複合機を格安で導入する方法｜価格相場・安く抑えるコツ・業者選びの注意点

「複合機を導入したいけれど、なるべく費用を抑えたい」――起業や事務所の開設、機器の入れ替えを検討するとき、できるだけ格安で複合機を導入したいと考えるのは当然のことです。しかし、業務用複合機は新品で100万円を超えるモデルも珍しくなく、価格の高さに驚く方も多いのではないでしょうか。

実は、複合機の導入コストを抑える方法は複数あります。中古品の購入やリース契約の活用、相見積もりによる価格交渉など、正しい知識を持って比較検討すれば、品質を落とさずに大幅なコスト削減が可能です。本記事では、複合機の価格相場から格安導入の具体的な方法、安さだけで選んではいけない理由、信頼できる業者の見分け方まで、まとめて解説します。

確認したいポイント	結論	詳細
複合機の価格相場はどれくらい？	新品100～200万円、中古3～30万円	新品A3カラー複合機の定価は100～200万円ですが、リースなら月額数千円～で導入できます。中古は3～30万円が相場です。
格安で導入する方法は？	中古購入・リース・レンタルの3つ	中古品の購入、リース契約、レンタル契約の3つが代表的な方法です。それぞれ初期費用と月額費用のバランスが異なります。
中古複合機は品質に問題ない？	信頼できる販売店なら安心	整備・クリーニング済みの中古品を扱う専門店なら品質は十分です。カウンター数や保守対応年数を確認しましょう。
リース契約の月額料金の相場は？	月額5千～2万円程度	印刷速度25～30枚クラスのA3カラー複合機の場合、5年リースで月額7千～1.5万円程度が目安です。
カウンター料金も含めた総コストは？	リース料＋カウンター料金が基本	複合機のコストは本体のリース料とカウンター料金の二階建て構造。5年間のトータルで比較することが重要です。
安さだけで選ぶリスクはある？	保守品質やダウンタイムに注意	価格だけで選ぶと、故障対応が遅い・サポートが不十分といったリスクがあります。保守体制も含めた判断が必要です。
格安業者を見分けるポイントは？	見積もりの内訳と実績を確認	「月々○○円～」の表記に惑わされず、リース料・カウンター単価・保守内容の内訳を必ず確認しましょう。
導入時に使える補助金はある？	IT導入補助金等が活用可能	中小企業庁のデジタル化・AI導入補助金など、ITツール導入費用の一部を補助してもらえる制度があります。

この記事でわかること

• 業務用複合機の新品・中古・リース・レンタルごとの価格相場
• 初期費用とランニングコストの両面から格安に導入する具体的な方法
• 中古複合機を選ぶ際にチェックすべきポイントと注意点
• 「月々○○円～」の表記に惑わされない格安業者の見分け方
• 安さだけで選んだ場合に起こりうるリスクとその回避策

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複合機の価格相場を把握する

複合機を格安で導入するには、まず相場を正しく把握することが出発点です。新品・中古・リース・レンタルの4つの導入方法で、それぞれ費用感が大きく異なります。

新品の価格相場

オフィスで一般的に使われるA3対応カラー複合機の新品価格は、定価で100万～200万円程度が相場です。印刷速度が毎分20枚程度のエントリーモデルなら100万円前後、毎分40～50枚の高速モデルになると150万～250万円以上になることもあります。

ただし、新品の複合機は定価で購入するケースはほとんどなく、販売店を通じた値引きやリース契約を利用するのが一般的です。販売店によっては定価から50～80%程度の割引を提示することもあり、実際の購入価格は定価よりも大幅に安くなります。

中古の価格相場

中古複合機の価格は、年式やカウンター数、機種のグレードによって大きく変動しますが、3万～30万円程度が一般的な相場です。型落ちモデルであれば10万円以下で購入できるケースもあり、新品と比べて初期費用を大幅に抑えられます。

ただし、年式が古すぎると保守部品の供給が終了していたり、メンテナンス対応ができなくなったりするリスクがあります。安さだけで飛びつかず、保守契約が結べるかどうかを必ず確認してから購入しましょう。

リース契約の月額相場

リース契約は初期費用ゼロで新品の複合機を導入できるため、多くの企業が利用しています。印刷速度25～30枚クラスのA3カラー複合機の場合、5年リースで月額7,000円～15,000円程度が相場です。

リース料金は契約期間やオプションの有無、販売店の仕入れ条件によって変わるため、複数社から見積もりを取って比較することが重要です。なお、リース料にはカウンター保守料金は含まれないのが一般的で、別途月額のカウンター料金が発生します。

リース料金を見る際に注意したいのが契約期間です。同じ機種でも3年リースと6年リースでは月額が大きく異なります。契約期間を長くすれば月額は安くなりますが、支払総額は増えるうえ、途中解約ができないリスクもあるため、コストと柔軟性のバランスを見て期間を決めましょう。

レンタル契約の月額相場

レンタル契約は、短期利用やリース審査が通りにくい場合の選択肢です。月額料金はリースよりやや高めで、月額1万～3万円程度が相場ですが、カウンター料金やメンテナンス費用が込みのプランもあり、トータルコストはわかりやすくなります。途中解約ができる柔軟性も魅力です。

レンタルは起業直後でリース審査に不安がある場合や、短期プロジェクトやイベントで一時的に複合機が必要な場合に適しています。レンタル期間中に印刷枚数やスペックの過不足が見えてきたら、そのまま本契約としてリースに切り替えることも可能な業者があるため、まずはレンタルで試してからリースに移行するという段階的な導入方法も検討してみてください。

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複合機を格安で導入する5つの方法

中古複合機を購入する

初期費用を最小限に抑えたいなら、中古複合機の購入が最も効果的です。新品の半額以下、場合によっては10万円以下で業務用A3カラー複合機を手に入れられるケースもあります。

中古複合機を選ぶ際は、カウンター数（総印刷枚数）が少ないものを選ぶこと、製造終了から7年以内の機種を選ぶこと（保守部品の供給期限の目安）、信頼できる販売店でカウンター保守契約を付けて購入することの3点がポイントです。整備・クリーニング済みの中古品を扱う専門店であれば、品質面での不安は大きく軽減されます。

中古複合機のメリットは初期費用の安さだけではありません。カウンター保守契約を付けずにスポット保守で運用する選択も可能なため、印刷枚数が極端に少ないオフィスでは月々の固定費をさらに抑えることができます。ただし、スポット保守の場合は故障時に修理費が実費となるため、印刷頻度と修理リスクのバランスを見て保守方法を決めることが大切です。

リース契約で初期費用をゼロにする

リース契約を利用すれば、初期費用ゼロで新品の複合機を導入できます。月々のリース料として分割払いになるため、まとまった資金が用意できない起業時やキャッシュフローを安定させたい場合に適した方法です。

リース料を安くするには、印刷速度が控えめなエントリーモデルを選ぶこと、不要なオプション（フィニッシャーや大容量トレイなど）を外すこと、複数の販売店から相見積もりを取ることが効果的です。同じ機種でも販売店によってリース料金に差が出るため、最低2～3社からの見積もりは必須です。

リース契約のもうひとつの大きなメリットは、リース料を経費として計上できる点です。購入の場合は資産計上のうえ5年間で減価償却する必要がありますが、リースなら月々のリース料をそのまま経費処理できるため、会計処理がシンプルになり、経理担当者の負担も軽減されます。

また、リース契約にはカウンター保守契約が付帯するケースがほとんどです。保守契約に加入していれば、故障時の修理代やトナー交換費用が月々のカウンター料金に含まれるため、予期せぬ出費が発生しにくく、毎月のコストを安定させることができます。

相見積もりでカウンター単価を下げる

複合機のコストはリース料だけでなく、印刷1枚ごとに発生するカウンター料金との合計（トータルコスト）で判断することが重要です。カウンター単価はモノクロ1枚あたり1.5～3円、カラー1枚あたり12～25円が相場ですが、相見積もりを取ることで10～30%程度下がることも珍しくありません。

見積もりを依頼する際は、リース料金とカウンター単価の両方を提示してもらい、月間の想定印刷枚数をもとに5年間のトータルコストを算出して比較しましょう。本体が安くてもカウンター単価が高ければ、長期的には割高になる場合があります。

相見積もりを取る際のコツとして、メーカー系の代理店と独立系の販売店の両方から見積もりを取る方法があります。メーカー系は保守体制が安定している反面やや割高、独立系は価格交渉がしやすい反面保守範囲の確認が必要、といった特徴があります。両者を比較することで、価格とサービスのバランスが見えやすくなります。

スペックの最適化で無駄を省く

複合機の価格は印刷速度やオプション機能の有無によって大きく変わります。月間の印刷枚数が500枚程度のオフィスに毎分50枚の高速機を導入するのは明らかにオーバースペックです。自社の利用状況に合ったスペックの機種を選ぶことが、格安導入の基本です。

たとえば、印刷枚数が少ないオフィスなら毎分20～25枚クラスのエントリーモデルで十分です。FAXを使わないのであればFAXキットを外す、ホチキス止め機能が不要ならフィニッシャーを付けないなど、使わない機能を省くことでリース料金を抑えられます。

入れ替え時に旧機の下取り・買取を活用する

既存の複合機を入れ替える場合は、旧機の下取りや買取サービスを活用すれば、新しい複合機の導入費用に充てることができます。販売店によっては、新機種の導入と同時に旧機を無料で引き取ってくれるキャンペーンを実施していることもあるため、見積もり時に確認してみましょう。

旧機がまだ動作する状態であれば、OA機器専門の買取業者に売却するという方法もあります。買取金額は機種や状態によって異なりますが、数千円～数万円程度の売却益が得られるケースもあります。処分費用がかかるはずの旧機を現金化できれば、新機種の導入コストを実質的に下げられるため、一石二鳥です。

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安さだけで複合機を選んではいけない理由

保守・サポート品質が低いと業務に支障が出る

価格が安い複合機を提供している業者の中には、保守体制やサポート品質が十分でないケースがあります。複合機が故障して1日業務が止まった場合の損失は、カウンター単価の差額で節約できる金額をはるかに上回ることがほとんどです。

格安の複合機を検討する際は、故障時の対応スピード（当日対応か翌営業日か）、対応エリア、トナーの供給体制なども含めて評価しましょう。安さと引き換えにサポートが犠牲になっていないかを見極めることが大切です。

メーカーの正規代理店やメーカー認定のサービス拠点を持つ販売店であれば、故障時に純正部品を使った迅速な修理対応が期待できます。逆に、保守拠点が遠方にしかない業者や、メーカーとの連携が弱い業者を選ぶと、修理完了まで数日かかるケースもあるため注意が必要です。

「月々○○円～」の表記に注意する

複合機の広告でよく見かける「月々2,000円～」「月額3,000円～」といった表記は、A4モノクロ専用機で最長リース期間を組んだ場合の最安値であることが多く、実際にA3カラー複合機を導入すると月額7,000～15,000円程度になるのが一般的です。

また、リース料だけが安くてもカウンター単価が相場より高く設定されている場合は、トータルコストでは割高になります。見積もり時には必ず「リース料」「カウンター単価」「保守内容」「初期費用の有無」の4項目を確認し、内訳が不明瞭な業者は避けるようにしてください。信頼できる業者は見積もりの段階で費用の内訳を丁寧に説明してくれるため、質問に対して曖昧な回答しか返ってこない業者や、契約を急かしてくる業者は避けたほうが無難です。

契約期間と途中解約のリスクを確認する

リース契約は原則として途中解約ができず、解約する場合は残リース料相当の違約金が発生します。格安なリース料に惹かれて長期契約を結んだものの、業務縮小や移転でリースが負担になるケースもあるため、契約期間は慎重に判断しましょう。

一般的なリース期間は3～6年ですが、安い月額料金を実現するために7年契約を提案してくる業者もあります。契約期間が長いほど月額は安くなりますが、途中で機器のスペック不足や故障頻度の増加に悩まされる可能性が高まります。5年程度を目安にするのが無難です。

複合機の導入に使える補助金・助成金

複合機の導入費用をさらに抑えたい場合は、国の補助金制度を活用できる可能性があります。中小企業庁が実施する「デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）」では、業務効率化を目的としたITツールの導入費用の最大3/4が補助されます。

複合機そのもの（ハードウェア）が補助対象になるかどうかは申請枠によって異なりますが、クラウドストレージや文書管理ソフトウェアなど、複合機と連携するITツールが補助対象になるケースは十分にあります。導入費用の一部を補助金で賄えれば、実質的な負担を大きく軽減できます。

また、自治体独自の創業支援助成金や、設備投資に対する補助制度を設けている地域もあります。起業時に複合機を含むOA機器を一式揃える場合は、こうした地域の支援制度も併せて調べておくと、さらにコストを抑えられる可能性があります。

補助金の最新情報や申請方法については、経済産業省 中小企業庁の公式ページ（https://mirasapo-plus.go.jp/subsidy/ithojo/）をご確認ください。

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まとめ

複合機を格安で導入するには、中古品の購入、リース契約の活用、相見積もりによるカウンター単価の交渉、スペックの最適化、旧機の下取り活用など、複数の方法を組み合わせることが効果的です。

新品A3カラー複合機の定価は100～200万円ですが、中古なら3～30万円、リースなら初期費用ゼロ・月額7,000～15,000円程度で導入できます。ただし、価格だけで選ぶと保守品質の低下やダウンタイムによる業務損失につながるリスクがあるため、リース料・カウンター単価・保守内容の3つを内訳で比較することが重要です。

「月々○○円～」といった表記に惑わされず、5年間のトータルコストを軸に複数社から見積もりを取り、価格とサポート品質のバランスが取れた業者を選びましょう。中小企業は補助金の活用も検討し、賢くコストを抑えた複合機導入を実現してください。

複合機は一度導入すると5年前後にわたって使い続ける機器です。目先の安さだけに飛びついて後悔しないためにも、「本体費用」「カウンター料金」「保守体制」の3つを必ずセットで比較し、自社の業務に本当にフィットする1台を選びましょう。迷った場合は、OA機器の専門業者に相談すれば、利用状況に合わせた最適なプランを提案してもらえます。