複合機のコスト削減7つの方法｜カウンター料金の相場とコピー機リースのからくりを解説

複合機は、導入したあとも毎月ほぼ同じ金額を払い続ける設備です。そのため「こういうものだ」と思い込んだまま、契約内容を何年も見直していない会社は少なくありません。

ところが請求書を費目ごとに分解してみると、リース料金よりも保守料金であるカウンター料金のほうが大きく、しかも相場より高い単価のまま契約が続いているケースが数多く見つかります。

複合機のコスト削減は、印刷を我慢して枚数を減らすことではありません。コスト構造を把握したうえで単価と契約条件に手を入れれば、業務のやり方を変えないまま毎月の支払いを下げられます。

この記事では、複合機のコストの内訳から、削減効果の大きい順に取り組むべき方法、カウンター料金の相場、そして契約前に知っておきたいコピー機リースのからくりまでを順に整理しました。

確認したいポイント	結論	詳細
複合機のコストは何にかかっている？	リース料金と保守料金が中心	リース料金・カウンター料金・用紙代・電気代の4つに分かれ、支出の半分以上を印刷量に連動するカウンター料金が占めることが多い。
削減の前に確認する数字は？	請求書・印刷枚数・実質単価	直近3か月の請求書から月間印刷枚数とカラー比率を出し、1枚あたりの実質単価を算出すると無駄のある部分が見えてくる。
最も効果が大きい削減方法は？	カウンター単価の見直し	印刷枚数を減らす取り組みより、1枚あたりの単価を下げるほうが現場の負担がなく、効果も長く続きやすい。
カウンター料金の相場は？	モノクロ1〜2円台、カラー10〜15円	メーカーや月間印刷枚数によって変動する。相場の上限を超えている場合は契約を見直す余地があると考えてよい。
コピー機リースのからくりとは？	月額を安く見せて保守で回収する	リース料金を低く提示し、カウンター単価を高く設定して総額で利益を確保する手法が代表例。総額で比較すれば見抜ける。

この記事でわかること

• 複合機のコストがどの費目にいくらかかっているかの内訳と、5年間のトータルコストの計算方法
• 削減に着手する前に確認しておくべき3つの数字と、手元の請求書からの読み取り方
• 効果が大きい順に並べた複合機のコスト削減方法7つと、それぞれを実行するときの手順
• モノクロ・カラー別のカウンター料金の相場と、単価交渉を有利に進めるための進め方
• コピー機リースのからくりの正体と、契約前に見積書で確認したい5つのチェックポイント

今の複合機の契約、相場と比べたことはありますか 株式会社ライドでは、現在の請求書と印刷実態をもとに、カウンター単価やリース条件がどの水準にあるかを整理したうえで見直し案をご提案しています。契約書と直近の請求書をご用意いただくだけで、どこに無駄が残っているかを確認できます。 お問い合わせはこちら

複合機のコストは何にかかっているのか｜4つの内訳に分解する

複合機のコスト削減に取り組むとき、最初にやるべきことは削減方法を探すことではありません。自社の複合機に、どの費目でいくらかかっているのかを分解することが出発点になります。

構造を把握しないまま値下げ交渉に入っても、金額の小さい費目に時間をかけてしまい、成果が出ないまま終わります。複合機にかかる費用は、大きく次の4つに分かれます。

リース料金は「機器本体＋初期費用」の分割払い

リース料金は、複合機本体の価格に設置工事費や搬入費、リース会社の金利、固定資産税、保険料などを加えた金額を、契約期間の月数で割ったものです。

つまり月額料金は、本体価格そのものではなく「総額を何回に分けて払うか」で決まります。同じ機種でも契約期間が5年か7年かで月額は大きく変わり、月額が安い契約ほど総額は高くなることも珍しくありません。

中小企業向けのA3カラー複合機であれば、月額7,000円から15,000円程度が一つの水準です。高速機や大量給紙、ホチキス止めなどのフィニッシャーを付けると、月額20,000円を超える場合もあります。

月額だけを見て安いと判断するのではなく、月額に契約月数を掛けた総額を出してから比較してください。

カウンター料金は印刷1枚ごとに発生する従量課金

カウンター料金は、印刷やコピーを1枚出力するたびに発生する保守料金です。トナー代、定期メンテナンス、故障時の修理対応がこの料金に含まれるのが一般的です。

複合機に関する支出のうち、半分以上をカウンター料金が占めるケースは珍しくありません。印刷量が多い会社ほど、この比率は高くなっていきます。

カウンター料金は「単価×印刷枚数」で決まります。したがって削減の方向性は、単価を下げるか、枚数を減らすかの2つしかありません。

このうち枚数の削減は現場の負担を伴うため、効果が長続きしにくいという弱点があります。先に手を付けるべきは単価のほうです。

保守契約の種類によって費用の出方が変わる

保守契約には、カウンター保守のほかにキットトナー保守やスポット保守があります。どれを選ぶかで、費用の発生の仕方が変わります。

カウンター保守は枚数に応じて課金される代わりに、トナー代と修理費が含まれます。キットトナー保守は専用トナーを購入する形式で、トナー代に保守費が含まれ、印刷枚数が少ない会社に向いています。

スポット保守は故障のたびに実費を支払う形式で、主に中古機で選ばれます。月間の印刷枚数が数百枚程度しかないのにカウンター保守を続けている場合、契約形態そのものが実態に合っていない可能性があります。

用紙代・電気代・スペースなどの周辺コスト

見落とされやすいのが用紙代と電気代です。1枚あたり、1台あたりの金額は小さくても、年間で積み上げると無視できない金額になります。

用紙は購入ルートと発注ロットを見直すだけで単価が変わります。電気代は、待機時の消費電力が小さい機種に入れ替えることで下がる場合があります。

複数のプリンターやFAX機を別々に置いている場合は、それぞれに消耗品費と設置スペース、管理の手間がかかっています。機器を複合機1台に集約すること自体がコスト削減になります。

5年間のトータルコストで比較する

費目を分解できたら、契約期間全体の総額を出します。計算の考え方は次のとおりです。

トータルコスト＝（月額リース料金×契約月数）＋（モノクロ単価×モノクロ枚数＋カラー単価×カラー枚数）×契約月数＋用紙代・電気代

月額だけの比較では、カウンター料金が高く設定された契約を見抜けません。5年契約なら60か月分、7年契約なら84か月分で並べて比較すると、どの提案が本当に安いのかがはっきりします。

複合機のコスト削減を始める前に確認する3つの数字

削減方法を選ぶ前に、自社の現状を数字で押さえます。ここを飛ばすと、業者から提案された内容が妥当かどうかを判断できません。

必要な数字は3つだけです。いずれも手元の請求書と複合機本体から読み取れます。

直近3か月の請求書で費目ごとの金額を確認する

まず、直近3か月分の請求書を並べます。リース料金、カウンター料金、その他の費目に分けて、それぞれの金額を書き出してください。

「毎月およそ○万円」という認識のまま放置していると、カウンター料金が膨らんでいることに気づけません。3か月分を見れば、月による変動の幅も把握できます。

このとき、リース会社と保守を担当する販売店が別になっているかどうかも確認します。請求元が分かれている場合、交渉の相手も分かれることになります。

月間印刷枚数とカラー比率を出す

次に、モノクロとカラーそれぞれの月間印刷枚数を確認します。カウンター保守であれば、請求書に枚数が記載されているはずです。

記載がない場合は、複合機本体の操作パネルからカウンタ情報を出力できます。カラー比率が全体の2割を超えている会社は、印刷内容の見直しだけで大きな削減余地があります。

社内で回覧するだけの資料までカラーで出力されているケースは多く、この比率は比較的下げやすい数字です。

1枚あたりの実質単価を計算する

最後に、月々の総支払額を月間印刷枚数で割った実質単価を出します。計算式は「（月額リース料金＋カウンター料金）÷月間印刷枚数」です。

たとえば月額リース12,000円、カウンター料金18,000円、印刷枚数3,000枚であれば、実質単価は10円になります。この数字が相場と比べて高いかどうかが、見直しの判断材料になります。

印刷枚数が少ないのに高機能な機種を契約している会社では、実質単価が20円を超えることもあります。この場合は機種のダウングレードや保守契約の変更が有効です。

自社の実質単価が高いのか安いのか、判断できないときは 月間印刷枚数やカラー比率を出したものの、その数字が妥当かどうかは他社との比較がなければ判断できません。ライドでは複数メーカーの条件を扱っているため、同じ条件に揃えた比較材料をご用意できます。まずは現状の数字をお聞かせください。 お問い合わせはこちら

複合機のコスト削減方法7選｜効果が大きい順に解説

ここからは具体的な削減方法を、効果が大きい順に並べます。上から順に検討していくと、少ない手間で大きな成果を得やすくなります。

1. カウンター単価を見直して交渉する

最も効果が大きいのがカウンター単価の見直しです。単価が1円下がれば、月3,000枚印刷している会社では月3,000円、5年間で18万円の差になります。

現場のやり方を一切変えずに削減できるため、真っ先に取り組む価値があります。交渉の材料になるのは、他社から取り寄せた見積書と、自社の印刷枚数の実績です。

印刷枚数が多いほど単価は下げやすくなります。リース契約の更新時期でなくても、保守契約の見直しであれば相談に応じてもらえる場合があります。

2. カラー印刷をモノクロ・2色印刷に切り替える

カラー1枚とモノクロ1枚では、単価に10倍前後の差があります。社内向け資料をモノクロに切り替えるだけで、カウンター料金は目に見えて下がります。

「社外提出物はカラー、社内資料はモノクロ」といった基準を決め、複合機とプリンタドライバの初期設定をモノクロにしておくと定着しやすくなります。

モノクロでは見づらくなる資料には、2色印刷という選択肢もあります。配色と設定を工夫すればモノクロより見やすく、フルカラーより単価を抑えられます。

3. 両面印刷・集約印刷を標準設定にする

両面印刷にすれば、用紙の使用量は単純に半分になります。2ページ分を1枚にまとめる集約印刷を併用すれば、さらに減らせます。

ただしカウンター料金は面数で課金されるため、両面印刷にしてもカウンター料金が半分になるわけではありません。ここで下がるのは用紙代と、書類の保管にかかるコストです。

効果を確実にするには、プリンタドライバの初期設定を両面・集約に変更しておきます。個人の操作任せにすると、設定はいつの間にか元に戻ってしまいます。

4. オンデマンド印刷でミスプリントを減らす

印刷指示をいったん複合機に蓄積し、指示した本人が複合機の前で操作したときだけ出力される仕組みが、オンデマンド印刷です。

放置される印刷物や、設定を間違えたことによる刷り直しが減るため、用紙代とカウンター料金の両方に効きます。複合機の画面で部数や両面設定を変更できる点も、無駄の抑制につながります。

他人の資料を取り違えて持ち帰るリスクも下がるため、情報漏えい対策としても機能します。コスト削減とセキュリティ強化を同時に進められる方法です。

5. 機種のスペックと台数を使用実態に合わせる

高機能な機種ほどリース料金は高くなります。使っていない機能に毎月お金を払っていないかを確認してください。

判断の基準になるのは、月間印刷枚数、必要な用紙サイズ、フィニッシャーなどのオプションの使用頻度です。A3をほとんど使っていないのにA3対応機を契約している、という状態は珍しくありません。

台数も見直しの対象です。フロアごとに複数台を置いていても稼働率が低ければ、集約して台数を減らしたほうが総額は下がります。

逆に、1台に集中しすぎて待ち時間が発生している場合は、安価なA4プリンターを補助的に置くほうが合理的です。スペックは高くも低くもせず、実態に合わせるという発想が必要です。

6. 複数拠点の契約を集約する

拠点ごとに別々の販売店と契約している会社では、拠点によってカウンター単価がばらついていることがよくあります。

契約を1社に集約すれば、まとめて交渉することでスケールメリットが働きます。管理する請求書の数も減るため、経理業務の負担も軽くなります。

集約する際は、拠点ごとの印刷枚数、機種、契約満了時期を一覧にしてから交渉に臨むと、条件を揃えやすくなります。満了時期がばらついている場合は、順次切り替える計画を立てます。

7. ペーパーレス化で印刷量そのものを減らす

最後は印刷量そのものの削減です。効果が出るまでに時間はかかりますが、定着すれば継続的に効きます。

会議資料の画面共有への切り替え、複合機のスキャン機能を使った書類の電子化、社内共有のクラウド化などが該当します。複合機を「印刷する機械」から「紙をデータに変える機械」として使う発想です。

国税庁の電子帳簿等保存制度では、請求書や領収書といった書類をスキャナ保存できる仕組みが整えられています。対象となる書類や保存の要件は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで確認できます。

紙で保管していた書類を電子化できれば、印刷量だけでなく、書庫やキャビネットにかかる保管コストも下がります。

どの削減方法から着手すべきか、優先順位を一緒に整理します 削減方法は数多くありますが、会社の規模や印刷量によって効果の出る順番は変わります。ライドではOA機器の導入支援に加えて通信環境の見直しも扱っているため、オフィス全体の固定費という視点でご提案が可能です。 お問い合わせはこちら

カウンター料金の相場｜モノクロ・カラー別の目安と契約の見抜き方

自社の単価が高いのか安いのかは、相場と比べなければ判断できません。ここでは目安になる水準と、相場から外れやすい典型的なパターンを整理します。

モノクロ・カラーの単価水準

一般的な目安として、モノクロは1枚あたり1円から2円台、カラーは10円から15円程度とされています。フルカラーで15円から25円という水準が提示されることもあります。

幅があるのは、メーカーや機種、月間印刷枚数、契約するボリュームによって条件が変わるためです。印刷枚数が多いほど単価は下がりやすく、枚数が少ない会社ほど高めの単価を提示されます。

自社の単価がこの範囲の上限に近い、あるいは超えている場合は、見直しの余地があると考えてよいでしょう。逆に極端に安い単価が提示されている場合は、保守の範囲が狭められていないかを確認します。

相場より高い契約になりやすい典型パターン

1つ目は、月額リース料金の安さだけで契約したケースです。リース料金を抑える代わりにカウンター単価を高く設定する提案は、印刷量が多いほど不利になります。

2つ目は、同じ販売店で機器を入れ替えたケースです。買い替えのタイミングでカウンター単価だけが上がっていても、月々の合計額が変わらなければ気づきにくくなります。

3つ目は、見積書にカウンター単価が明記されていないケースです。記載がなければ他社と比較のしようがなく、サポートを受けた際に追加請求が発生することもあります。

単価交渉を進める手順

交渉の前に、月間印刷枚数、カラー比率、現在のカウンター単価、契約満了時期の4点を整理します。この情報が揃っていれば、業者側も具体的な条件を出しやすくなります。

次に、複数社から相見積もりを取ります。このとき、同じ条件を提示して比較することが重要です。機種クラス、想定印刷枚数、契約期間が揃っていない見積書は、そもそも比較になりません。

見積書を受け取ったら、月額ではなく契約期間の総額で並べます。そのうえで、最も条件の良い提案を材料に現在の業者へ相談すると、単価の見直しに応じてもらえる場合があります。

交渉が難しい場合でも、契約満了に合わせて他社へ切り替えるという選択肢は残ります。切り替えを前提に動けること自体が、交渉の材料になります。

コピー機リースのからくりとは｜見積書で確認する5つのポイント

「コピー機リース からくり」という言葉が検索される背景には、契約したあとに想定より支払いが多かった、という経験があります。

からくりといっても、違法な手口ばかりではありません。多くは仕組みを知らないまま契約したために、不利な条件を受け入れてしまったというものです。構造を理解すれば、見積書の段階で見抜けます。

からくり1. リース料金を安く見せてカウンター料金で回収する

最も多いのがこのパターンです。月額リース料金を相場より低く提示し、カウンター単価を高めに設定することで、契約期間全体の利益を確保します。

月額の数字だけを見ると安く感じますが、印刷枚数が多い会社ほど支払総額は膨らみます。月3,000枚印刷する会社でカラー単価が5円高ければ、それだけで月々の負担は大きく変わります。

対策は単純で、リース料金とカウンター料金を合算した総額で比較することです。自社の月間印刷枚数を当てはめて、契約期間分のシミュレーションを出してもらってください。

からくり2. リース期間を長くして月額を下げる

リース期間を5年から7年、8年へと延ばせば、月額は下がります。ただし支払い回数が増えるため、総額はむしろ増えることになります。

リース期間が長いということは、その期間ずっと同じ機器を使い続け、同じ金額を払い続けるということです。途中で業務量や働き方が変わっても、契約だけは残ります。

複合機の法定耐用年数は5年です。契約期間はこの年数を一つの基準として考え、7年や8年の契約を提示された場合は、その期間にする理由を確認してください。

からくり3. 再リースや買い替えの際に単価が上がっている

機器本体の支払いが終われば、本来はその分のリース料金は下がります。ところが、このタイミングでカウンター単価を引き上げ、月々の合計支払額を変えないという提案がされることがあります。

合計額が同じであるため気づきにくいのですが、内訳を見ると保守料金だけが不自然に上がっているという状態です。悪質なケースでは、値上げの説明そのものがありません。

継続契約や買い替えの際も、必ず新しい見積書を取り、前回の単価と並べて確認してください。同じ販売店、同じメーカーであっても、単価は変わっている可能性があります。

からくり4. 保守内容が見積書に明記されていない

カウンター料金に何が含まれるかは、契約によって異なります。トナー代、定期メンテナンス、出張修理費、部品代のうち、どこまでが含まれるのかを確認する必要があります。

見積書に保守範囲とカウンター単価の記載がない場合、サポートを受けた際に追加料金を請求される可能性があります。ドラムや定着ユニットといった高額な消耗部品の扱いは、特に確認しておきたい項目です。

口頭の説明だけで済ませず、書面に残してもらってください。質問への回答が曖昧だったり、書面化を渋ったりする業者は、その対応自体が判断材料になります。

からくり5. 中途解約できないことを理解しないまま契約する

複合機のリースの多くは、ファイナンス・リースに該当します。公益社団法人リース事業協会「リースの種類」によれば、ファイナンス・リースは中途解約ができず、リース会社が契約に要した資金のほぼ全額をリース料として支払う取引と定義されています。

つまり、契約後に「思ったより使わない」と気づいても、残りのリース料は原則として支払う必要があります。解約を申し出た場合は、残リース料に相当する規定損害金を求められるのが一般的です。

契約期間を決める段階で、事業の見通しと合っているかを慎重に判断してください。移転や人員の増減が見込まれる場合は、期間を短めに設定するほうが結果的に安くつくこともあります。

見積書の内容に不安があるなら、契約前にご相談ください リース期間、カウンター単価、保守範囲の記載を確認すれば、からくりの多くは契約前に見抜けます。ライドでは、他社からの提案内容を一緒に確認したうえで、条件が妥当かどうかを整理するお手伝いをしています。判断に迷う段階でお声がけください。 お問い合わせはこちら

リース・購入・レンタルの違いとコスト削減から見た選び方

複合機の導入方法はリースだけではありません。それぞれ費用の発生の仕方が異なるため、自社の状況に合う形式を選ぶこと自体がコスト削減につながります。

リースが向いているケース

初期費用を抑えたい場合は、リースが有力な選択肢になります。数十万円から百万円を超える本体価格を一括で用意する必要がなく、月額の定額払いになるため予算管理もしやすくなります。

リース料金は経費として処理でき、固定資産税の申告や動産保険の手続きもリース会社が行います。管理の手間が減る点も利点です。

一方で、金利や諸費用が上乗せされるため総額では購入より高くなり、中途解約ができないという制約があります。

購入が向いているケース

同じ機器を長く使う予定があり、資金に余裕があるなら購入が有利になりやすいです。金利負担がない分、総額は抑えられます。

ただし購入後も保守契約は別途必要になる点は押さえておいてください。本体を買えば維持費がかからなくなるわけではなく、トナー代や修理費は発生し続けます。

減価償却や固定資産税の管理は自社で行うことになります。経理の体制と合わせて検討してください。

中古機・レンタルという選択肢

印刷枚数が少ない、あるいは使用期間が限られている場合は、中古機やレンタルも検討に値します。

中古機は初期費用を大きく抑えられます。ただし保守がスポット契約になることが多く、故障時の修理費が都度発生する点は考慮が必要です。導入コストと修理リスクのバランスで判断します。

レンタルは短期間の利用に向いており、契約期間の縛りが緩い代わりに月額は高めに設定されています。期間限定の拠点やイベントなどで選ばれる形式です。

複合機のコスト削減を進めるときの注意点

削減に取り組む際、やり方を間違えると効果が続かなかったり、かえって別のコストが増えたりします。押さえておきたい点を3つ挙げます。

印刷枚数の削減だけに頼らない

印刷を減らす取り組みは、現場に我慢を求めることになります。最初の数か月は効果が出ても、業務が忙しくなれば元に戻りやすいのが実情です。

継続的に効くのは、単価と契約条件の見直しです。仕組みとして下げた分は、担当者が入れ替わっても維持されます。枚数の削減は、あくまで補助的な施策として位置づけてください。

保守品質を落とすと結果的に高くつく

単価の安さだけで業者を選ぶと、故障時の対応が遅れて業務が止まることがあります。複合機が使えない時間は、そのまま業務の停滞につながります。

対応エリア、駆けつけまでの時間、代替機の有無、部品の在庫状況を確認したうえで単価を比較してください。安さと対応品質は、切り離さずに見るべき項目です。

契約満了の3〜6か月前から動く

リース満了の直前は、選択肢が限られます。時間がないと相見積もりを取れず、提示された条件をそのまま受け入れることになりがちです。

契約満了日と再リースの通知時期を確認し、3〜6か月前から準備を始めてください。余裕があるほど、比較検討できる幅は広がります。

自動更新の条項がある契約では、更新を断る場合の通知期限も忘れずに確認します。期限を過ぎると、意図せず契約が延長されることがあります。

まとめ｜複合機のコスト削減はカウンター料金と契約条件の見直しから

複合機のコスト削減で成果を出すには、進める順番があります。まず請求書を分解して費目ごとの金額を把握し、月間印刷枚数とカラー比率、1枚あたりの実質単価を出すところから始めます。

そのうえで、効果の大きいカウンター単価の見直しに着手します。カラー印刷の抑制、両面・集約印刷の標準化、機種と台数の最適化、拠点の契約集約と続けていけば、業務のやり方を大きく変えずに毎月の支払いを下げられます。

コピー機リースのからくりも、仕組みを知っていれば見積書の段階で見抜けます。月額ではなく契約期間の総額で比較し、カウンター単価と保守範囲が書面に明記されているかを確認してください。

契約は一度結ぶと数年間続きます。だからこそ、契約前の確認と、満了前の見直しに時間をかける価値があります。

複合機のコスト削減、まずは現状の把握からご一緒します 契約は一度結ぶと数年間続きます。だからこそ、今の条件が適正かどうかを早い段階で確認しておくことに意味があります。株式会社ライドが、請求書の分解から機種選定、契約条件の比較まで対応します。 お問い合わせはこちら