業務用コピー機の無料回収は可能？条件と処分方法5つ・費用相場と注意点を解説

使わなくなった業務用コピー機が事務所の隅に置かれたまま、という状態は珍しくありません。大きく重い機器のため、処分を後回しにしてしまいがちです。

調べてみると「無料回収」をうたう業者が数多く出てきます。費用がかからないなら助かる、と考えるのは自然なことです。

ただし、業務用コピー機は産業廃棄物にあたります。誰にでも渡してよいものではなく、渡した相手が不法投棄をすれば、依頼した側の責任が問われることもあります。

この記事では、無料で回収してもらえる条件から、処分方法5つとそれぞれの費用の目安、業者を見分ける確認項目、そして処分前に済ませておくべきデータの消去までを順に整理しました。

確認したいポイント	結論	詳細
業務用コピー機は無料で回収できる？	条件が合えば可能	年式が新しく稼働する機器は買取や無償引き取りの対象になる。古い機器は費用がかかることが多い。
処分の前に確認することは？	所有権と内蔵データの有無	リース中の機器は勝手に処分できない。本体にスキャンデータが残っている点にも注意が必要。
処分方法にはどれがある？	返却・引き取り・売却など5つ	リース返却、販売店の引き取り、買取業者、メーカー回収、産業廃棄物処理業者から選ぶ。
無料回収業者は使ってよい？	許可の有無を必ず確認する	無許可の業者に渡すと、不法投棄された際に排出した事業者の責任を問われる可能性がある。

この記事でわかること

• 業務用コピー機が無料で回収されるケースと、費用がかかるケースの違い
• 処分に取りかかる前に確認しておくべき所有権・データ・機器の状態という3点
• リース返却から産業廃棄物処理業者への依頼まで、処分方法5つと費用の目安
• 無許可の回収業者に渡した場合に生じるリスクと、業者を見分ける確認項目
• 内蔵ストレージのデータを安全に消去するための考え方と手順

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業務用コピー機は無料で回収してもらえるのか

結論から言えば、条件が合えば無料での回収は可能です。ただし、どんな機器でも無料になるわけではありません。

そもそも業務用コピー機は何ごみにあたるか

処分方法を考える前提として、この機器がどう扱われるのかを押さえておきます。ここが家庭用のプリンターとの決定的な違いです。

事務所や店舗で使っていた業務用コピー機は、事業活動に伴って生じた廃棄物にあたります。金属やプラスチックが主な素材であることから、産業廃棄物として処理するのが原則です。

産業廃棄物は、市区町村が回収する家庭ごみとは扱いが分かれています。そのため、自治体の粗大ごみに出すことはできず、回収を担えるのも許可を持った業者に限られます。

この前提を知らないまま「大きなごみだから粗大ごみで」と考えると、そもそも受け付けてもらえません。処分先が限られるのはこのためです。

無料になりやすいケース

回収する側から見て、その機器に価値があれば無料になります。中古機として再販できる、あるいは部品を取り出して活用できるといった場合です。

具体的には、製造から年数が経っていない、正常に動作する、総印刷枚数が少ない、需要のあるメーカーの機種である、といった条件が重なるほど可能性は高くなります。

もう一つ多いのが、新しい機器を導入する際に販売店へ引き取ってもらうケースです。取引の一環として、旧機の撤去費用を含めてもらえることがあります。

費用がかかるケース

製造から10年近く経っている、故障している、部品の供給がすでに終了しているといった機器は、再販も部品取りも難しくなります。

この場合は廃棄物として処理することになるため、収集運搬費と処分費が発生します。無料での回収は期待しにくいと考えてください。

搬出の条件でも費用は変わります。エレベーターがない、階段での搬出になる、通路が狭いといった現場では、作業に人手がかかるため加算されます。

「無料回収」の広告に注意が必要な理由

検索すると「どんな機器でも無料で回収します」という広告が出てきます。ここで一度立ち止まってください。

事業所から出る廃棄物を運ぶには、産業廃棄物収集運搬業の許可が必要です。この許可がない業者に渡すこと自体が、法令上の問題につながります。

また、無料と言いながら、作業後に高額な費用を請求されるという相談も寄せられています。安さだけを基準に選ぶと、かえって負担が大きくなることがあります。

この点は本記事の後半で詳しく扱います。まずは処分の前に確認しておくべきことから見ていきます。

処分に取りかかる前に確認する3つのこと

業者を探す前に、社内で確認しておくべきことがあります。ここを飛ばすと、あとから問題になります。

1. リース契約中かどうか

最初に確認すべきはここです。リース契約中の機器は、所有権がリース会社にあります。使用しているのは自社でも、持ち主は別の会社です。

そのため、勝手に処分することはできません。無断で廃棄すれば契約違反となり、機器の代金を請求されることもあります。

契約書を確認し、リース期間が満了しているかを見てください。満了していれば返却、再リース、買い取りのいずれかを選ぶことになります。

期間中に不要になった場合は、まずリース会社または販売店に相談します。残りのリース料の扱いを含めて、取れる方法を確認してください。

2. 内蔵ストレージに残っているデータ

見落とされやすいのがこれです。現在の複合機は内部に記憶装置を持っており、印刷やスキャンしたデータが蓄積されています。

アドレス帳に登録された取引先の連絡先、スキャンした契約書や名簿、FAXの送受信履歴。こうした情報が残ったまま機器を手放すと、そのまま外部へ渡ることになります。

個人情報保護委員会でも、個人データを消去する際は復元不可能な手段で行う必要があり、消去を外部に委託する場合は委託先への監督が求められると示されています。

つまり、業者に任せて終わりではありません。どのような方法で消去されるのか、証明は発行されるのかまで確認する必要があります。

データ消去の具体的な方法

実際にどう消すのかを整理しておきます。方法は大きく3つあります。

1つ目は、複合機に備わっている消去機能を使う方法です。設定メニューから、蓄積文書の削除や記憶装置の上書き消去を実行できる機種があります。機種によっては、上書きの回数を指定できるものもあります。

2つ目は、記憶装置そのものを取り外して物理的に破壊する方法です。最も確実ですが、機器の分解を伴うため自社では行わず、保守業者に依頼することになります。

3つ目は、専門の業者に消去を委託する方法です。この場合、消去証明書を発行してもらえるかを確認してください。証明書があれば、社内でも対外的にも説明がつきます。

どの方法を選ぶにせよ、いつ、誰が、どの方法で消去したのかを記録に残しておくことが大切です。数年後に確認を求められたときに、記録がなければ答えられません。

3. 機器の状態と年式

無料になるかどうかは、機器の価値で決まります。処分方法を選ぶ前に、自社の機器がどの状態にあるかを把握しておきます。

確認するのは、製造年式、総印刷枚数、動作するかどうか、付属品が揃っているかの4点です。総印刷枚数は、操作パネルのカウンタ情報から確認できます。

この情報を手元に用意しておけば、業者に問い合わせた際にその場で見積もりの目安を出してもらえます。

使わない機器を置いたままにしない

処分の判断がつかず、そのまま事務所の隅に置いているという状態は珍しくありません。ただ、置いておくこと自体にも負担があります。

第一に、設置面積を占有します。自立型の機器であれば1平方メートル以上の場所を使い続けることになり、その分だけ執務スペースが狭くなります。

第二に、時間が経つほど価値が下がります。買取や無償引き取りの対象になる年式であっても、1年、2年と置いておけばその可能性は失われます。

第三に、内蔵データが残ったままになります。担当者が代わればその存在も忘れられ、いざ処分するときにデータの扱いが問題になります。

使わないと決まった時点で動くほうが、費用の面でも管理の面でも有利です。

リース契約の状態から確認します リース中か、満了しているか、所有権が自社にあるか。ここが分からないまま動くと、あとで契約上の問題になります。ライドでは契約書の内容を確認したうえで、取れる方法をご案内しています。 お問い合わせはこちら

業務用コピー機の処分方法5つ

確認が済んだら、方法を選びます。状況によって適した方法は変わります。

1. リース会社へ返却する

リース期間が満了した機器は、リース会社へ返却するのが基本です。返却の手配は販売店が行うのが一般的で、こちらで処分先を探す必要はありません。

費用の扱いは契約によって異なります。返却時の運搬費が自己負担になる場合もあるため、契約書の記載を確認してください。

なお、満了後も使い続けたい場合は再リースという選択肢があります。返却するか継続するかを、満了の数か月前に決めておくと手続きがスムーズです。

2. 買い替え時に販売店へ引き取ってもらう

最も手間が少ないのがこの方法です。新しい機器を導入するタイミングで、旧機の撤去も併せて依頼します。

設置と搬出を同じ日に行えるため、機器のない期間が発生しません。仮置きの場所を確保する必要もなくなります。

費用についても、取引の一部として交渉できる余地があります。見積もりの段階で旧機の引き取りを含めるよう依頼してみてください。

3. 買取業者に売却する

年式が新しく、正常に動作する機器であれば買取の対象になります。処分費用がかからないどころか、売却益が出る可能性もあります。

買取の可否は、製造年式と総印刷枚数で判断されるのが一般的です。目安として、製造から5年以内で印刷枚数が少ない機器は査定が付きやすくなります。

査定が無料か有料か、出張費がかかるかは業者によって異なります。問い合わせの際に確認しておいてください。

4. メーカーの回収を利用する

自社で購入した機器であれば、メーカーの回収サービスを利用できる場合があります。適正に処理されるという安心感があります。

ただし、多くの場合は有料です。搬出の条件によっては費用が加算されることもあるため、事前に見積もりを取ってください。

5. 産業廃棄物処理業者に依頼する

再販も買取も難しい機器は、廃棄物として処理します。この場合、産業廃棄物収集運搬業の許可を持つ業者に依頼します。

費用は機器の大きさや搬出の条件によって変わります。複数社から見積もりを取ると、金額の目安がつかめます。

依頼する際は、産業廃棄物管理票の交付を受けてください。適正に処理されたことを確認するための書類で、法令上も交付が求められるものです。

自治体の粗大ごみには出せない

念のため触れておくと、業務用コピー機を自治体の粗大ごみとして出すことはできません。事業活動に伴って生じた廃棄物にあたるためです。

家庭用の小型プリンターであれば自治体のルールで処分できることもありますが、事務所で使っていた業務用の機器は対象外です。この違いを混同しないよう注意してください。

費用の目安と無料にするための条件

実際にいくらかかるのか、そして無料にするには何が必要かを整理します。

方法別の費用の考え方

リース返却は、契約に含まれていれば追加費用がかからないことが多くなっています。買い替え時の引き取りも、交渉によって無償になる可能性があります。

買取であれば費用はかからず、逆に収入になります。一方、メーカー回収と産業廃棄物処理業者への依頼は有料が前提です。

金額は機器の大きさ、台数、搬出の条件によって変わります。同じ機種でも、1階の事務所から出す場合と、エレベーターのない3階から出す場合では作業量が違います。

無料になりやすくするための条件

可能性を高めるには、機器の価値を落とさないことです。処分が決まってから慌てるのではなく、日頃の扱い方から差が出ます。

動作する状態を保つ、付属品や説明書を残しておく、外装を汚さない。こうした要素が揃っていれば、買取や無償引き取りの対象になりやすくなります。

タイミングも重要です。使わなくなってから何年も置いておくと、その間に年式が古くなり価値が下がります。不要になった時点で動くのが得策です。

他社から購入した機器でも引き取れるか

処分を相談する際によくあるのが、「別の会社から買った機器でも引き取ってもらえるのか」という疑問です。

多くの場合、メーカーや購入元が違っても対応してもらえます。産業廃棄物として処理する以上、どこで買ったかは関係ないためです。

ただし、リース契約中の機器は別です。所有権がリース会社にあるため、購入元以外の業者が勝手に引き取ることはできません。この場合は契約先への連絡が先になります。

また、新しい機器を導入する会社に旧機の引き取りを頼む場合、条件として交渉しやすくなります。処分だけを単独で依頼するより有利になるのはこのためです。

買い替えと同時なら交渉しやすい

処分だけを単独で依頼すると、それは業者にとって費用のかかる仕事でしかありません。当然、有料になります。

一方、新しい機器の導入と併せて依頼すれば、取引全体の中で調整できます。旧機の引き取りを見積もりの条件に含めて交渉してみてください。

複数社から相見積もりを取る際も、引き取りを含めた条件で依頼すれば比較しやすくなります。

移転や閉鎖でまとめて処分する場合

オフィスの移転や拠点の閉鎖にあたっては、コピー機だけでなくデスク、キャビネット、パソコンなども同時に処分することになります。

この場合、品目ごとに別々の業者へ依頼するより、事業所の廃棄物をまとめて扱える業者に一括で頼んだほうが効率的です。搬出も一度で済みます。

ただし、まとめて頼む場合でも許可の確認は必要です。品目によって必要な許可が異なることもあるため、コピー機を含めて対応できるかを事前に確かめてください。

パソコンやサーバーが含まれる場合は、データの扱いも同時に整理します。機器ごとに消去の担当と方法を決めておくと、抜けが生じません。

入れ替えと同時なら、引き取りまでまとめて対応します 新しい機器の設置と旧機の搬出を同じ日に行えば、二重の手配や仮置きの手間がなくなります。ライドでは導入から撤去までを一貫して扱っているため、窓口を分ける必要がありません。 お問い合わせはこちら

無料回収業者を利用するときのリスク

ここからは、注意しておきたい点を扱います。安さだけで選ぶと、あとから大きな負担になることがあります。

許可のない業者に渡すリスク

事業所から出た廃棄物を運ぶには、産業廃棄物収集運搬業の許可が必要です。古物商の許可だけでは廃棄物を回収できません。

無許可の業者は、回収したものを適正に処理する体制を持っていないことがあります。実際に、回収後そのまま路上や山中に捨てられた例が報告されています。

国民生活センターにも、無許可で回収を行う事業者に関するトラブルの相談が寄せられています。事前の説明と異なる高額な料金を請求されたという事例が代表的です。

処分を委託しても責任は残る

ここが最も重要な点です。廃棄物処理法では、事業者は事業活動に伴って生じた廃棄物を自らの責任において適正に処理しなければならないとされています。

処理を業者に委託した場合でも、排出した事業者の責任がなくなるわけではありません。渡した相手が不法投棄をすれば、依頼した側も責任を問われる可能性があります。

その場合、改めて適正な処理の費用を負担することになるほか、社名が公表されるといった事態も考えられます。無料で済ませたつもりが、大きな損失につながります。

後から高額請求されるケース

「無料」と広告していながら、作業が終わったあとに運搬費や作業費を請求されるという手口もあります。機器を積み込んだあとでは断りにくく、その場で支払ってしまう例が少なくありません。

こうした事態を避けるには、作業前に総額を書面で確認することです。口頭のやり取りだけで進めないでください。

業者を見分けるための確認項目

依頼する前に、次の点を確認してください。いずれも問い合わせの段階で答えられるはずの内容です。

産業廃棄物収集運搬業の許可番号と、許可を出した自治体名。買取も行う場合は古物商の許可番号。そして、産業廃棄物管理票を交付してもらえるかどうか。

許可番号は自治体の公開情報で照合できます。回答を渋る、番号を明示しないといった対応であれば、その時点で候補から外して構いません。

併せて、費用の総額と、追加料金が発生する条件を書面で示してもらってください。この2つが揃っていれば、あとから請求されることはありません。

安全に処分を進めるための手順

最後に、実際の流れを整理します。この順番で進めれば、抜け漏れを防げます。

手順1｜契約状態を確認する

リース契約書を確認し、期間が満了しているか、所有権が自社にあるかを把握します。契約中であれば、まずリース会社か販売店に相談してください。

この段階で処分できるかどうかが決まります。ここを飛ばして業者に依頼すると、契約違反になる可能性があります。

手順2｜機器の情報を整理する

メーカー名、型番、製造年式、総印刷枚数、動作の状態を書き出します。設置場所の階数と、エレベーターの有無も併せて記録します。

この情報があれば、複数の業者に同じ条件で問い合わせられます。条件が揃えば、見積もりを比較できます。

手順3｜データを消去する

本体に蓄積されたデータを消去します。多くの機種には、設定メニューから初期化やデータ上書き消去を行う機能が備わっています。

手順が分からない場合は、保守を担当している販売店に依頼してください。自社で作業する場合も、消去した記録を残しておくと確認が取れます。

業者に消去を任せる場合は、どのような方法で行うのか、証明書は発行されるのかを事前に確認します。

手順4｜複数社に見積もりを依頼する

整理した情報をもとに、2社から3社に問い合わせます。買取の可能性がある機器であれば、買取業者と処分業者の両方に確認すると判断しやすくなります。

見積もりでは、総額と作業内容、追加料金の条件を書面で受け取ってください。許可番号の確認もこの段階で行います。

手順5｜搬出と書類の受け取り

当日は搬出経路を空けておきます。廃棄物として処理する場合は、産業廃棄物管理票を受け取り、保管してください。

この書類は、適正に処理されたことを確認するためのものです。受け取ったまま放置せず、処理が完了した旨の記載が返ってくるかまで確認してください。

データの消去まで含めてお任せいただけます 本体に残ったスキャンデータやアドレス帳の扱いは、社内で判断しにくい部分です。ライドでは消去の手順と証明の取り扱いを含めてご案内しているため、情報の管理面でも安心して任せていただけます。 お問い合わせはこちら

まとめ｜無料かどうかより、適正に処理されるかで選ぶ

業務用コピー機の無料回収は、条件が合えば可能です。年式が新しく正常に動作する機器であれば、買取や無償での引き取りの対象になります。

一方で、古い機器や故障した機器は廃棄物として処理することになり、費用が発生します。最も現実的なのは、新しい機器の導入と併せて販売店に引き取ってもらう方法です。

処分に取りかかる前に、リース契約の状態、内蔵データの有無、機器の年式と状態の3点を確認してください。特にリース中の機器は、勝手に処分することができません。

そして、無料という言葉だけで業者を選ばないでください。事業者には、委託したあとも適正に処理されたことを確認する責任があります。許可番号と管理票の交付を確認したうえで依頼すれば、安く済ませたつもりが大きな負担に変わることを避けられます。

コピー機の処分と入れ替え、まとめてご相談ください 処分だけを頼める先を探すより、入れ替えと合わせたほうが費用も手間も抑えられます。株式会社ライドが、機種の選定から設置、旧機の引き取りまでを一つの窓口で対応します。 お問い合わせはこちら