長期間使い続ける前提であれば、購入のほうがトータルコストを抑えられるケースもあります。中古品を選べば初期費用をさらに下げることが可能です。

リース契約

リース契約は、リース会社が購入した機器を月々のリース料で借りる方法です。初期費用がゼロで新品の機器を導入できるため、多くの企業で利用されています。リース期間は3～6年が一般的で、月額のリース料は経費として計上できるため会計処理もシンプルです。ただし、途中解約には違約金が発生するため、契約期間は慎重に判断しましょう。

リースの大きなメリットは、カウンター保守契約が付帯するケースがほとんどである点です。保守契約に加入していれば、故障時の修理費やトナー交換費がカウンター料金に含まれるため、予期せぬ出費を防ぎ、毎月のコストを安定させることができます。複合機やビジネスフォンなど、保守が欠かせないOA機器にはリース契約が特に適しています。

レンタル契約

レンタル契約は、短期利用やリース審査に不安がある場合に適した方法です。月額料金はリースよりやや高めですが、途中解約が可能な柔軟性が魅力です。カウンター料金やメンテナンス費用が込みのプランもあり、月々のコストが把握しやすいのもレンタルの特徴です。

OA機器の導入に活用できる補助金・助成金

OA機器の導入費用を抑えたい場合は、国や自治体の補助金・助成金制度を活用できる可能性があります。

中小企業庁が実施する「デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）」は、業務効率化やDX推進を目的としたITツールの導入費用を補助する制度です。複合機と連携するクラウドサービスや文書管理ソフトウェアなどが補助対象になるケースがあります。

また、厚生労働省の「業務改善助成金」は、事業場内の最低賃金を引き上げたうえで生産性向上に資する設備を導入する場合に、設備投資額の最大3/4（最大600万円）が補助される制度です。OA機器は「機械装置等費」として申請できる場合があります。

各補助金の最新情報や申請要件は、経済産業省中小企業庁の支援サイト（https://mirasapo-plus.go.jp/）で確認できます。

OA機器の勘定科目と経理処理の基本

OA機器を導入した際の勘定科目は、導入方法と取得価額によって異なります。購入した場合、取得価額が10万円未満であれば「消耗品費」として一括経費計上でき、10万円以上であれば「工具器具備品」として資産計上し減価償却を行います。

リース契約の場合は「リース料」、レンタル契約の場合は「賃借料」として経費処理するのが基本です。中小企業は、取得価額30万円未満の資産を年間合計300万円まで一括で経費計上できる「少額減価償却資産の特例」を活用できるため、条件に該当する場合は積極的に利用しましょう。

なお、個別の税務判断が必要な場合は、顧問税理士に相談することをおすすめします。

まとめ

OA機器とは、Office Automation機器の略で、パソコン・複合機・ビジネスフォン・シュレッダーなど、オフィス業務の自動化・効率化に欠かせない機器の総称です。起業やオフィス開設時には、まずパソコン・固定電話・複合機・シュレッダーの4点を揃えることが基本になります。

OA機器を選ぶ際は、必要な機能の明確化、ランニングコストを含めた比較、サポート体制の確認、設置スペースとの適合性の4つのポイントを押さえましょう。導入方法は購入・リース・レンタルの3つがあり、初期費用と月額費用のバランスで使い分けるのが効果的です。

補助金や助成金を活用すれば導入費用の一部を抑えることも可能なため、条件に該当するかどうかを事前に確認しておくことをおすすめします。OA機器は一度導入すると数年にわたって使い続けるものですので、価格だけでなく品質やサポート体制も含めて総合的に判断し、自社の業務に最適な機器を選んでください。