複合機レンタルの料金相場とリースとの違い｜メリット・デメリットと選び方を解説

複合機を導入したいものの、5年や7年の契約を結ぶことにためらいがある。そうした場面で選択肢になるのがレンタルです。

レンタルは、レンタル会社がすでに保有している機器を、必要な期間だけ借りる契約です。リースのような長期の縛りがなく、途中で返却しても違約金が原則かかりません。

ただし月額の単価はリースより高く、選べる機種も限られます。「短期なら手軽、長期なら割高」という性質を理解しないまま契約すると、想定より支払いが膨らむことになります。

この記事では、複合機レンタルの仕組みから、リース・購入との違い、料金の相場、メリットとデメリット、契約前に確認したいポイントまでを順に整理しました。

確認したいポイント	結論	詳細
複合機レンタルとはどんな契約？	必要な期間だけ借りる契約	レンタル会社が保有する機器を借りる形式。中古機が中心で、契約期間は1日単位から数年まで柔軟に設定できる。
リースや購入と何が違う？	期間の柔軟さと解約の可否	リースは新品を3〜7年で借り中途解約は不可。レンタルは中古中心で短期から使え、途中解約も認められる。
料金の相場はいくら？	月額7,500〜20,000円程度	機種の印刷速度や年式で変動する。月額とは別にカウンター料金と初期費用がかかる点に注意が必要。
レンタルのメリットは？	短期利用と解約のしやすさ	必要な期間だけ使えて違約金が原則不要。与信審査も簡易で、申し込みから設置までの日数が短く済む。
レンタルのデメリットは？	長期利用では割高になる	月額単価がリースより高く、選べる機種も中古が中心。最低契約期間や最低保守料金の設定にも注意する。

この記事でわかること

• 複合機レンタルの仕組みと、契約期間や保守料金の考え方といった基本的な特徴
• リース・購入との違いを、期間・機種・審査・総額・会計処理の5つの観点で比較した結果
• 月額・日額・カウンター料金・初期費用に分けた料金の目安と、総額を試算する手順
• 複合機レンタルのメリット5つとデメリット4つ、そして自社に向いているかの見分け方
• 契約前に見積書と契約書で確認しておきたい5つのポイントと、納品までの流れ

レンタルとリース、どちらが自社に合うか迷っていませんか 株式会社ライドでは、利用予定期間と月間の印刷枚数をうかがったうえで、レンタルとリースの総額を同じ条件で並べた比較資料をご用意しています。導入方法を決めていない段階からご相談いただけます。 お問い合わせはこちら

複合機レンタルとは｜仕組みと契約の特徴

複合機のレンタルは、レンタル会社が自社で保有している機器を、利用者が必要な期間だけ借りる契約です。機器の所有権はレンタル会社にあり、契約は利用者とレンタル会社の2者間で完結します。

リースのようにリース会社が新たに機器を購入するわけではないため、手続きが簡単で、導入までの日数も短く済みます。

在庫として保有している機器を貸し出す仕組み

レンタル会社は、あらかじめ複数の機種を在庫として抱えています。利用者は、その中から条件に合うものを選んで借りることになります。

在庫からの貸し出しになるため、機種の指定はリースほど自由になりません。メーカーや年式、印刷速度などは、そのときの在庫状況に左右されます。

一方で、機器の管理責任はレンタル会社が負います。利用者の過失によらない故障であれば、代替機の提供を受けられるのが一般的です。

貸し出される機器に中古機が多い理由

レンタルで貸し出される複合機は、中古機が中心です。レンタル会社は同じ機器を複数の利用者に繰り返し貸し出すことで、投資を回収する仕組みになっています。

新品を短期間だけ貸すと採算が合わないため、結果として中古機が主力になります。前の利用者が返却した機器を整備し直し、次の利用者へ貸し出すという流れです。

中古であること自体が問題になるとは限りません。きちんと整備された機器であれば業務に支障はなく、印刷品質も新品と大きく変わらないケースがほとんどです。

ただし、最新機種に搭載されているクラウド連携や高度なセキュリティ機能を求める場合は、レンタルでは対応できないことがあります。

契約期間は1日単位から数年まで設定できる

契約期間の幅の広さが、レンタルの最も大きな特徴です。業者によっては1日単位から借りられ、月単位、年単位での契約にも対応しています。

短期であるほど1日あたりの単価は高く、長期になるほど月あたりの単価は下がるのが一般的です。イベント会場や選挙事務所のような数日間の利用から、移転までの数か月といった中期の利用まで対応できます。

ただし業者によっては最低契約期間が設定されており、4か月以上、6か月以上といった条件が付くこともあります。契約前に必ず確認しておきたい項目です。

保守料金は月額とは別に発生する

レンタル料金には、機器を借りる費用しか含まれていないのが一般的です。トナー代やメンテナンス費用は、カウンター保守として別に契約します。

月額レンタル料金だけを見て総額を判断すると、実際の支払額とずれが生じます。印刷1枚ごとのカウンター料金に加えて、月額最低保守料金が設定されている場合もあります。

見積書を受け取ったら、レンタル料金、カウンター単価、最低保守料金の3つが記載されているかを確認してください。

複合機レンタルとリース・購入の違いを5つの観点で比較

導入方法を選ぶうえで、レンタル、リース、購入の違いを整理しておくと判断がしやすくなります。ここでは5つの観点から比較します。

契約期間と中途解約の可否

リースは3年から7年程度の長期契約が前提で、原則として中途解約ができません。公益社団法人リース事業協会「リースの種類」でも、ファイナンス・リースは中途解約不能な取引と定義されています。

一方レンタルは、契約期間の途中で返却しても違約金が発生しないのが原則です。解約の通知期限は決まっているものの、リースのように残期間分の支払いを求められることはありません。

事業の見通しが立ちにくい時期や、機器が不要になる可能性がある場合には、この違いが大きく効いてきます。

借りられる機器が新品か中古か

リースは、利用者が選んだ新品の機器をリース会社が購入し、それを借りる形式です。そのためメーカーや機種、オプション構成を自由に指定できます。

レンタルは在庫からの貸し出しになるため、選べるのはレンタル会社が保有している中古機に限られます。特定のメーカーで揃えたい、最新の機能を使いたいといった要望には応えにくくなります。

購入であれば機種を自由に選べ、新品でも中古でも構いません。ただし初期費用の負担が3つの方法のなかで最も大きくなります。

審査の有無と導入までの日数

リース契約では、リース会社による与信審査があります。設立から間もない法人や個人事業主の場合、審査に時間がかかったり、通らなかったりすることがあります。

レンタルはリースほど厳しい審査を求められないケースが一般的で、申し込みから設置までの日数も短く済みます。在庫があれば数日で納品できる業者もあります。

急に複合機が必要になった、リースの審査が通らなかった、といった場面での現実的な選択肢になります。

月額料金と利用期間全体の総額

月額だけを比べると、レンタルのほうが高くなるのが一般的です。レンタル会社は短期での回収を前提に料金を設定しているためです。

利用期間が長くなるほど、レンタルとリースの総額の差は開いていきます。3年、5年と使い続ける前提であれば、リースのほうが安く収まる可能性が高くなります。

判断の材料になるのは、月額ではなく「使う予定の期間で支払う合計額」です。両方の見積もりを同じ期間で並べて比較してください。

会計処理と資産の扱い

レンタル料金は、支払った期間の費用として処理されます。資産計上や減価償却の手続きは不要で、経理の負担は軽くなります。

購入した場合は固定資産として計上し、減価償却を行います。国税庁の耐用年数表では、複写機やこれに類する事務機器の法定耐用年数は5年と定められています。

リースやレンタルであれば固定資産税の申告や動産保険の手続きも不要になるため、管理の手間という観点でも差が出ます。契約形態を決めるときは、経理体制も含めて検討してください。

同じ期間・同じ枚数で並べた見積もりをお出しします レンタルとリースは料金の出方が異なるため、提示された金額をそのまま比べても判断できません。ライドでは、想定される利用期間と印刷枚数を当てはめた総額の試算をお出ししています。数字で比べたい方はお声がけください。 お問い合わせはこちら

複合機レンタルの料金相場｜月額・日額・カウンター料金の目安

レンタルの費用は、レンタル料金、カウンター保守料金、初期費用の3つに分かれます。それぞれの目安を押さえておくと、提示された見積書が妥当かを判断しやすくなります。

月額レンタル料金の目安

A3カラー対応の標準的な機種であれば、月額7,500円から12,000円程度が一つの目安です。印刷速度が上がる中速機で18,000円前後、高速機になるとさらに高くなります。

同じクラスの機種でも、リースの月額より高く設定されているのが通常です。短期での貸し出しを前提にしている以上、単価に差が出るのは避けられません。

契約期間が長いほど月あたりの単価が下がる料金体系を採る業者が多いため、想定している利用期間を伝えたうえで見積もりを取ってください。

日額・短期プランの料金

数日間だけ使いたい場合は、日額のプランを用意している業者もあります。1日700円前後から、機種によっては1,500円程度が目安になります。

展示会やイベント、選挙事務所、期間限定の店舗といった用途では、日額プランのほうが割安になります。ただし配送費と設置費が別途かかるため、総額での比較が必要です。

利用日数が短いほど、レンタル料金より初期費用のほうが大きくなることもあります。見積もりは必ず一式で確認してください。

カウンター料金と月額最低保守料金

印刷にかかる費用は、レンタル料金とは別に発生します。カウンター単価はモノクロで5円前後、カラーで30円前後という水準を提示する業者もあり、リース契約のカウンター料金より高めに設定される傾向があります。

加えて、月額最低保守料金が設定されている場合があります。印刷枚数が少なくても、3,000円から8,000円程度の保守料金が毎月発生する仕組みです。

印刷枚数が多い会社では、この単価差が総額に大きく響きます。月間の印刷枚数を伝えたうえで、カウンター料金を含めた試算を出してもらってください。

初期費用として発生する項目

見落とされやすいのが初期費用です。配送費、設置作業費、ネットワーク接続や設定の作業費が、レンタル料金とは別にかかります。

エレベーターのない建物や搬入経路が狭い場合は、追加費用が発生することもあります。設置場所の条件は、見積もりを依頼する段階で伝えておくとよいでしょう。

返却時の引き取り費用が別途必要になる業者もあります。契約前に、開始時と終了時の両方の費用を確認してください。

レンタル料金が変わる4つの要因

同じ「複合機レンタル」でも、提示される金額には幅があります。差を生むのは主に4つの要因です。

1つ目は印刷速度です。毎分23枚前後の標準機、30枚前後の中速機、55枚以上の高速機と、速度が上がるほど月額は高くなります。2つ目は機器の年式で、新しい機種ほど単価は上がります。

3つ目は契約期間で、長期であるほど月あたりの単価は下がります。4つ目は在庫の状況で、需要が集中する時期には条件が悪くなることもあります。

見積もりを取るときは、必要な印刷速度と利用期間を具体的に伝えてください。条件が曖昧なままだと、実態に合わない機種の見積もりが出てきます。

総額を試算する手順

費用の項目が揃ったら、利用予定期間での総額を出します。計算の考え方は次のとおりです。

総額＝（月額レンタル料金×利用月数）＋（モノクロ単価×枚数＋カラー単価×枚数）×利用月数＋初期費用＋返却費用

この総額をリースの見積もりと同じ期間で並べれば、どちらが安いかは数字で判断できます。月額の比較だけでは、最低保守料金や初期費用の差が見えません。

カウンター料金と初期費用まで含めた総額をご提示します 月額だけの見積もりでは、実際にいくら支払うことになるのかが見えません。ライドでは、レンタル料金・カウンター料金・設置費用・返却費用まで含めた形でご案内しています。まずは今の印刷枚数をお聞かせください。 お問い合わせはこちら

複合機レンタルのメリット5つ

レンタルを選ぶ理由は、価格の安さではありません。契約の柔軟さと導入の早さにあります。順に見ていきます。

1. 必要な期間だけ使える

利用期間をあらかじめ決められる点が最大の利点です。数日から数か月といった、リースでは対応しにくい期間を埋められます。

事務所の移転までのつなぎ、繁忙期だけの増設、新規拠点の立ち上げ時など、期間が読める用途では無駄が出ません。使い終われば返却するだけで、機器の処分を考える必要もありません。

2. 途中で解約しても違約金がかからない

事業の状況が変わって複合機が不要になった場合、レンタルであれば返却できます。リースのように残期間分の支払いを求められることは原則ありません。

開業したばかりで先の見通しが立たない時期や、業態の変更が想定される場合には、この柔軟さが安心材料になります。

ただし解約の通知期限は業者ごとに決まっています。何日前までに連絡すればよいのかは、契約書で確認しておいてください。

3. 審査が簡易で導入が早い

リース契約に必要な与信審査が、レンタルでは不要または簡易で済むケースが多くなっています。設立直後の法人や個人事業主でも契約しやすい点は、実務上の大きな利点です。

在庫のある機種であれば、申し込みから数日で設置できる業者もあります。急に複合機が必要になった場面で頼りになります。

4. 保守と故障時の対応が含まれる

レンタルでも、カウンター保守を契約すればトナー代とメンテナンスが含まれます。利用者の過失によらない故障であれば、代替機に交換してもらえるのが一般的です。

機器の所有者はレンタル会社であるため、修理するか交換するかの判断もレンタル会社が行います。自社で修理業者を手配する手間はかかりません。

5. 資産管理や処分の手間がかからない

購入した複合機は固定資産として管理し、使い終われば処分する必要があります。産業廃棄物として処理するため、処分費用も発生します。

レンタルであれば期間満了時に返却するだけで済み、減価償却や固定資産税の管理も不要です。管理部門の負担を抑えられる点は、見えにくいものの実際に効いてくる利点です。

複合機レンタルのデメリット4つ

柔軟さの裏返しとして、いくつかの制約があります。契約前に把握しておきたい点を挙げます。

1. 長期利用では総額が割高になる

最も大きなデメリットがこれです。月額単価がリースより高いため、使う期間が長くなるほど支払総額の差は広がっていきます。

「いつまで使うか分からないから」という理由でレンタルを選ぶと、結果的に数年使い続けることになり、リースより高くついてしまうことがあります。

おおよその目安として、2年から3年を超えて使う見込みがあるなら、リースとの総額比較を行ってから決めたほうが安全です。

2. 選べる機種が限られる

在庫からの貸し出しになるため、機種の選択肢は狭くなります。メーカーの指定や、最新機能を求める要望には応えられないことがあります。

年式の古い機種であれば、印刷速度や給紙容量が現在の業務量に合わない可能性もあります。カタログ上のスペックを事前に確認してください。

複数拠点で機種を揃えたい場合も、在庫の状況によっては実現できないことがあります。

3. 最低契約期間と最低保守料金の設定がある

「いつでも解約できる」と説明されていても、最低契約期間が設定されていることがあります。4か月以上、6か月以上といった条件は珍しくありません。

印刷枚数が少ない月でも、月額最低保守料金は発生します。ほとんど使わない月があっても、一定額は毎月支払うことになります。

実際に何か月使う見込みなのか、月にどれくらい印刷するのかを整理してから、契約条件を確認してください。

4. 返却時の状態と費用の負担

返却する機器に破損や汚損があれば、修繕費を請求されることがあります。通常の使用による劣化は対象外ですが、その線引きは契約書の記載によります。

引き取り費用や、ネットワーク設定の撤去作業費が別途かかる業者もあります。契約時に終了時の費用まで確認しておけば、想定外の出費を避けられます。

利用期間が読めないときこそ、一度ご相談ください 1年で終わるのか3年続くのかで、選ぶべき契約は変わります。ライドではOA機器の導入支援に加えて通信環境の手配も扱っているため、拠点の立ち上げから撤退までを見据えたご提案が可能です。 お問い合わせはこちら

複合機レンタルが向いているケース・向かないケース

ここまでの内容を踏まえて、レンタルが適している状況とそうでない状況を整理します。

レンタルが向いているケース

利用期間があらかじめ決まっている場合が第一です。イベント、展示会、選挙事務所、工事現場の事務所、期間限定の店舗などが該当します。

移転や増床までのつなぎ、繁忙期だけの増設といった一時的な需要にも適しています。リース契約中の機器に加えて、期間限定で1台足すという使い方もできます。

設立直後でリースの与信審査が通りにくい、あるいは急いで複合機が必要という場面でも選択肢になります。事業が軌道に乗ってからリースへ切り替えるという進め方も可能です。

レンタルが向かないケース

3年以上使う見込みがある場合は、リースのほうが総額を抑えられる可能性が高くなります。長期利用を前提とするなら、月額の安さと機種選択の自由度でリースが優位です。

印刷枚数が多い会社も注意が必要です。カウンター単価がリースより高めに設定されていると、枚数が増えるほど差が広がっていきます。

特定のメーカーで統一したい、最新のセキュリティ機能やクラウド連携が必要といった要件がある場合も、レンタルでは対応が難しくなります。

判断の目安になる利用期間

明確な境目があるわけではありませんが、おおむね1年以内の利用ならレンタル、3年以上ならリースという整理が一つの目安になります。

1年から3年の間は、月間印刷枚数、機種への要望、資金状況によって答えが変わる領域です。この期間に該当する場合は、両方の見積もりを取って総額で比較してください。

判断に迷う場合は、想定される利用期間の下限と上限の両方で試算しておくと、負担の幅が見えてきます。

複合機レンタルの契約前に確認する5つのポイント

見積書と契約書を受け取ったら、次の5点を確認してください。あとから条件を変えることは難しいため、契約前の確認が結果を左右します。

1. 最低契約期間と解約通知の期限

最低契約期間が何か月なのか、解約する場合は何日前までに通知が必要なのかを最初に確認します。ここが曖昧なまま契約すると、返却したいときに追加の支払いが発生します。

自動更新の条項がある場合は、更新を断る際の手続きと期限も合わせて確認しておきます。

2. カウンター料金と保守の範囲

カウンター単価がモノクロ・カラーそれぞれいくらか、月額最低保守料金があるかどうかを確認します。

トナー代、定期メンテナンス、出張修理費、部品代のうちどこまでが含まれるのかも、書面で残してもらってください。口頭の説明だけでは、後から解釈の違いが生じます。

3. 初期費用と返却時の費用

配送費、設置作業費、ネットワーク設定費が見積書に含まれているかを確認します。含まれていない場合は、別途いくらかかるのかを聞いてください。

返却時の引き取り費用と、原状回復の条件も契約前に確認しておく項目です。開始時と終了時の両方を見て、はじめて総額が把握できます。

4. 機種の年式・状態と代替機の対応

貸し出される機器の年式、これまでの総印刷枚数、整備の内容を確認します。故障時に代替機が提供されるのか、その場合の対応日数はどれくらいかも重要な確認事項です。

業務が止まる時間を短くできるかどうかは、料金と同じくらい判断に影響します。安さだけで選ばないようにしてください。

5. 対応エリアと納品までの日数

レンタル業者には対応エリアがあります。設置場所が対応エリア外だと、そもそも契約できないか、追加の出張費が発生します。

在庫のある機種であれば数日で設置できますが、機種を指定すると納品までに時間がかかることもあります。必要な時期から逆算して、余裕をもって相談してください。

設置作業にパソコンとの接続設定が含まれるかどうかも、確認しておきたい項目です。含まれない場合は、自社で対応するか別途依頼することになります。

複合機レンタルの申し込みから返却までの流れ

実際に契約するときの手順を把握しておくと、必要な準備と所要日数が読めるようになります。

問い合わせから見積もりまで

最初に、利用期間、設置場所、必要な機能、月間の想定印刷枚数を伝えます。この4点が揃っていれば、業者側も具体的な機種と金額を提示できます。

見積書には、レンタル料金、カウンター単価、初期費用、返却費用が記載されているかを確認してください。項目が抜けていれば、その場で追記を依頼します。

申し込みと設置日の調整

条件が固まったら申込書を提出します。リースと違って与信審査が簡易なケースが多いため、手続きは短時間で終わることがほとんどです。

在庫が確保できれば設置日を調整します。搬入経路やエレベーターの有無、設置スペースの寸法を事前に共有しておくと、当日の作業が滞りません。

設置と利用開始

設置当日は、機器の搬入とネットワークへの接続、パソコンからの印刷設定までを行います。作業範囲は業者によって異なるため、どこまで対応してもらえるかを事前に確認しておきます。

利用開始後は、カウンターの検針方法も押さえておきます。自動送信に対応した機種であれば、毎月の報告作業は不要になります。

解約の連絡と返却

返却したい時期が決まったら、契約書で定められた期限までに連絡します。通知が遅れると、翌月分の料金が発生することがあります。

返却時は、機器内部に保存されたデータの取り扱いも確認してください。スキャンした書類やアドレス帳が本体に残っている場合があるため、消去の方法と実施者を決めておく必要があります。

まとめ｜複合機レンタルは利用期間で判断し、総額で比較する

複合機のレンタルは、レンタル会社が保有する機器を必要な期間だけ借りる契約です。中古機が中心になる代わりに、契約期間の設定が柔軟で、途中で返却しても違約金が原則かかりません。

一方で、月額単価はリースより高く、選べる機種も限られます。使う期間が長くなるほど総額の差は広がるため、利用期間の見込みが判断の分かれ目になります。

料金を比べるときは、月額だけでなくカウンター料金、初期費用、返却費用まで含めた総額で並べてください。おおむね1年以内ならレンタル、3年以上ならリースという整理を出発点に、自社の印刷枚数と機種への要望を重ねて判断すると迷いにくくなります。

契約前には、最低契約期間、解約通知の期限、保守の範囲、初期費用と返却費用の4点を書面で確認しておくことをおすすめします。

複合機の導入方法、条件の整理からご一緒します レンタル、リース、購入のどれが合うかは、利用期間と印刷枚数、資金状況によって変わります。株式会社ライドが、条件の整理から機種の選定、契約内容の確認までを一貫して対応します。 お問い合わせはこちら