複合機のランニングコストを徹底比較！内訳・相場・メーカー別の特徴からコスト削減方法まで完全ガイド

複合機を導入する際、本体のリース料金だけでなく「毎月のランニングコスト」を把握しておくことが重要です。ランニングコストにはカウンター料金・消耗品代・電気代など複数の項目が含まれ、5年間の総額ではリース料金を大幅に上回ることも珍しくありません。

本記事では、複合機のランニングコストの内訳や相場、メーカー別の特徴を比較しながら、コストを抑えるための具体的な方法までわかりやすく解説します。

複合機のランニングコストとは？内訳を解説

複合機のランニングコストとは、導入後に毎月継続的に発生する費用のことです。本体の購入費やリース料金とは別に発生するため、見落としがちですが、5年間のトータルコストに占める割合は非常に大きくなります。

費用項目	内容	相場目安
カウンター料金	印刷枚数に応じた保守料金（トナー・修理・メンテ込み）	モノクロ1〜2円/枚カラー10〜20円/枚
リース料金	本体代の分割払い	月額4,000〜25,000円
用紙代	印刷に使用する用紙の費用	A4普通紙 約0.5〜1円/枚
電気代	印刷時・待機時の電力消費	月額約200〜500円

ランニングコストの中で最も大きな割合を占めるのがカウンター料金です。カウンター料金には、トナー代・修理費・定期メンテナンス費がすべて含まれており、印刷枚数が多い企業ほど毎月の支払額が大きくなります。

ランニングコストの計算方法

複合機のランニングコストは、以下の計算式で月額の概算を算出できます。

月額ランニングコスト = リース料金 +（モノクロ単価 × モノクロ枚数）+（カラー単価 × カラー枚数）+ 用紙代 + 電気代

たとえば、リース料金が月額1万円、モノクロ単価1.5円で月2,000枚、カラー単価15円で月500枚印刷する場合、月額ランニングコストは約2万500円（リース料1万円 + モノクロ3,000円 + カラー7,500円）となります。

印刷枚数別｜5年間のランニングコスト比較シミュレーション

自社の月間印刷枚数に合わせたランニングコストの目安を把握しましょう。以下は、カウンター単価をモノクロ1.5円/カラー15円、リース料を月額1万円として試算した場合の5年間の総コストです。

月間枚数	内訳（モノクロ/カラー）	月額カウンター料金	月額合計（リース込み）	年間合計	5年間合計
500枚	400枚/100枚	約2,100円	約12,100円	約14.5万円	約72.6万円
2,000枚	1,500枚/500枚	約9,750円	約19,750円	約23.7万円	約118.5万円
5,000枚	4,000枚/1,000枚	約21,000円	約31,000円	約37.2万円	約186万円
10,000枚	8,000枚/2,000枚	約42,000円	約52,000円	約62.4万円	約312万円

このシミュレーションからわかる通り、印刷枚数が増えるほどカウンター料金がリース料金を大きく上回り、5年間の総額に大きな影響を与えます。カウンター単価がわずか1円違うだけでも、5年間で数十万円の差になるため、契約時に適正な単価を確保することが非常に重要です。

メーカー別ランニングコストの特徴を比較

複合機のランニングコストはメーカーによっても特徴が異なります。ただし、最終的なカウンター料金は販売店の交渉力によって大きく変動するため、メーカー特性はあくまで参考として捉え、複数社から見積もりを取ることが最も重要です。

メーカー	ランニングコストの特徴	強み	おすすめの企業
京セラ	カウンター料金が業界最安水準消耗品が長持ち	コスパ重視大量印刷に強い	コスト重視の中小企業
シャープ	本体価格が安め操作性が高い	導入費用が安いウォームアップが速い	導入コストを抑えたい企業
リコー	保守拠点が全国最多故障対応が迅速	印刷品質が高いサポートが手厚い	印刷頻度が高い企業
キヤノン	バランスの良い価格設定高い操作性	国内シェアNo.1総合力が高い	幅広い業種の企業
富士フイルムBI	高品質だが価格はやや高め	印刷品質トップクラス耐久性が高い	印刷品質重視の企業

京セラやシャープはカウンター料金や本体価格が比較的安く、コスト重視の企業に向いています。一方、リコーや富士フイルムBIは保守体制や印刷品質に優れていますが、料金はやや高めの傾向があります。自社が重視するポイント（コスト・品質・サポート）に合わせてメーカーを選びましょう。

複合機とプリンターのランニングコスト比較

「そもそも複合機とプリンターのどちらを導入すべきか」という観点でランニングコストを比較してみましょう。

比較項目	業務用複合機（レーザー）	家庭用プリンター（インクジェット）
1枚あたりのコスト	モノクロ約1〜3円カラー約10〜20円	モノクロ約3〜10円カラー約10〜30円
保守・修理	カウンター料金に含まれる	実費（1回数万円）
トナー/インク代	カウンター料金に含まれる	純正品1,000〜10,000円/個
大量印刷	コスパ◎（枚数が多いほど割安）	コスパ△（インク代がかさむ）
おすすめの環境	月間500枚以上の企業	月間100枚以下・家庭

月間印刷枚数が500枚を超える環境では、業務用複合機の方がランニングコストを安く抑えられます。カウンター保守契約を結ぶことでトナー代や修理費が含まれるため、長期的なコスト管理もしやすくなります。逆に、月間100枚以下の少量印刷であれば、家庭用プリンターの方がトータルコストを抑えられる場合もあります。

複合機のランニングコストを抑える7つの方法

1. カウンター単価を相場と比較する

カウンター料金の相場はモノクロ1〜2円/枚、カラー10〜20円/枚です。条件によってはモノクロ0.6円、カラー6円程度まで引き下げられるケースもあります。現在の契約単価が相場より高い場合は、入れ替え時に見直しを検討しましょう。

2. 複数社から相見積もりを取る

カウンター料金には定価がないため、複数の販売店から同一条件で見積もりを取ることがコスト削減の基本です。販売店の仕入れ力や利益率によって単価に大きな差が出るため、最低3社以上から見積もりを取りましょう。

3. カラー印刷のデフォルト設定をモノクロに変更する

カラー印刷はモノクロの約10倍のカウンター料金がかかります。PCのプリンター設定でデフォルトをモノクロに固定するだけで、不要なカラー印刷を防ぎ、月々のランニングコストを大幅に削減できます。

4. 集約印刷・両面印刷を活用する

2ページを1枚にまとめる「2in1印刷」を活用すれば、印刷枚数と用紙代を同時に削減できます。両面印刷は表裏で2枚カウントされますが、用紙代は半分になるため、状況に応じて使い分けましょう。

5. FAX受信をペーパーレス化する

受信FAXをPDFに変換してメール転送する設定にすれば、スパムFAXによる無駄な印刷をゼロにできます。多くの複合機にこの機能が搭載されているため、設定を見直してみましょう。

6. 印刷ミスを防ぐ仕組みを導入する

ICカード認証印刷（複合機の前でカードをかざさないと出力されない仕組み）を導入すれば、印刷したまま放置される「放置プリント」を防止できます。また、印刷前にPC画面でプレビュー確認を徹底することで、設定ミスによるムダな出力も削減できます。

7. 自社に合った機種・スペックを選ぶ

オーバースペックな機種を選ぶとリース料金が高くなるだけでなく、使わない機能にコストを払い続けることになります。月間印刷枚数に合った印刷速度の機種を選び、不要なオプションを外すことで、導入コストとランニングコストの両方を最適化できます。

ランニングコストを比較する際の注意点

同一条件で比較する

ランニングコストを正確に比較するには、「同じ月間印刷枚数」「同じリース期間」「同じスペック」で統一して試算することが重要です。条件が異なると、金額の違いが条件の差によるものなのか販売店の差なのか判断できなくなります。

リース料金だけでなくトータルコストで判断する

リース料金が安くてもカウンター料金が相場の2〜3倍であれば、トータルコストは割高になります。「リース料金 + カウンター料金」の月額合計と、5年間の総支払額で比較することが鉄則です。

保守対応の品質も確認する

ランニングコストが安い販売店でも、故障時の対応が遅かったり、保守拠点が遠くて駆けつけに時間がかかったりすると、業務への影響が大きくなります。コストだけでなく、サポート体制も含めた総合評価で判断しましょう。

まとめ｜複合機のランニングコストは比較と見直しで大幅削減できる

複合機のランニングコストは、カウンター料金を中心に月間印刷枚数やメーカー・販売店の違いで大きく変わります。5年間の総コストに占める割合はリース料金より大きくなるケースも多いため、導入時にはランニングコストを含めたトータルコストでの比較が欠かせません。

カウンター単価の相場把握、カラー印刷の運用見直し、相見積もりの取得など、すぐに実践できるポイントも多くあります。まずは現在の契約内容と相場を比較し、削減余地がないか確認するところから始めてみてください。

株式会社ライドでは、お客様の印刷状況をヒアリングした上で、ランニングコストを含めたトータルコストの最適化をサポートしております。複合機のコスト見直しをご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。