複合機（コピー機）の短期レンタルとは？1日からの料金相場と選び方を解説

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何日から借りられる？	最短1日から、数か月単位まで借りられる	業者により1日・1週間・1か月単位などの料金設定があり、工事現場や選挙事務所、イベントなど期間限定の利用に向いています。
短期レンタルの料金相場は？	1日数千円〜、1か月1.5万〜3万円程度	本体のレンタル料に加え、搬入・搬出費（1台2万円前後）と、印刷枚数に応じたカウンター料金がかかるのが一般的です。
リースとの違いは？	数か月ならレンタル、数年ならリースが有利	レンタルは審査が簡易で途中解約もしやすい一方、月額は割高です。1年以上使うならリースや中古購入も比べましょう。

この記事でわかること

• 複合機の短期レンタルの仕組みと、借りられる期間の目安
• 短期レンタルが向いている場面と、メリット・デメリット
• 本体レンタル料・搬入搬出費・カウンター料金を含めた料金相場
• リース・購入との違いと、利用期間ごとの選び方
• 失敗しない機種・業者の選び方と、申し込みから返却までの注意点

複合機の短期レンタルとは？

複合機の短期レンタルとは、レンタル会社が保有する複合機を、1日から数か月程度の必要な期間だけ借りるサービスです。コピー、プリント、スキャン、FAXといった複合機の機能を、購入やリースをせずに使えます。

レンタル会社の在庫を必要な期間だけ借りる仕組み

レンタルでは、複合機の所有者はレンタル会社で、利用者はレンタル料を支払って機器を借ります。契約はレンタル会社と利用者の2者間で結ぶのが一般的で、リース契約のような長期の縛りがないのが特徴です。

貸し出される機器は、レンタル会社が整備した中古機が中心です。多くのサービスでは、搬入・設置から故障時の対応、利用終了後の撤去までをレンタル会社が行うため、利用者は機器の管理に手間をかけずに使える点も選ばれる理由です。

借りられる期間の目安

短期レンタルの期間は業者によって異なりますが、最短1日から借りられるサービスも多くあります。料金は「1日単位」「1週間単位」「1か月単位」などで設定され、数か月から1年程度まで延長できるのが一般的です。

期間が長くなるほど1か月あたりの料金は下がる傾向があります。たとえば1か月だけ借りる場合と、3か月や6か月のパックで借りる場合では、月あたりの金額に差が出ることも少なくありません。利用予定の期間がある程度決まっているなら、見積もりの段階で伝えておきましょう。

短期レンタルがよく使われる場面

複合機の短期レンタルは、次のような期間限定の場面でよく利用されています。

• 建設・土木工事の現場事務所
• 選挙事務所や後援会事務所
• 展示会、学会、スポーツ大会などのイベント会場
• 資格試験や採用試験の会場
• オフィスの移転や開設準備の期間
• 新しい複合機が届くまでの代替機や、故障時のつなぎ

このほか、大量の資料を一度に印刷する必要がある時期だけ、既存の複合機に加えてもう1台借りるという使い方もあります。繁忙期の印刷待ちを解消する手段としても、短期レンタルは役立ちます。

いずれも「使う期間が決まっている」「期間が終われば不要になる」という共通点があります。利用期間がはっきりしている場合ほど、短期レンタルのメリットを活かしやすいといえます。

複合機の短期レンタルのメリットとデメリット

短期レンタルは手軽に使える一方で、長く使うと割高になるなどの注意点もあります。メリットとデメリットの両方を知ったうえで判断すると、導入後の後悔を防げます。

短期レンタルのメリット

最大のメリットは、まとまった初期費用をかけずに、必要な期間だけ使えることです。購入なら数十万円以上かかる業務用の複合機も、レンタルなら使った期間分の料金で済みます。

また、リース契約のような審査が不要、または簡易なことが多く、申し込みから数日で使い始められるサービスもあります。急に事務所を開設することになった場合でも対応しやすいのが強みです。

さらに、故障時の修理や交換はレンタル会社が対応するのが一般的で、利用者に過失がなければ追加費用がかからないケースが多くあります。期間が終われば撤去してもらえるため、処分の手間もありません。

短期レンタルのデメリット

一方で、1か月あたりの料金はリースより割高になるのが一般的です。短期間なら総額を抑えられますが、1年、2年と使い続けると、リースや中古購入のほうが安くなることがあります。

また、貸し出されるのは中古機が中心で、機種はレンタル会社の在庫から選ぶことになります。最新機種や特定のメーカーを指定できない場合があるほか、選挙や年度替わりなどの繁忙期には在庫が少なくなることもあります。

料金面では、本体のレンタル料とは別に搬入・搬出費がかかるのが一般的です。数日だけ借りる場合は、搬入・搬出費の割合が大きくなる点も覚えておきましょう。

▼関連記事：複合機の契約形態を徹底解説！リース・レンタル・購入・保守契約の仕組みと選び方がわかる完全ガイド

複合機の短期レンタル料金相場

短期レンタルの費用は、主に本体のレンタル料、搬入・搬出費、カウンター料金の3つで構成されます。ここでは一般的な目安を紹介しますが、機種や地域、業者によって金額は変わるため、実際の金額は必ず見積もりで確認してください。

本体レンタル料の目安

A3対応のカラー複合機（毎分20〜30枚程度の標準的な機種）の場合、本体レンタル料の目安は次のとおりです。

• 1日：数千円〜1万円程度
• 1週間：1万〜2万円程度
• 1か月：1.5万〜3万円程度
• 3か月〜6か月：1か月あたり1万〜2万円程度

印刷速度の速い機種や、Macからの印刷に対応したモデル、フィニッシャー（ホチキス止めなど）付きのモデルは料金が上がります。反対に、モノクロ専用機やA4サイズの小型機を選べば費用を抑えられます。必要な性能を見極めることが、料金を抑える第一歩です。

搬入・搬出費と設定費

業務用の複合機は重量があるため、専門のスタッフが搬入・設置と撤去を行います。搬入・搬出費は、1台あたり往復で2万円前後がひとつの目安です。

階段しかない建物の上階へ運ぶ場合や、離島・遠方への配送では追加料金がかかることがあります。また、パソコンからの印刷設定やFAXの回線接続を依頼する場合は、設定費が別途かかるかどうかも確認しておきましょう。

カウンター料金と消耗品の扱い

カウンター料金とは、印刷した枚数に応じてかかる料金です。レンタルの場合は、モノクロ1枚あたり3〜4円程度、カラー1枚あたり20円前後が目安で、長期のリース契約より単価が高めに設定されるのが一般的です。

カウンター料金にはトナー代や保守料金が含まれていることが多い一方、コピー用紙は利用者が用意するのが一般的です。また、一定枚数まで無料のプランや、印刷枚数にかかわらず毎月の基本料金がかかるプランもあるため、料金体系をよく確認しましょう。

総額の試算例

たとえば、カラー複合機を1か月借りて、モノクロ3,000枚、カラー500枚を印刷した場合の総額は、次のように試算できます。

• 本体レンタル料（1か月）：25,000円
• 搬入・搬出費：22,000円
• カウンター料金（モノクロ3.5円×3,000枚）：10,500円
• カウンター料金（カラー20円×500枚）：10,000円

この場合の合計は約67,500円（税別・用紙代別）です。本体レンタル料だけを見ると安く感じても、搬入・搬出費やカウンター料金を合わせると総額は大きく変わります。見積もりは総額で比較することが大切です。

料金を抑えるためのポイント

短期レンタルの料金を抑えるには、まず必要以上に高性能な機種を選ばないことです。印刷枚数が少ないのに高速機を借りると、本体レンタル料が上がるだけでなく、カウンター料金の基本料金も高くなることがあります。

次に、カラー印刷を必要な資料だけに絞ることです。カラーのカウンター料金はモノクロの数倍になるため、社内向けの資料をモノクロで印刷するだけでも総額は変わります。複数の業者から見積もりを取り、搬入・搬出費を含めた総額で比べることも忘れないようにしましょう。

▼関連記事：複合機の相場はいくら？本体価格・リース料金・カウンター料金の相場を一覧表で徹底解説

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短期レンタルとリース・購入との違い

複合機の導入方法には、レンタルのほかにリースと購入があります。利用期間と、初期費用・総額のどちらを重視するかによって、向いている方法は変わります。

契約期間と中途解約

リースは、リース会社が購入した新品の複合機を3〜7年程度の長期契約で借りる方法です。原則として中途解約ができず、解約する場合は残りの期間のリース料をまとめて支払う必要があります。

これに対してレンタルは、1日から契約でき、途中で解約しやすいのが特徴です。利用期間が読めない場合や、短期間で撤去する予定がある場合は、レンタルのほうが柔軟に対応できます。購入は所有権が自社に移るため、期間の縛りはありませんが、不要になったときの処分は自社で行います。

費用と審査

費用面では、リースは月額が比較的安く、長期間使うほど1か月あたりの負担が小さくなります。一方、リース契約にはリース会社の審査があり、設立直後の会社や個人事業主は審査に時間がかかることがあります。

レンタルは審査が不要または簡易なことが多く、すぐに使い始められる反面、月額は割高です。購入は初期費用がかかりますが、長く使うほど総額を抑えやすくなります。経理上の扱いも導入方法によって異なるため、契約前に勘定科目を確認しておくと安心です。

▼関連記事：複合機の勘定科目と仕訳｜購入・リース・レンタル別に経理処理を解説

利用期間ごとの選び方の目安

利用期間ごとの選び方は、おおむね次のように考えるとわかりやすくなります。

• 1日〜数か月：短期レンタルが有利
• 半年〜1年程度：長期レンタル、または中古購入と比較する
• 3年以上：リースまたは購入が有利

半年〜1年程度の利用では、判断が分かれやすくなります。中古の複合機を購入して利用後に売却する方法もありますが、保守契約を別に結ぶ必要があり、売却額も機種の状態によって変わります。手間をかけずに使いたいなら長期レンタル、費用を最優先するなら中古購入というように、何を重視するかで選びましょう。

あくまで目安のため、印刷枚数や必要な機能によって最適な方法は変わります。「最初は短期のつもりだったが、結果的に1年以上使った」というケースもあるため、延長の可能性がある場合は、延長時の料金も確認しておきましょう。

▼関連記事：複合機はリースと購入どちらがお得？費用シミュレーション・メリットデメリット・レンタルも含めて徹底比較

短期レンタルで失敗しない複合機の選び方

短期レンタルでは、借りてから「必要な機能がなかった」と気づいても、機種の変更に時間や費用がかかります。申し込む前に、使い方と必要な機能を具体的に整理しておくことが大切です。

カラーかモノクロか、印刷速度を決める

まずは、カラー印刷が必要かどうかを決めましょう。図面や社内向けの書類が中心ならモノクロ機で十分な場合もあり、レンタル料やカウンター料金を抑えられます。チラシや写真入りの資料を作るならカラー機が必要です。

印刷速度は、1日あたりの印刷枚数から考えます。選挙事務所やイベント会場など、短時間に大量の印刷が集中する場面では、毎分30枚以上の中速・高速機を選ぶと待ち時間を減らせます。反対に、印刷が少ない現場事務所なら標準的な速度の機種で足ります。

必要な機能を確認する

用途に応じて、次のような機能が必要かどうかも確認しておきましょう。

• FAX：取引先や本部とのやり取りにFAXを使うか
• 用紙サイズ：A3の図面や掲示物を印刷するか
• スキャン：紙の書類をPDFにしてパソコンやメールで共有するか
• Mac対応：Macのパソコンから印刷するか
• 仕上げ機能：ホチキス止めや穴あけが必要か

特に、Macからの印刷や、FAXの回線接続は機種や設定によって対応が異なります。現場で使うパソコンの種類や回線の有無を、申し込み時に伝えておくと安心です。

業者を選ぶポイント

業者を選ぶ際は、料金だけでなく納期、対応エリア、サポート体制も比べましょう。急ぎで必要な場合は、最短で何日後に設置できるかが重要になります。

また、故障したときにどのくらいの時間で対応してもらえるか、代替機を用意してもらえるかも確認しておきたい点です。短期間の利用では、1日使えないだけでも業務への影響が大きくなります。見積もりでは、本体レンタル料、搬入・搬出費、設定費、カウンター料金の内訳が明示されているかもチェックしましょう。

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申し込みから返却までの流れと注意点

短期レンタルは手軽に使える反面、利用期間が短いぶん、準備不足がそのまま業務の遅れにつながることがあります。流れと注意点を事前に確認しておきましょう。

申し込みから返却までの流れ

一般的には、次のような流れで進みます。

• 問い合わせ：利用期間、印刷枚数、必要な機能、設置場所を伝える
• 見積もり・申し込み：料金の内訳と搬入日を確認して申し込む
• 搬入・設置：スタッフが搬入し、パソコンやFAXの設定を行う
• 利用開始：期間中の故障やトナー切れはレンタル会社に連絡する
• 撤去・返却：利用終了日にスタッフが引き取り、カウンターを確認する

繁忙期や急ぎの依頼では在庫が限られることもあるため、利用開始日の1〜2週間前までに相談すると、希望に近い機種を確保しやすくなります。

設置場所と電源・ネットワーク環境を確認する

業務用の複合機は大きく重いため、搬入経路と設置スペースの確認が欠かせません。エレベーターの有無、通路や扉の幅、設置場所の床の強さを事前に業者へ伝えておきましょう。

電源は、複合機1台に対して専用のコンセントを用意するのが基本です。仮設事務所では電源容量が不足し、ほかの機器と同時に使うとブレーカーが落ちることもあります。パソコンから印刷する場合は、LANケーブルやWi-Fiなどのネットワーク環境もあわせて準備しておきましょう。

期間の延長や短縮の条件を確認する

工事の工期がずれたり、イベントの準備期間が延びたりして、予定より長く使う必要が出ることは珍しくありません。延長する場合の料金が日割りなのか、月単位で加算されるのかを契約前に確認しておきましょう。

反対に、予定より早く返却する場合に料金が戻るかどうかも業者によって異なります。短期間の利用ほど、延長・短縮時の扱いが総額に与える影響は大きくなるため、見積もりの段階で確認しておくと安心です。

返却前にデータの消去と付属品を確認する

複合機の内部には、コピーやスキャン、FAXの際に読み込んだ文書のデータが一時的に保存されることがあります。情報処理推進機構（IPA）の調査報告書でも、複合機はファイルサーバーと同等のセキュリティ対策が必要な機器であると指摘されています（参考：情報処理推進機構「デジタル複合機のセキュリティに関する調査報告書」）。

返却前には、アドレス帳やFAXの宛先、本体に保存した文書を削除しておきましょう。個人情報や機密情報を扱う場合は、レンタル会社がデータ消去をどのように行うかを事前に確認しておくと安心です。

あわせて、電源コードや給紙トレイ、取扱説明書などの付属品がそろっているかも確認します。付属品の紛失や本体の破損は、別途費用を請求されることがあるため注意しましょう。

▼関連記事：複合機のランニングコストを徹底比較！内訳・相場・メーカー別の特徴からコスト削減方法まで完全ガイド

まとめ

複合機の短期レンタルは、最短1日から必要な期間だけ借りられるサービスで、工事現場や選挙事務所、イベント会場など期間限定の利用に向いています。初期費用や審査の負担が小さく、搬入から撤去まで任せられる点が大きなメリットです。

料金は、本体レンタル料に加えて搬入・搬出費とカウンター料金がかかるため、総額で比較することが大切です。1か月あたりの料金はリースより割高なため、1年以上使う可能性がある場合は、リースや中古購入とも比べてみましょう。

申し込む前に、カラーかモノクロか、印刷速度、FAXやMac対応などの機能、設置場所の電源と搬入経路を整理しておくと、借りてからの失敗を防げます。返却前のデータ消去も忘れずに行い、安全に短期レンタルを活用してください。

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