複合機のリース契約を見直すべきタイミングとは？コスト削減につながるリース見直しのチェックポイントと具体的な手順

「今のリース料金、もっと安くならないだろうか？」「契約満了が近いけれど、このまま再リースでいいの？」複合機のリース契約は5〜7年と長期にわたるため、一度契約すると見直す機会がなかなかありません。しかし、契約内容を見直すことで大幅な経費削減が可能になるケースは少なくありません。

本記事では、複合機のリース契約を見直すべきタイミングや、コスト削減につながる具体的なチェックポイント、見直しの手順をわかりやすく解説します。

複合機のリース契約の仕組みをおさらい

複合機のリース契約とは、リース会社が購入した複合機を企業が月額料金を支払って借り受ける契約形態です。初期費用を抑えつつ最新機種を導入できるメリットがあり、複合機を導入する企業の約8割がリース契約を選択しています。

毎月の支払いは「リース料金」と「カウンター料金（保守料金）」の2つで構成されています。リース料金は複合機の本体代金を契約期間で分割したもの、カウンター料金は印刷枚数に応じて発生する従量課金です。この2つを合算したものが毎月のトータルコストとなりますが、多くの企業がこの内訳を十分に把握できていないのが実情です。

リース料金を左右する3つの要素

リース料金は主に「印刷速度（機種のスペック）」「契約期間」「リース料率」の3つの要素で決まります。印刷速度が速い高性能機種ほど本体価格が高く、その分リース料金も上がります。契約期間は一般的に5〜7年で、期間が長いほど月額は安くなる一方、総支払額は増加します。リース料率はリース会社が設定する利率で、見積書には記載されないことが多いため注意が必要です。

カウンター料金の仕組み

カウンター料金は「カウンター単価 × 月間印刷枚数」で計算されます。相場はモノクロ1〜2円/枚、カラー10〜20円/枚が目安です。カウンター料金にはトナー代やメンテナンス費用、修理費用が含まれているため、この単価を引き下げることがランニングコスト削減に直結します。

複合機のリース契約を見直すべき5つのタイミング

リース契約中は原則として料金変更ができないため、見直しのタイミングを見極めることが重要です。以下のタイミングに当てはまる場合は、リース契約の見直しを検討しましょう。

1. リース契約の満了が近づいているとき

リース契約の満了は、料金・機種・保守内容をすべてゼロから見直せる唯一のチャンスです。満了の3〜4ヶ月前にリース会社から「リース満了のお知らせ」がハガキで届きますので、届いた時点で見直し作業を開始しましょう。何もしないまま放置すると、自動的に再リース契約となるケースもあるため注意が必要です。

2. 月額コストが高いと感じているとき

毎月のリース料金やカウンター料金が「何となく高い」と感じている場合、相場よりも割高な条件で契約している可能性があります。たとえば、25枚機クラスの複合機でリース料金が月額2万円以上、カウンター料金がモノクロ3円以上・カラー20円以上であれば、相場よりも高い水準といえます。現在の支払額を相場と比較してみることが見直しの第一歩です。

3. 印刷枚数や業務内容が変化したとき

導入時と比べて印刷枚数が大幅に増減した場合や、カラー印刷の比率が変わった場合は、現在の契約が最適でなくなっている可能性があります。ペーパーレス化の推進によって印刷枚数が減っているのに高スペック機を使い続けている、あるいは事業拡大で印刷量が増えたのに低速機のままで業務に支障が出ている、といった状況は見直しのサインです。

4. 故障やトラブルが増えてきたとき

紙詰まりの頻発、印刷のかすれ、トナー漏れなどのトラブルが増えてきた場合は、複合機の老朽化が進んでいるサインです。再リースで安価に契約を延長できたとしても、修理コストや業務停止による損失が増えてしまっては本末転倒です。このような場合は、新しい機種への入れ替えを含めた見直しを検討しましょう。

5. リース残り期間が2年以下のとき

リース契約中であっても、残り期間が2年以下であれば、残債を清算して新しい契約に切り替えることでトータルコストを削減できるケースがあります。特にカウンター料金が現在の相場よりも高い場合は、新規契約で単価が下がる分で残債を吸収できる可能性があるため、一度試算してみる価値があります。

リース見直し時にチェックすべき5つのポイント

1. リース料金と相場の比較

まずは現在のリース料金が相場と比べてどうかを確認しましょう。複合機のリース料金の相場は、印刷速度によって大きく変わります。

印刷速度	月額リース料金相場	推奨月間枚数	適した企業規模
15〜20枚/分	4,000〜10,000円	〜1,000枚	小規模オフィス
25〜30枚/分	8,000〜15,000円	1,000〜3,000枚	中小企業
35〜50枚/分	15,000〜25,000円	3,000〜10,000枚	中〜大規模企業

2. カウンター料金の単価

カウンター料金は販売店によって大きく異なり、定価も存在しません。モノクロ1円/枚・カラー10円/枚が一般的な相場ですが、交渉や販売店の選び方次第で、モノクロ0.7円・カラー7円程度まで引き下げられるケースもあります。逆に、モノクロ3円・カラー20円以上の条件で契約してしまっているケースも珍しくないため、現在の単価を確認することが重要です。

3. 機種のスペックが自社に合っているか

利用状況に見合わないオーバースペックの複合機が導入されていたり、逆にスペック不足で業務に支障が出ていたりするケースがあります。月間印刷枚数を確認し、実際の利用状況に合った印刷速度の機種を選び直すことで、リース料金を最適化できます。最新の複合機は以前のモデルと比べて耐久性が向上しているため、印刷速度のグレードを下げても問題なく使える場合が多いです。

4. 不要なオプション機能がないか

FAX機能、フィニッシャー（ステープル・パンチ機能）、追加給紙カセットなど、導入時に付けたオプションが実際にはほとんど使われていないケースは意外と多いものです。使わない機能を外すことで本体価格が下がり、リース料金の削減につながります。

5. リース期間の妥当性

複合機のリース期間は一般的に5〜7年ですが、契約期間によって月額料金と総支払額のバランスが変わります。短期間（3〜4年）だと月額は高くなりますが最新機種への更新が早くなり、長期間（6〜7年）だと月額は安くなる一方で老朽化リスクが高まります。自社の利用状況や予算に合わせて最適な期間を選びましょう。

複合機のリース見直しの具体的な手順

STEP1：現状のコストを把握する

まずは「毎月何枚印刷しているか」「モノクロとカラーの内訳は？」「リース料金とカウンター料金の合計は？」を正確に把握します。請求書やカウンターの数値を3〜6ヶ月分確認し、平均的な月額コストを算出しましょう。

STEP2：相場と比較して問題点を洗い出す

把握した現状コストを、先ほどの相場表と照らし合わせます。リース料金が相場より高い場合はスペックの見直しを、カウンター料金が高い場合は販売店の変更を検討する材料になります。

STEP3：複数社から見積もりを取得する

リース契約の見直しで最も重要なのが、複数の販売店から相見積もりを取ることです。同じ機種・同じ条件で見積もりを依頼し、リース料金とカウンター料金の両方を比較します。カウンター料金には定価がないため、販売店によって大きな差が出ます。最低でも3社以上から見積もりを取ることをおすすめします。

STEP4：トータルコストで比較・判断する

見積もりを比較する際は、リース料金だけでなく「リース料金 + カウンター料金」のトータルコストで判断することが重要です。リース料金が安くてもカウンター料金が高ければ意味がありません。また、リース契約中に入れ替える場合は残債の処理も含めたトータルコストで比較しましょう。残り期間の支払総額と、新規契約した場合の支払総額を並べて計算することで、どちらが有利かが見えてきます。

リース満了後の3つの選択肢

1. 新しい複合機に入れ替える

最新機種に入れ替えることで、性能の向上・省エネ化・セキュリティ強化といったメリットが得られます。また、入れ替えのタイミングでカウンター料金を再交渉できるため、ランニングコストの大幅な削減も期待できます。5年以上使用した複合機は老朽化が進んでいることが多く、特に故障が増えている場合は入れ替えが推奨されます。

2. 再リース（延長契約）する

再リースとは、同じ複合機をそのまま使い続ける契約です。最大のメリットはリース料金が大幅に下がる点で、元のリース料金の約10分の1程度で継続できるケースもあります。現在の機種に不満がなく、あと1〜2年程度使えればよいという場合には合理的な選択です。ただし、故障リスクの増加や最新機能が使えないといったデメリットもあります。

3. リース会社に返却する

複合機を返却し、別の導入方法（レンタルや購入）を検討するという選択肢もあります。印刷枚数が極端に少ない場合や、プリンターで十分な場合は、リースではなくレンタルや家庭用プリンターへの切り替えでさらにコストを削減できる可能性があります。

リース見直しで失敗しないための注意点

既存の販売店だけに相談しない

リース見直しの際、まず今の販売店に相談するのは自然な流れですが、それだけで終わらせるのは避けましょう。既存の販売店は現在の契約条件を把握しているため、必要最小限の値下げで対応する傾向があります。最安値を引き出すには、先に他社から見積もりを取得し、比較材料を持った上で既存販売店と交渉するのが効果的です。

リース料金だけで判断しない

リース料金の安さだけで販売店を選ぶと、カウンター料金が相場より高く設定されていたり、保守対応の品質が低かったりするリスクがあります。5〜7年にわたって付き合うパートナーですから、価格だけでなく保守対応のスピードやサポート体制も含めて総合的に判断しましょう。

契約書の細かい条項を確認する

リース契約書や保守契約書には、5年以降のカウンター料金改定条項や、中途解約時の違約金規定など、見落としがちな条項が含まれていることがあります。特に、再リース後の保守対応範囲が変更になるケースもあるため、契約前に細かい条項まで確認しておくことが大切です。

まとめ｜複合機のリース見直しでコスト削減を実現しましょう

複合機のリース契約は5〜7年の長期契約のため、契約条件の差がそのまま数年分の大きなコスト差につながります。リース満了が近づいている方はもちろん、現在の料金に疑問を感じている方も、まずは現状のコストを把握し、相場と比較するところから始めてみてください。

見直しの際は、リース料金とカウンター料金の両方をチェックし、複数社から相見積もりを取ることが、適正価格での契約に欠かせません。自社の印刷枚数や業務内容に合った機種を選び直すだけで、毎月の固定費を大幅に削減できるケースは多々あります。

株式会社ライドでは、お客様の利用状況をヒアリングした上で、複合機のリース料金やカウンター料金の見直しをサポートしております。OA機器のコスト削減をご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。