OA機器の保守契約とは？種類別の料金相場と契約前に確認すべき点を解説

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OA機器の保守契約とは何？	修理と消耗品を賄うサービス	料金を払うことで故障時の出張修理、部品交換、トナー供給などを受けられる契約です。
保守契約には何種類ある？	カウンター・キット・スポット・年間	業務用複合機ではカウンター保守が主流で、選択肢が限られる場合もあります。
保守料金の相場はいくら？	モノクロ1円、カラー10円前後	これに月額の基本料金が加わります。基本料金は2,000円から18,000円程度と幅があります。

この記事でわかること

• 保守契約がカバーする範囲と、リース契約との違い
• カウンター・キット・スポット・年間という4種類の仕組みと向き不向き
• カウンター単価と基本料金の相場、総額での比較方法
• 保守料金に含まれないもの、見積もり時に確認すべき項目
• 契約でつまずきやすい点と、料金を見直すタイミング

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OA機器の保守契約とは何か

保守契約でカバーされる範囲

保守契約とは、料金を支払うことで機器のメンテナンスや修理サポートを受けられるサービスです。故障したときに技術員が出張して修理し、消耗部品を交換し、トナーを供給する。これが基本の内容になります。

業務用の複合機は精密機械で、感光体ドラムや定着ユニットといった部品が印刷枚数に応じて摩耗します。これらの交換は避けられない前提の作業であり、保守契約はその費用をならして支払う仕組みとも言えます。

なお、複合機には家電のような製品保証がほとんどありません。保守契約に入ることで、実質的に保証の役割を果たすサービスを受けられる構造になっています。

リース契約と保守契約は別物

混同されやすいのがこの2つです。リースは機器本体の代金を分割して支払う仕組みで、契約相手はリース会社になります。保守契約はメンテナンスのサービス契約で、契約相手はメーカーか販売会社です。

どちらも毎月支払いが発生するため一緒に見えますが、契約先も内容もまったく別です。請求が分かれていることもあれば、まとめられていることもあります。

見積書を見るときは、リース料と保守料が分けて記載されているかを確認してください。分かれていない場合は内訳を出してもらうと、比較がしやすくなります。

保守契約なしで使えるのか

結論から言えば、新品をリースで導入する場合は保守契約への加入が事実上必須です。中古機の購入では任意としている販売会社もあります。

契約せずに使うと、故障のたびに実費が発生します。技術員の出張だけで直る内容なら2万円程度で済みますが、感光体ドラムのような高額部品の交換になると10万円を超えることもあります。

加えて、保守契約は原則として導入時にしか加入できません。一度外すと後から入り直すのは難しく、別の会社と契約するのも簡単ではないため、慎重に判断する必要があります。

関連記事：OA機器とは？種類・選び方・導入方法からコスト削減のコツまで解説

保守契約の4つの種類と仕組み

カウンター保守

最も一般的な方式です。印刷1枚ごとに単価が設定され、月末に使った枚数分を支払います。トナー代、部品代、出張作業費、技術料がこの単価に含まれます。

支払いが枚数に連動するため、コストの予測が立てやすいのが利点です。故障が続いても追加費用は発生せず、月々の負担が読めます。

業務用複合機では、そもそもこの方式しか選べないケースも多くあります。販売会社や機種によって契約形態が決まっているためです。

キット保守（キットトナー保守）

トナーを購入し、それを使い切るまでのあいだ修理代と消耗品代が無料になる方式です。トナーがなくなったら買い足すことで保守が継続します。

月々の固定費が発生しないため、印刷枚数が少ない事業所や、月によって使用量が大きく変動する環境に向いています。その代わり、トナーの単価は通常より高めに設定されています。

スポット保守

故障したときだけ、そのつど有償で修理を依頼する方式です。保守の固定費はかかりませんが、修理が発生すれば部品代と技術料が実費で請求されます。

印刷の頻度が低く、数日止まっても業務に支障が出ない環境であれば選択肢になります。逆に印刷が業務の中心にある会社では、一度の修理で数年分の保守料に相当する出費になりかねません。

年間保守

年単位で定額を支払い、その期間内の修理や点検を受けられる方式です。印刷枚数に関係なく金額が決まるため、支出の見通しは立てやすくなります。

取り扱っている販売会社は限られており、対象機種にも制約があります。提示されない場合は、そもそも選択肢に入っていないと考えてよいでしょう。

関連記事：OA機器のリース契約とは？仕組み・費用相場・メリットと注意点を解説

保守料金の見直し、ご相談を承ります いまの契約がどの種類なのか、印刷実態に合っているのか。請求書と印刷枚数を確認すれば判断できます。お気軽にお声がけください。 お問い合わせはこちらから。

保守料金の相場と計算の仕組み

カウンター単価の目安

カウンター保守の単価は、モノクロが1枚あたり1円前後、カラーが10円前後というのが一つの基準です。新品機であればモノクロ0.8〜1.2円、カラー8〜12円のあたりに収まることが多くなります。

中古機は故障リスクが高い分、単価が上がります。モノクロで2〜3.5円、カラーで20〜25円という水準です。本体を安く導入できても、印刷枚数が多いと総額で逆転します。

なお、この単価は交渉の余地がある部分です。相見積もりを取ったうえで条件を提示すると、モノクロ0.6円台、カラー6円台といった水準で契約できる場合もあります。

基本料金（最低料金）という落とし穴

見落とされやすいのが、月額の基本料金です。1か月のカウンター料金の合計がこの金額を下回った場合、基本料金のほうが請求されます。

金額は機種によって幅があり、2,000円程度から18,000円程度まで開きがあります。ハイスペックな機種ほど高く設定される傾向があります。

基本料金が8,000円の機種で、月に数十枚しか印刷しなければ、1枚あたり数百円を払っている計算になります。テレワークの導入で印刷が激減した会社では、この構造が負担として表面化しています。

5年間の総額で比較する

保守料金を比べるときは、単価だけを見ても意味がありません。基本料金、最低印刷枚数、そして自社の実際の印刷枚数を組み合わせて総額を出します。

計算式は「基本料金×60か月＋モノクロ単価×5年分の枚数＋カラー単価×5年分の枚数」です。この数字をリース料の総額と足せば、導入にかかる実質的な費用が見えてきます。

印刷枚数が多い会社ほど単価の差が効き、少ない会社ほど基本料金の差が効きます。どちらを重点的に交渉すべきかは、自社の使い方で変わります。

関連記事：中古OA機器のメリット・デメリットと選び方｜複合機・PCを安く導入するコツ

保守料金に含まれるもの・含まれないもの

含まれるのが一般的なもの

カウンター保守の場合、トナーなどの消耗品、感光体や現像剤といった部品、部品交換の作業費、技術員の出張作業費と交通費が含まれるのが通常です。

定期点検を実施している会社もあります。修理に必要な費用のほとんどが単価に織り込まれていると考えて差し支えありません。

別途費用になりやすいもの

一方で、コピー用紙は含まれません。ステープル針やパンチくずの処理といった消耗品も対象外とされることが一般的です。

見落とされやすいのが、機器の移設費用と設定変更の費用です。オフィスのレイアウト変更で場所を移す、パソコンを入れ替えて再設定が必要になる、といった作業は別途料金になることが多い項目です。

紙詰まりのように使用者側で対処できるトラブルで出張を依頼した場合、出張費を請求されるケースもあります。

見積もり時に確認しておく項目

契約前に確認しておきたいのは、トナーが料金に含まれるか、出張対応の受付時間はいつまでか、依頼から訪問までの目安はどれくらいか、代替機の貸し出しはあるか、という4点です。

特に訪問までの時間は、業務が止まったときの影響を左右します。同日対応が原則なのか翌営業日なのかで、実質的なサービスの価値は大きく変わります。

契約書に明記されていない場合は、口頭でも確認して記録を残しておくと後の行き違いを防げます。

保守料金の見直し、ご相談を承ります 保守の対応範囲やスピードについてもご説明します。契約前に確認しておきたいことがあれば遠慮なくお尋ねください。 お問い合わせはこちらから。

印刷枚数から見た保守契約の選び方

印刷が多いならカウンター保守

月の印刷枚数が1,000枚を超えてくると、カウンター保守の合理性が高まります。トナー代と修理費が単価に含まれるため、突発的な出費が発生しません。

印刷枚数が多い環境では機器の負荷も大きく、部品交換の頻度が上がります。修理費用を気にせず使える点は、枚数が多いほど価値を持ちます。

印刷が少ない、または変動が大きい場合

月に数十枚から数百枚しか印刷しない事業所では、基本料金の負担が相対的に重くなります。この場合はキット保守やスポット保守のほうが総額を抑えられることがあります。

季節によって印刷量が大きく動く業種も同様です。繁忙期に合わせた契約は閑散期に無駄が出るため、固定費を持たない方式が合う場合があります。

ただし、これらの方式に対応していない機種や販売会社も多く、選択肢として提示されるとは限りません。

途中で契約を変えられるか

原則として、保守契約の種類を契約期間の途中で変更することはできません。導入時の選択がそのまま数年間続きます。

業務量が変わる見込みがあるなら、その可能性を最初に伝えておくことが大切です。契約更新や機器の入れ替えのタイミングが、実質的に唯一の見直しの機会になります。

保守を依頼する会社の選び方

メーカー系と販売会社系の違い

保守はメーカーと直接契約する場合と、販売会社を通じて契約する場合があります。販売会社のなかにはメーカーの認定を受けた業者もあり、認定には試験に合格した技術員の在籍や、指定された保守体制の維持といった条件が課されます。

販売会社系の利点は、複数メーカーの機器をまとめて見てもらえることや、複合機以外の相談にも応じてもらえることです。窓口が一本化されると、故障時にどこへ連絡すべきか迷わずに済みます。

対応スピードと拠点の距離

保守で最も差が出るのが、連絡してから技術員が来るまでの時間です。拠点が遠ければ、それだけ復旧が遅れます。

契約前に、担当する保守拠点がどこにあるかを聞いておいてください。料金が多少高くても、近くに拠点があって早く動ける会社のほうが結果的に損失は小さくなります。

保守契約は機番と紐づいている

複合機の保守契約は、本体の製造番号と結びついて管理されます。そのため、契約中に別の会社へ乗り換えるのは簡単ではありません。

いったん解約すると、同じ機器で再契約したり他社と契約したりすることが難しくなる点にも注意が必要です。保守会社の選択は、機種の選択と同じくらい長く影響します。

保守契約でよくあるトラブルと注意点

事業者間の契約はクーリング・オフできない

訪問営業で契約したものの、内容に納得できず解約したいという相談は少なくありません。しかし、法人や個人事業主が営業のために結んだ契約は、特定商取引法の適用除外とされています。

同法第26条で、営業のためにまたは営業として締結する売買契約や役務提供契約は対象外と定められており、クーリング・オフの規定は使えません。訪問販売であっても同じです。

契約書にサインする前に内容を確認する。この一点が、事業者にとっては唯一の防御になります。

参照：消費者庁「特定商取引法ガイド」

自動更新に気づかない

保守契約には自動更新の条項が入っていることがあります。更新の意思確認がないまま同じ条件で継続し、割高な単価を払い続けているケースは実際にあります。

契約書の更新条項と、解約を申し出る場合の予告期間を確認しておいてください。更新月の数か月前に見直しの検討を始めると、条件交渉の余地が生まれます。

部品保有期間の終了

メーカーは製造終了後の一定期間、補修用の部品を保有しています。この期間を過ぎると修理ができなくなり、保守契約を結んでいても対応できない事態が起こります。

リース期間を6年や7年に設定している場合や、中古機を長く使っている場合は特に注意が必要です。契約期間が部品の保有期間に収まっているかを確認しておきましょう。

返却時のデータ消去

複合機の内部には、印刷やスキャンをした文書のデータが残ります。リース満了で返却する際、この消去がどう扱われるかは事前に確認すべき項目です。

消去作業が有償になる場合もあれば、証明書の発行を依頼できる場合もあります。機密文書を扱う業種であれば、契約時点で条件を決めておくのが確実です。

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保守料金を見直す方法

現在の単価を相場と比べる

まずは請求書を用意し、モノクロとカラーの単価、基本料金、最低印刷枚数を書き出してください。この3つが揃えば、相場との差はすぐに把握できます。

契約から年数が経っている場合、当時の水準のまま据え置かれていることがあります。機器の性能向上と競争によって、単価の相場は下がる方向に動いてきました。

印刷枚数の実態に合わせる

導入時の想定と現在の印刷枚数がずれていないかを確認します。テレワークや電子化が進み、当時の半分以下になっている会社は少なくありません。

枚数が減っているなら、基本料金の低い機種への入れ替えを検討する余地があります。逆に増えているなら、単価の交渉が効きやすい状況です。

更新や入れ替えのタイミングで交渉する

契約期間の途中で条件を変えるのは困難ですが、リース満了や機器の入れ替えの前であれば話は別です。他社の見積もりを取ったうえで交渉すると、条件が動くことがあります。

満了の半年前から動き始めると、余裕をもって比較できます。直前になると選択肢が狭まり、そのまま更新するしかなくなりがちです。

なお、価格だけで乗り換えると対応の質が落ちることもあります。単価と対応体制の両方を見て判断してください。

まとめ｜保守は長く払う費用だからこそ内容を確認する

OA機器の保守契約は、故障時の修理費と消耗品費をならして支払う仕組みです。複合機には製品保証がほとんどないため、実質的にこれが保証の役割を担っています。

料金の目安はモノクロ1円前後、カラー10円前後ですが、機種ごとに設定される基本料金の影響も大きく、2,000円から18,000円程度まで幅があります。単価と基本料金の両方を、自社の印刷枚数に当てはめて総額で比べてください。

契約の種類は印刷枚数で選ぶのが基本です。月1,000枚を超えるならカウンター保守、少なければキット保守やスポット保守が候補になります。ただし選べる方式は機種と販売会社によって決まります。

そして事業者間の契約はクーリング・オフができません。契約は数年続き、途中の変更も難しいものです。だからこそ、対応の速さや拠点の距離まで含めて、契約前に確認しておく価値があります。

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