複合機の保守とは？保守契約の種類・サービス内容・料金相場から選び方まで完全ガイド

複合機を導入する際、本体の選定やリース料金と並んで重要なのが「保守契約」の選択です。複合機は精密機器であり、1回の修理で10万円以上の費用がかかることも珍しくありません。適切な保守契約を結んでおくことで、突発的な修理費用を抑えつつ、複合機を安定して長く使い続けることが可能になります。

本記事では、複合機の保守の基本から、契約の種類ごとの特徴と料金相場、自社に合った保守契約の選び方、コストを抑えるポイントまでわかりやすく解説します。

複合機の保守とは？基本の仕組みを解説

複合機の保守とは、複合機の安定稼働を維持するために行われる定期的なメンテナンスや故障時の修理対応、トナーなどの消耗品の供給といった一連のサポートサービスを指します。保守契約を結ぶことで、これらのサービスを一定の料金で受けられるようになります。

保守サービスに含まれる3つの内容

複合機の保守サービスには、大きく分けて「定期メンテナンス」「故障時の修理対応」「消耗品の供給」の3つが含まれます。定期メンテナンスでは、技術者が定期的に訪問して内部清掃や部品の点検を行い、故障の予防に努めます。故障時には連絡するだけで技術者が駆けつけ、修理を行ってくれます。また、トナーや感光体ドラムなどの消耗品も、保守契約に含まれる場合は無償で供給されます。

保守契約が必要な理由

複合機は非常に複雑な構造を持つ精密機器であり、専門の技術者でなければ修理や調整が困難です。保守契約なしで故障が発生した場合、部品代・出張費・技術料を含めると1回の修理で8万〜10万円以上かかるケースもあります。加えて、修理業者を自分で探す手間や、修理が完了するまで複合機が使えない業務停止リスクも無視できません。保守契約を結んでおけば、故障時に迅速に対応してもらえるため、ダウンタイムを最小限に抑えられます。

リース料金と保守料金は別物

意外と誤解されがちですが、リース料金に保守費用は含まれていません。リース料金は複合機本体の代金を分割したもの、保守料金（カウンター料金など）はメンテナンスや消耗品供給にかかる費用です。毎月の複合機の総コストは「リース料金 + 保守料金」で構成されるため、導入時には両方の金額を確認する必要があります。

複合機の保守契約の4つの種類と料金相場

複合機の保守契約には主に4つの種類があります。それぞれ料金体系やサービス内容が異なるため、自社の利用状況に合った契約を選ぶことが重要です。

契約種類	料金体系	消耗品	料金相場	おすすめの企業
カウンター保守	印刷枚数×単価	料金に含む	モノクロ1〜2円/枚カラー10〜20円/枚	印刷枚数が多い企業
スポット保守	故障時に都度実費	実費負担	1回8万円/回〜	印刷枚数が少ない企業
キットトナー保守	トナー購入で保守付帯	トナー代に含む	約7万円/5,000枚	モノクロ中心の企業
年間保守	年額定額制	実費負担	約2〜3万円/年	現在はほぼ契約なし

カウンター保守契約｜最も一般的な保守契約

カウンター保守契約は、導入企業の約8割が採用している最も一般的な保守契約です。モノクロ・カラーそれぞれに1枚あたりの単価が設定され、毎月の印刷枚数に応じた料金を支払う仕組みです。カウンター料金にはトナー代・修理費・定期メンテナンス費がすべて含まれているため、予期せぬ故障でも追加費用がかかりません。

毎月のコストが予測しやすく、予算管理が容易な点が最大のメリットです。一方で、印刷枚数が極端に少ない場合は基本料金の負担が割高に感じられることもあります。カウンター料金の相場はモノクロ1〜2円/枚、カラー10〜20円/枚が目安ですが、販売店によって大きな差があるため、複数社から見積もりを取ることが重要です。

スポット保守契約｜故障時のみ都度対応

スポット保守契約は、毎月の固定費用がかからず、故障が発生した際にその都度修理を依頼して実費を支払う契約です。故障がなければ費用はゼロですが、1回の修理で部品代・出張費・技術料を合わせて8万円以上かかることもあり、修理が発生するまで費用が読めないのがデメリットです。

印刷枚数が非常に少ない企業や、複合機をほとんど使わない環境であれば、スポット保守が経済的な場合もあります。ただし、保守契約を結んでいる企業に比べて修理の優先度が低くなる傾向があるため、対応に時間がかかるリスクも考慮しておきましょう。

キットトナー保守契約｜トナー購入で保守が付帯

キットトナー保守契約は、メーカー指定の専用トナーを購入することで、そのトナーを使い切るまでの間、修理や保守サービスが無償で受けられる契約です。毎月の固定費は発生せず、トナーを使い切ったタイミングで次のトナーを購入する仕組みです。

トナー代に保守費用が上乗せされているため、一般的なトナーより価格は高めですが、カウンター料金のような月々の支払いがなく、費用の見通しが立てやすいメリットがあります。ただし、対応機種はほとんどがモノクロ機に限られ、純正品以外のトナーを使うと保守が無効になる点には注意が必要です。

年間保守契約｜現在はほとんど契約されていない

年間保守契約は、年額の定額料金を支払うことで修理やメンテナンスを受けられる契約です。相場は年間2〜3万円程度で、家電の延長保証に近い仕組みです。ただし、トナー代は自己負担であり、一度契約が切れると再加入できないケースがほとんどです。現在はカウンター保守契約が主流となっており、年間保守契約を採用する企業はほぼありません。

カウンター保守契約のメリットとデメリット

メリット

カウンター保守契約の最大のメリットは、トナー代・修理費・定期メンテナンス費がすべてカウンター料金に含まれている点です。突発的な故障が発生しても追加費用がかからず、毎月のコストが印刷枚数に連動するため予算管理が容易です。また、トナー残量が少なくなると自動で発注がかかるメーカーもあり、消耗品管理の手間も軽減できます。故障時には電話一本で技術者が駆けつけてくれるため、業務への影響を最小限に抑えられます。

デメリット

印刷枚数が極端に少ない場合は、月額基本料金の負担が割高に感じられることがあります。また、カラー印刷の設定がフルカラーになっていると、白黒原稿でもカラー料金でカウントされてしまうため、思わぬコスト増につながることがあります。さらに、カウンター料金は契約期間中の変更が原則できないため、契約時に適正な単価で契約することが非常に重要です。

複合機の保守契約で注意すべき5つのポイント

1. 保守対応のスピードを確認する

保守契約を結んでいても、故障時の対応スピードは販売店によって異なります。保守拠点が近い販売店であれば迅速な対応が期待できますが、拠点が遠い場合は到着までに半日以上かかることもあります。契約前に「故障連絡から何時間で対応してもらえるか」を確認しておきましょう。

2. カウンター料金の相場を把握しておく

カウンター料金には定価がなく、販売店が独自に設定しています。相場を知らないまま契約すると、モノクロ3円以上・カラー20円以上といった割高な条件で5〜7年間支払い続けることになりかねません。契約前に複数社から見積もりを取り、相場を把握しておくことが重要です。

3. 保守契約の対象範囲を確認する

保守契約によってカバーされる範囲は契約内容によって異なります。定期メンテナンスの頻度、出張修理の無料範囲、消耗品の対象範囲（トナーは含まれるが感光体ドラムは有償など）を事前に確認しておきましょう。特に中古複合機の場合、保守範囲が新品より限定されていることがあります。

4. 契約期間中の料金改定条項を確認する

メーカーの保守契約書には「契約から5年以降、カウンター料金を年率1.2%ずつ改定する」といった条項が含まれていることがあります。長期リースを組む場合は、この改定条項が適用される可能性があるため、契約書の細かい文言まで確認しておきましょう。

5. 新品と中古で保守料金が異なる

中古複合機は部品の摩耗が進んでいるため、故障リスクが高く、カウンター料金が新品よりも高めに設定されるのが一般的です。本体価格は中古の方が安くても、保守料金を含めたトータルコストでは新品リースの方が安くなるケースもあるため、導入時には両方のシミュレーションを比較することをおすすめします。

複合機の保守コストを抑える方法

複数社から相見積もりを取る

カウンター料金には定価がないため、複数の販売店から同一条件で見積もりを取ることが最も効果的なコスト削減策です。最低3社以上から見積もりを取り、単価だけでなく保守内容やサポート体制も含めて比較検討しましょう。

カラー印刷のルールを社内で徹底する

カラー印刷はモノクロの約10倍のカウンター料金がかかります。プリンターのデフォルト設定をモノクロにし、カラー印刷が必要な場合のみ手動で切り替えるルールを社内で設定するだけで、月々のカウンター料金を大幅に削減できます。

印刷枚数そのものを削減する

ペーパーレス化の推進、集約印刷（2in1、4in1）の活用、不要なコピーの削減など、印刷枚数自体を減らす取り組みもランニングコストの削減に直結します。両面印刷の活用も有効ですが、カウンターは表裏で2枚とカウントされる点は留意しておきましょう。

信頼できる販売店を選ぶ

保守料金の安さだけで販売店を選ぶと、対応スピードが遅かったり、メンテナンスの質が低かったりするリスクがあります。自社で保守体制を整えている販売店を選ぶことで、トラブル時の対応がスムーズになります。5〜7年にわたるパートナーですので、価格と品質の両面で信頼できる販売店を選びましょう。

まとめ｜複合機の保守契約は自社に合った種類を選ぶことが大切

複合機の保守契約には「カウンター保守」「スポット保守」「キットトナー保守」「年間保守」の4種類がありますが、現在の主流はカウンター保守契約です。カウンター料金にトナー代や修理費がすべて含まれ、突発的な出費を抑えられるため、印刷枚数がある程度ある企業にとって最もバランスの良い選択肢です。

保守契約を選ぶ際は、料金の安さだけでなく、対応スピードやサポート体制も含めて総合的に判断することが重要です。複数社から見積もりを取り、カウンター料金の相場を把握した上で、自社の利用状況に合った保守プランを選びましょう。

株式会社ライドでは、複合機の保守に関するご相談や、お客様の利用状況に合わせた最適な保守プランのご提案を行っております。保守料金の見直しやコスト削減をご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。