複合機の乗り換え・入れ替えガイド最適なタイミング・残債の処理方法・手順・コスト削減のポイントまで徹底解説

「今の複合機に不満があるけど、リース契約中でも乗り換えできるの？」「入れ替えのタイミングはいつがベスト？」——複合機の乗り換え・入れ替えは、多くの企業が検討しながらもタイミングや手続きがわからず先延ばしにしがちなテーマです。

しかし、適切なタイミングで乗り換えることで、月々のランニングコストを大幅に削減したり、最新機種の導入で業務効率を向上させたりすることが可能です。本記事では、複合機の乗り換えを検討すべきタイミング、リース契約中の残債処理方法、乗り換えの具体的な手順、コストを抑えるためのポイントまでわかりやすく解説します。

複合機の乗り換えを検討すべき6つのタイミング

1. リース契約の満了が近づいたとき

リース契約の満了は、複合機を乗り換える最大のチャンスです。料金・機種・保守内容をすべてゼロから見直せる唯一のタイミングであり、満了の3〜4ヶ月前にリース会社から届く通知を受け取ったら、すぐに見直し作業を始めましょう。何もしないまま放置すると自動的に再リースとなり、カウンター料金が古い単価のまま据え置かれてしまいます。

2. 故障やトラブルが頻発しているとき

紙詰まりの頻発、印刷のかすれ、異音の発生、トナー漏れなどのトラブルが増えてきたら、複合機の老朽化が進んでいるサインです。複合機の設計上の寿命は約5年・累計印刷枚数約300万枚とされており、これを超えるとトラブルの発生頻度が上がります。修理で延命するより、新しい機種に乗り換えた方が業務効率もコストも改善できるケースが多いです。

3. カウンター料金が相場より高いとき

カウンター料金の相場はモノクロ1〜2円/枚、カラー10〜20円/枚です。もしモノクロ3円以上、カラー20円以上の単価で契約しているなら、相場よりかなり割高です。5〜6年前の契約時よりも現在の相場は下がっている傾向があるため、乗り換えによってカウンター料金を大幅に引き下げられる可能性があります。

4. 印刷枚数や業務内容が変化したとき

導入時と比べて印刷枚数が大幅に増減した場合や、カラー印刷の比率が変わった場合は、現在の機種が最適でなくなっている可能性があります。ペーパーレス化で印刷量が減ったのに高スペック機を使い続けている場合や、事業拡大で低速機ではさばけなくなった場合は、乗り換えを検討しましょう。

5. 最新機能やセキュリティが必要になったとき

5年以上前の複合機では、クラウド連携・AI自動分類・ICカード認証印刷・スマホ連携といった最新機能に対応していない場合があります。業務のDX化やセキュリティ強化を進めたい企業は、最新機種への乗り換えによって大幅な業務効率化が期待できます。

6. リース残り期間が2年以下のとき

リース契約中でも、残り期間が2年以下であれば残債を清算して乗り換えた方がトータルで安くなるケースがあります。特にカウンター料金が相場より高い場合は、新契約で単価が下がる分で残債を吸収できる可能性があるため、一度試算してみる価値があります。

リース契約中に乗り換える場合の残債処理方法

リース契約は原則として途中解約ができませんが、乗り換えの方法はいくつかあります。

方法1：残債を一括精算して乗り換える

最もシンプルな方法は、現在のリース契約の残債を一括で支払い、契約を終了させてから新しい契約に乗り換える方法です。残債の金額が大きい場合はキャッシュフローへの影響が大きくなりますが、新契約のカウンター料金削減分で数年以内に回収できるケースもあります。

方法2：新しいリースに残債を上乗せする

多くの販売店が対応しているのが、現在のリース残債を新しいリース契約に上乗せする方法です。残債を新しいリース期間（5〜7年）で分割して支払うため、月々の負担を抑えながら乗り換えることができます。ただし、その分月額のリース料金は高くなるため、カウンター料金の削減分と合わせてトータルコストが改善するかどうかを必ず試算しましょう。

方法3：リース満了まで待って乗り換える

残債を支払わずに乗り換える最も安全な方法は、現在のリース契約が満了するまで待つことです。満了まで半年以上ある場合は、その間に複数の販売店から見積もりを取り、満了と同時にスムーズに乗り換えられるよう準備を進めましょう。

処理方法	メリット	デメリット	おすすめのケース
一括精算	すぐに乗り換え可能新契約がクリーンな状態	まとまった資金が必要	残債が少ない場合資金に余裕がある場合
新リースに上乗せ	初期負担なしで乗り換え月額で分割支払い	月額リース料が上がるトータルコスト増の可能性	カウンター料金の削減で残債分を吸収できる場合
満了まで待つ	追加費用なし計画的に準備できる	すぐに乗り換えできない故障リスクが続く	満了まで1年以内現機種に大きな問題がない

複合機を乗り換えるための具体的な手順

STEP1：現状のコストを正確に把握する

まずは現在の契約内容を確認します。毎月のリース料金、カウンター単価（モノクロ/カラー）、月間印刷枚数、リース残り期間を正確に把握しましょう。請求書やリース契約書を3〜6ヶ月分確認し、月額の平均コストを算出します。

STEP2：乗り換えの目的を明確にする

コスト削減が目的なのか、故障の解消が目的なのか、最新機能の導入が目的なのかを明確にしましょう。目的が明確であれば、新しい機種の選定基準も定まります。

STEP3：複数社から見積もりを取る

乗り換え先の販売店を最低3社以上から選定し、同一条件（機種・印刷速度・契約期間・オプション）で見積もりを依頼します。リース料金とカウンター料金の両方を比較し、5年間のトータルコストで判断しましょう。残債の処理方法についても各社に確認します。

STEP4：トータルコストで比較・判断する

「残債 + 新契約のトータルコスト」と「現契約を満了まで続けた場合のコスト」を比較します。乗り換えた方がトータルで安くなる場合は、早めに乗り換える判断が合理的です。

STEP5：契約締結・搬入・設置

販売店を決定し、リース申し込み・審査を経て契約を締結します。新しい複合機の搬入・設置・ドライバ設定・ネットワーク設定は販売店がサポートしてくれます。旧複合機の撤去もリース会社が手配するのが一般的です。

複合機を乗り換えるメリット

カウンター料金を大幅に削減できる

5〜6年前に契約したカウンター料金の単価は、現在の相場と比べて割高になっているケースが多いです。乗り換えによってカウンター料金を見直すだけで、月々のランニングコストが数千円〜数万円削減できる可能性があります。5年間では数十万円の差になることも珍しくありません。

最新機種の性能を活用できる

最新の複合機はAI連携・クラウド保存・高速印刷・省エネ性能・セキュリティ機能が大幅に向上しています。5年前の機種と比べて起動時間が短く、印刷速度も速いため、日常の業務効率が体感できるレベルで改善します。

故障リスクを解消できる

新品の複合機に入れ替えることで、老朽化による故障リスクがゼロに戻ります。故障で業務が止まる頻度が減り、修理対応の手間やダウンタイムのストレスからも解放されます。

保守契約が最新条件でリスタートされる

乗り換えに伴い保守契約も新しい条件でスタートします。メーカーの部品保有期間も初期状態に戻るため、5〜7年の契約期間を通じて安心してサポートを受けられます。

複合機の乗り換えで失敗しないための5つの注意点

1. 残債の処理方法をよく理解する

リース契約中に乗り換える場合、残債の一括精算か新リースへの上乗せが必要です。どちらの方法がトータルで有利か、具体的な金額で試算してから判断しましょう。残債を上乗せする場合、月額が高くなりすぎないか確認することも大切です。

2. リース料金だけでなくトータルコストで比較する

リース料金が安くてもカウンター料金が高ければトータルでは割高になります。逆に、残債を上乗せしてリース料金が上がっても、カウンター料金が大幅に下がればトータルでは安くなるケースもあります。必ず月額合算と5年間の総額で比較しましょう。

3. 既存の販売店だけに相談しない

乗り換えの際、まず今の販売店に相談するのは自然な流れですが、既存販売店だけで決めるのは避けましょう。既存販売店は最小限の値下げで対応する傾向があるため、先に他社から見積もりを取り、比較材料を持った上で交渉するのが効果的です。

4. 設置環境やネットワーク設定の変更を確認する

メーカーや機種が変わると、PCのドライバ再設定やネットワーク設定の変更が必要になります。社内に複数台のPCが接続されている場合は、設定変更の手間とスケジュールも事前に確認しておきましょう。販売店がどこまで設定をサポートしてくれるかも重要な確認ポイントです。

5. 契約書の細かい条項を確認する

新しいリース契約書や保守契約書には、中途解約時の違約金規定、5年以降のカウンター料金改定条項、再リース時の保守対応範囲の変更などが含まれていることがあります。乗り換えを機に、新しい契約書の細かい条項まで必ず確認しましょう。

乗り換え時のコスト試算シミュレーション

リース残り2年・月額リース料1.5万円・カウンター料金モノクロ3円/カラー20円の複合機を、新契約に乗り換えた場合のシミュレーションです。

項目	金額
現契約の残債（1.5万円×24ヶ月）	36万円
現契約を続けた場合の2年間カウンター料金（モノクロ3円×1,500枚+カラー20円×500枚）×24ヶ月	約34.8万円
現契約を2年間続けた場合の総額（残り2年分）	約70.8万円
新契約のリース料金（残債上乗せ込み）×24ヶ月月額2万円（残債上乗せ分約6千円含む）	約48万円
新契約のカウンター料金（モノクロ1円×1,500枚+カラー10円×500枚）×24ヶ月	約15.6万円
乗り換えた場合の2年間総額	約63.6万円
2年間のコスト削減額	約7.2万円のコスト削減

この試算のように、カウンター料金が相場より高い状態であれば、残債を上乗せして乗り換えてもトータルで安くなるケースは十分にあります。さらに5年間（残り3年分を含む）で計算すると、コスト削減効果はさらに大きくなります。

まとめ｜複合機の乗り換えはトータルコストで判断しましょう

複合機の乗り換えは、リース満了時が最良のタイミングですが、故障の頻発やカウンター料金の割高感がある場合は、リース契約中でも乗り換えを検討する価値があります。残債の処理方法は「一括精算」「新リースへの上乗せ」「満了まで待つ」の3パターンがあり、それぞれのメリット・デメリットを理解した上で判断しましょう。

乗り換えの際は、複数の販売店から相見積もりを取り、リース料金とカウンター料金のトータルコストで比較することが鉄則です。残債を含めた正確なシミュレーションを行い、乗り換えた方が有利と判断できれば、早めのアクションが結果的にコスト削減につながります。

株式会社ライドでは、複合機の乗り換えに伴う残債処理のシミュレーションや、お客様の利用状況に合わせた最適な機種・契約のご提案を行っております。乗り換えを検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。