ペーパーレス時代でも複合機は必要？オフィスに複合機を導入するメリット・プリンターとの違い・賢い活用法を解説

「ペーパーレス化が進んでいるのに、本当に複合機は必要なの？」「家庭用プリンターで十分では？」——テレワークの普及やデジタル化の進展により、印刷枚数が減少傾向にある中、複合機の必要性に疑問を感じる企業担当者も増えています。

しかし、複合機は単に「印刷する機械」ではなく、スキャン・FAX・クラウド連携・セキュリティ管理など、オフィスの業務効率を支える多機能なビジネスツールへと進化しています。

本記事では、ペーパーレス時代における複合機の必要性を改めて整理し、導入するメリット・プリンターとの違い・導入すべき企業の判断基準までわかりやすく解説します。

複合機はオフィスに本当に必要？導入率と役割の変化

業務用複合機の企業導入率は依然として高く、従業員10名以上のオフィスの約7〜9割が何らかの形で複合機を利用しています。ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、完全に紙をなくすことは現実的ではなく、多くの企業では紙とデジタルの両方を扱うハイブリッド環境が一般的です。

近年の複合機は「印刷機器」から「デジタルハブ」へと役割が変化しています。紙の書類をスキャンしてデータ化する、クラウドストレージに直接保存する、AIが文書を自動分類するなど、むしろペーパーレス化を推進するためのツールとして複合機が活用されているのです。

オフィスに複合機が必要な6つの理由

1. コピー・プリント・スキャン・FAXを1台に集約できる

複合機の最大の利点は、コピー機・プリンター・スキャナー・FAXの4つの機能を1台に集約していることです。それぞれの機器を個別に購入する必要がなく、導入費用・設置スペース・電気代・メンテナンスコストのすべてを削減できます。特にオフィス賃料が高いエリアでは、設置面積の節約効果も無視できません。

2. デジタルとアナログの「橋渡し役」になる

ペーパーレス化が進む中でも、取引先からの紙の請求書、顧客からのFAX、契約書への押印など、紙でのやり取りが完全になくなることはありません。複合機はスキャンで紙をデジタル化し、印刷でデジタルデータを紙に出力する「橋渡し役」として、デジタルとアナログの両方を扱う現代のオフィスに不可欠な存在です。

3. ペーパーレス化を推進するツールとして活用できる

複合機はむしろペーパーレス化を推進するための強力なツールです。スキャンtoメール、スキャンtoクラウド（Google Drive・OneDrive・Dropboxなど）の機能を使えば、過去の膨大な紙書類を効率的にデジタルアーカイブ化できます。最新の複合機にはAIによるOCR（光学文字認識）やスキャン文書の自動分類機能も搭載されており、デジタル化のハードルは以前より大幅に下がっています。

4. 業務効率と生産性を向上できる

業務用複合機は高速印刷（毎分20〜50枚以上）、自動両面印刷、大容量給紙（数百〜数千枚）、フィニッシャー（ステープル・パンチ・製本）など、家庭用プリンターにはない高い処理能力を備えています。大量の会議資料や提案書を短時間で作成でき、社員が印刷待ちで業務を中断する時間を最小限に抑えられます。

5. セキュリティを強化できる

最新の複合機には、ICカード認証印刷（本人が複合機の前に行かないと出力されない仕組み）、スキャンデータの暗号化、印刷ログの記録・管理など、高度なセキュリティ機能が搭載されています。印刷物の放置による情報漏えいを防止し、誰がいつ何を印刷したかを把握できるため、個人情報や機密情報を扱う企業にとっては必須の機能です。

6. 非常時のバックアップ手段になる

ネットワークトラブルやクラウド障害が発生した場合でも、紙の書類があれば業務を継続できるケースがあります。複合機は、完全にデジタルに依存できない状況でのバックアップ手段としても機能します。電子帳簿保存法への対応が求められる中でも、紙からデジタルへの変換ツールとして複合機は欠かせない存在です。

複合機とプリンター、どちらが必要？違いを比較

比較項目	業務用複合機	家庭用プリンター
基本機能	コピー・プリント・スキャン・FAX	プリントのみ（スキャン付きモデルもあり）
印刷速度	毎分20〜50枚以上	毎分5〜15枚程度
1枚あたりのコスト	モノクロ約1〜3円	モノクロ約3〜10円
耐久性	月数千〜数万枚に対応	月数百枚程度が限界
保守サポート	カウンター保守で修理費込み	自己対応（修理は実費）
セキュリティ	ICカード認証・暗号化・ログ管理	基本的にない
クラウド連携	Google Drive・OneDrive等に直接保存	限定的
初期費用	リースなら0円	1万〜5万円程度
おすすめの環境	月間500枚以上のオフィス	月間100枚以下・自宅

月間印刷枚数が500枚を超えるオフィスでは、業務用複合機の方が1枚あたりのコストが安く、印刷速度・耐久性・保守サポートの面でも圧倒的に有利です。家庭用プリンターは初期費用こそ安いものの、インク代が高く、大量印刷には不向きです。印刷頻度がある程度ある企業であれば、複合機の導入が合理的な選択となります。

複合機が不要な場合はある？判断基準

月間印刷枚数が100枚以下の場合

月間の印刷枚数が100枚以下であれば、家庭用のインクジェット複合機やコンビニ印刷の方がコスト効率が良い場合があります。業務用複合機のカウンター保守契約には月額基本料金（1,000〜3,000円）が設定されていることが一般的で、印刷枚数が極端に少ないと基本料金の負担が割高に感じられます。

完全リモートワークで出社がない場合

全従業員が完全リモートワークで、出社の機会がほぼない場合は、オフィスに大型複合機を設置する必要性は低いでしょう。ただし、今後出社頻度が増える可能性がある場合は、短期レンタルで柔軟に対応することも選択肢の一つです。

起業直後で予算が極めて限られている場合

起業直後で設備投資の予算が極めて限られている場合は、まずは家庭用プリンターやコンビニ印刷で対応し、印刷量が増えた段階でリース契約に移行するという段階的な導入も合理的です。ただし、リース契約であれば初期費用ゼロで導入できるため、月々のコストが許容範囲であれば最初から業務用複合機を導入する方が長期的にはお得です。

2026年の複合機はここまで進化した｜最新機能を紹介

AIによるスキャン文書の自動分類・テキスト化

最新の複合機には、スキャンした書類をAIが自動で分類し、適切なフォルダに保存する機能が搭載されています。請求書や納品書を自動で種別判定し、ファイル名を自動付与してクラウドに保存するまでの一連の作業が、複合機のパネル操作だけで完結します。

クラウドストレージとの直接連携

Google Drive・OneDrive・Dropboxなどの主要なクラウドストレージに、複合機から直接スキャンデータを保存できます。PCを介さずにデジタル化が完了するため、ペーパーレス化の業務フローが大幅にシンプルになります。

スマートフォン・タブレットからの印刷

外出先からスマートフォンで印刷指示を出し、オフィスに到着したときには印刷が完了している、といった使い方も可能です。テレワークとオフィスワークが混在するハイブリッドワーク環境においても、複合機は柔軟に対応します。

カラー/モノクロ自動判別によるコスト最適化

文書中のロゴや写真部分だけがカラーで、それ以外はモノクロという場合に、AIがカラー/モノクロを自動で判別してカウンター料金を最適化する機能も登場しています。不要なカラーカウントを防ぎ、ランニングコストの削減に貢献します。

複合機の必要性を感じたらコストを抑えて導入しましょう

リース契約なら初期費用ゼロで導入できる

業務用複合機は本体価格が数十万〜数百万円と高額ですが、リース契約であれば初期費用ゼロ、月額4,000〜25,000円程度で導入できます。リース料金は全額経費計上でき、固定資産税や減価償却の手続きも不要です。

自社の印刷枚数に合ったスペックを選ぶ

月間印刷枚数が1,000枚程度であれば20枚/分クラスの機種で十分です。オーバースペックな機種を選ぶとリース料金が不要に高くなるため、自社の利用状況に合ったスペックを選ぶことがコスト最適化の基本です。

複数社から相見積もりを取る

複合機のリース料金やカウンター料金には定価がなく、販売店によって大きな差があります。最低3社以上から同一条件で見積もりを取り、リース料金とカウンター料金のトータルコストで比較しましょう。

まとめ｜複合機はペーパーレス時代でもオフィスに必要なビジネスツール

ペーパーレス化が進む2026年においても、複合機はオフィスに必要不可欠なビジネスツールです。単なる印刷機器ではなく、スキャンによるデジタル化、クラウド連携、AI自動分類、セキュリティ管理など、業務効率化とペーパーレス化を推進するための「デジタルハブ」としての役割を担っています。

月間印刷枚数が500枚以上あるオフィスであれば、家庭用プリンターよりも業務用複合機の方がコスト効率・生産性・セキュリティの面で圧倒的に有利です。リース契約なら初期費用ゼロで導入できるため、導入のハードルは決して高くありません。

株式会社ライドでは、お客様の利用状況や業務内容をヒアリングした上で、複合機の必要性の判断から最適な機種選定、コスト最適化まで一貫してサポートしております。複合機の導入を検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。