複合機の選び方ガイド｜失敗しない7つのポイント印刷速度・機能・メーカー・コストの選定基準を徹底解説

「複合機の種類が多すぎて、何を基準に選べばいいかわからない」——複合機の導入や入れ替えを検討する際、メーカー・機種・スペック・契約方法と選択肢が多すぎて迷ってしまう方は少なくありません。

複合機は5〜7年にわたって使い続ける設備投資であり、選び方を間違えると「オーバースペックで無駄なコストを払い続けた」「スペック不足で業務に支障が出た」といった失敗につながります。本記事では、複合機を選ぶ際に押さえるべき7つのポイントを順番に解説し、自社に最適な1台を見つけるための判断基準をわかりやすくお伝えします。

複合機を選ぶ前にまず確認すべき3つのこと

1. 月間印刷枚数を把握する

複合機選びで最も重要な指標が、自社の月間印刷枚数です。印刷枚数によって適切な印刷速度や機種のグレードが決まり、リース料金やカウンター料金にも大きく影響します。現在の複合機の印刷ログや請求書を3〜6ヶ月分確認し、モノクロ・カラーそれぞれの平均枚数を把握しておきましょう。

2. 必要な機能を洗い出す

コピー・プリント・スキャン・FAXの基本機能に加え、両面印刷・自動原稿送り装置（ADF）・フィニッシャー・ICカードリーダー・クラウド連携といった機能が必要かどうかを整理します。不要な機能が付いた機種を選ぶとコストが上がるため、実際に使う機能だけに絞ることがコスト最適化の基本です。

3. 設置スペースと用紙サイズを確認する

業務用複合機はサイズが大きいため、設置スペースの確保が必要です。A3対応が必要か、A4対応で十分かも重要な判断ポイントです。A4対応の小型複合機であればコンパクトに設置できますが、図面や大きな資料を扱う業種ではA3対応が必須となります。

複合機の選び方｜失敗しない7つのポイント

ポイント1：印刷速度は月間枚数に合わせて選ぶ

複合機の印刷速度は「1分間にA4用紙を何枚印刷できるか」で表されます。印刷速度が上がるほど本体価格も高くなるため、自社の月間印刷枚数に合った速度の機種を選ぶことが重要です。

月間印刷枚数	推奨印刷速度	月額リース料目安	適した企業規模
〜1,000枚	15〜20枚/分	4,000〜10,000円	小規模オフィス・SOHO
1,000〜3,000枚	25〜30枚/分	8,000〜15,000円	中小企業（最も選ばれる）
3,000〜10,000枚	35〜50枚/分	15,000〜25,000円	中〜大規模企業
10,000枚以上	55枚以上/分	25,000円〜	大規模企業・印刷部門

一般的な中小企業のオフィスでは25〜30枚/分クラスが最も選ばれています。近年は複合機の耐久性が向上しているため、以前ほど高速機を選ぶ必要性は低くなっています。

ポイント2：カラー印刷の頻度で機種タイプを決める

カラー複合機とモノクロ複合機では、本体価格やカウンター料金に大きな差があります。カラー印刷をほとんど使わないのであれば、モノクロ専用機を選ぶことで大幅なコスト削減が可能です。逆に、プレゼン資料やチラシなどカラー印刷が業務に不可欠な場合は、カラー複合機を選んだ上で、社内のカラー印刷ルールを整備することでランニングコストを最適化しましょう。

ポイント3：オプション機能は「本当に使うか」で判断する

複合機にはさまざまなオプション機能を追加できますが、使わない機能に費用をかけるのはもったいないことです。FAX機能、フィニッシャー（ステープル・パンチ）、追加給紙カセット、ICカードリーダー、無線LANモジュールなど、オプション1つで本体価格が数万〜数十万円変わることもあるため、実際に使う機能だけに絞りましょう。

ポイント4：メーカーの特徴を理解して選ぶ

メーカー	強み	こんな企業におすすめ
京セラ	カウンター料金が業界最安水準・消耗品が長持ち	コスト重視の中小企業
シャープ	本体価格が安め・操作性が高い・コンビニシェア約6割	導入コストを抑えたい企業
リコー	保守拠点が全国最多・印刷品質が高い・サポート手厚い	印刷頻度が高い・サポート重視の企業
キヤノン	世界シェアNo.1・高画質・操作性・総合力が高い	バランス重視の幅広い業種
富士フイルムBI	印刷品質トップクラス・色再現性に定評	デザイン・写真系・品質重視の企業
コニカミノルタ	スタイリッシュなデザイン・2色印刷に強い	おしゃれなオフィス・店舗

コスト重視なら京セラやシャープ、印刷品質重視なら富士フイルムBIやキヤノン、サポート重視ならリコーが選ばれる傾向があります。ただし、最終的なカウンター料金は販売店の交渉力によって大きく変わるため、メーカーだけで判断せず複数社から見積もりを取ることが重要です。

ポイント5：導入方法（リース・購入・レンタル）を選ぶ

複合機の導入方法はリース・一括購入・レンタルの3種類があります。約7〜9割の企業がリースを選択しており、初期費用ゼロで最新機種を導入できる点が支持されています。5年以上の長期利用が前提なら購入、短期利用ならレンタルがそれぞれ適しています。自社の資金状況や利用予定期間に合わせて選びましょう。

ポイント6：カウンター料金（保守料金）を確認する

カウンター料金はリース料金とは別に毎月発生する保守料金で、5年間の総額ではリース料金を上回ることも珍しくありません。相場はモノクロ1〜2円/枚、カラー10〜20円/枚が目安ですが、販売店によって大きな差があるため、複数社から同一条件で見積もりを取ることが適正価格での契約に欠かせません。

ポイント7：保守対応の体制を確認する

複合機は精密機器であり、使い続ける中で故障やトラブルが発生することは避けられません。故障時にどれだけ早く対応してもらえるかは、業務への影響に直結します。「自社のエリアに保守拠点があるか」「メーカー直接の保守か、販売店経由の保守か」「故障連絡から何時間で駆けつけてもらえるか」を契約前に確認しておきましょう。

企業規模別｜複合機の選び方ガイド

小規模オフィス・SOHO（従業員10名未満）

月間印刷枚数が1,000枚以下であれば、15〜20枚/分クラスの小型〜中型複合機で十分です。A4対応のコンパクトモデルを選べば、設置スペースの節約にもなります。コスト重視ならシャープや京セラがおすすめ。FAXが不要であれば外すことで本体価格を下げられます。

中小企業（従業員10〜50名）

月間1,000〜3,000枚程度であれば、25〜30枚/分クラスが最も選ばれている帯域です。コピー・プリント・スキャン・FAXの基本4機能を備えたA3対応カラー複合機が一般的で、リース契約 + カウンター保守の組み合わせが標準的です。複数社から相見積もりを取り、リース料金とカウンター料金のトータルコストで比較しましょう。

中〜大規模企業（従業員50名以上）

月間3,000枚以上の印刷が想定される場合は、35枚/分以上の高速機の導入を検討しましょう。大量印刷への耐久性、フィニッシャーや大容量給紙トレイなどのオプション、セキュリティ機能（ICカード認証印刷など）も重要な選定基準になります。リコーやキヤノンなど、保守体制が充実したメーカーが安心です。

複合機選びでよくある3つの失敗パターン

失敗1：オーバースペックの機種を選んでしまう

月間1,000枚程度しか印刷しないのに50枚/分クラスの高速機を導入してしまうと、リース料金が毎月数千〜1万円以上余分にかかります。5年間では数十万円の差になるため、自社の印刷枚数に見合ったスペックの機種を選ぶことが重要です。

失敗2：リース料金の安さだけで決めてしまう

リース料金が安くても、カウンター料金が相場の2〜3倍に設定されていれば、トータルコストは割高になります。リース料金とカウンター料金の合算額と、5年間の総支払額で比較判断しましょう。

失敗3：保守対応を確認せずに契約してしまう

価格が安い販売店の中には、保守拠点が遠く故障時の対応に時間がかかるケースや、保守業務を外部に委託していてサポート品質が低いケースがあります。5〜7年にわたって付き合うパートナーですので、価格だけでなく保守体制も含めて総合的に判断しましょう。

まとめ｜複合機選びは「自社の利用状況」を起点に考えましょう

複合機の選び方で最も大切なのは、自社の月間印刷枚数・必要な機能・予算を正確に把握した上で、適切なスペックの機種を選ぶことです。印刷速度・カラー頻度・オプション機能・メーカーの特徴・導入方法・カウンター料金・保守体制の7つのポイントを順番にチェックしていけば、自社に最適な1台が見つかります。

迷ったときは、25〜30枚/分クラスのカラー複合機を5年リース + カウンター保守で導入するのが最もバランスの良い選択肢です。その上で、複数社から相見積もりを取り、トータルコストとサポート体制を比較して最終判断しましょう。

株式会社ライドでは、お客様の利用状況をヒアリングした上で、最適な機種選定から見積もり・契約までを一貫してサポートしております。複合機の選び方でお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。