複合機を安く導入・運用するには？導入費用とランニングコストの両方を抑える方法を徹底解説

「複合機をもっと安く導入できないか？」「毎月のランニングコストをもう少し抑えたい」——こうした悩みを持つ企業担当者は多いのではないでしょうか。複合機にかかる費用は、本体のリース料金だけでなく、カウンター料金・消耗品代・電気代など多岐にわたり、5年間の総額は数百万円に達することもあります。

本記事では、複合機を安く導入するための方法から、導入後のランニングコストを削減する実践的なポイントまで、すぐに取り組める具体策をわかりやすく解説します。

複合機にかかるコストの全体像を把握しよう

複合機のコストを安くするためには、まず「何にいくらかかっているのか」を正確に把握することが出発点です。複合機の費用は大きく「導入コスト」と「ランニングコスト」に分けられます。

費用区分	主な項目	目安
導入コスト	リース料金（本体代の分割）搬入設置費用・初期設定費	月額4,000〜25,000円（リースに含まれることが多い）
ランニングコスト	カウンター料金（保守料金）用紙代・電気代	モノクロ1〜2円/枚カラー10〜20円/枚

重要なのは、リース料金よりもカウンター料金の方が5年間の総額で大きくなるケースが多いということです。たとえばリース料金が月1万円でも、カウンター料金が月3万円であればランニングコストの方が3倍かかっています。複合機を安くするには、導入費用とランニングコストの両方を見直すことが必要です。

複合機の導入コストを安くする5つの方法

1. 自社に合ったスペックの機種を選ぶ

複合機を安くする最も基本的な方法は、自社の利用状況に合ったスペックの機種を選ぶことです。月間印刷枚数が1,000枚程度であれば20枚/分クラスの機種で十分であり、50枚/分クラスの高速機は不要です。印刷速度が上がるほど本体価格も高くなるため、オーバースペックな機種を選ばないだけで、リース料金を数千円〜1万円/月削減できることがあります。

2. 不要なオプションを外す

FAX機能、フィニッシャー（ステープル・パンチ）、追加給紙カセットなど、使わないオプションが付いたまま見積もりに含まれていることは珍しくありません。オプション1つで本体価格が数万〜数十万円変わることもあるため、見積書の内訳を1つずつ確認し、実際に使う機能だけに絞りましょう。

3. 複数の販売店から相見積もりを取る

複合機のリース料金やカウンター料金には定価がなく、販売店ごとに大きな差があります。同じメーカー・同じ機種であっても、販売店の仕入れ価格や利益率によって見積額が数十万円異なることもあります。最低3社以上から同一条件で見積もりを取り、価格だけでなくサポート内容も含めて比較検討しましょう。

4. 全国対応の販売店も検討する

地元の販売店だけでなく、全国対応の販売店からも見積もりを取ることでコストを下げられる可能性があります。全国対応の販売店は販売台数が多いため、メーカーからの仕入れ価格が安い傾向にあり、その分ユーザーにもリーズナブルな価格を提示できるケースが多いです。

5. リース期間を最適化する

リース期間が長いほど月額料金は安くなりますが、総支払額は増加し、故障リスクも高まります。最も多く選ばれている5年リースを基準に、印刷量が少ない場合は6年リースで月額を抑え、印刷量が多い場合は5年以内で入れ替える判断が合理的です。

カウンター料金（ランニングコスト）を安くする6つの方法

1. カウンター単価を相場と比較する

カウンター料金の相場はモノクロ1〜2円/枚、カラー10〜20円/枚です。もしモノクロ3円以上、カラー20円以上の単価で契約しているなら、相場より割高な可能性があります。まずは現在の単価が適正かどうか確認し、入れ替え時には複数社から見積もりを取って最安値を把握しましょう。

2. カラー印刷を減らす

カラー印刷はモノクロの約10倍のカウンター料金がかかります。プリンターのデフォルト設定をモノクロに変更し、カラー印刷が必要な場合のみ手動で切り替えるルールを設定するだけで、月々のカウンター料金を大幅に削減できます。社内資料はモノクロ、社外向けのみカラーといった使い分けが効果的です。

3. 集約印刷でページ数を減らす

2ページを1枚にまとめる「2in1印刷」や「4in1印刷」を活用すれば、用紙代とカウンター料金を同時に削減できます。会議資料の確認用などは集約印刷で十分なケースが多く、設定を変えるだけで印刷枚数を半分以下に抑えられます。

4. FAXのペーパーレス化を進める

受信したFAXを紙に出力するのではなく、PDFに変換してメールへ自動転送する設定にすることで、不要なFAX出力（特にスパムFAX）による紙とトナーの無駄をゼロにできます。多くの複合機にはFAX受信データのデジタル転送機能が搭載されているため、設定を見直してみましょう。

5. 印刷ミスを減らす仕組みをつくる

印刷ミスによるムダな出力もカウンター料金としてカウントされます。印刷前のプレビュー確認を徹底する、ICカード認証印刷（複合機の前に行かないと出力されない仕組み）を導入するなど、ミスプリントを防ぐ仕組みを整えることで、年間のカウンター料金を着実に削減できます。

6. 契約更新時にカウンター料金を再交渉する

リース契約期間中のカウンター単価変更は原則できませんが、契約更新（入れ替え）のタイミングでは再交渉が可能です。更新の3〜4ヶ月前から複数社に見積もりを依頼し、現在の契約より安い条件を引き出しましょう。他社の見積もりを提示することで、既存の販売店からも値引きを引き出しやすくなります。

複合機を安く使うならどの導入方法？リース・購入・レンタルを比較

比較項目	リース	一括購入	レンタル
初期費用	なし	数十万〜数百万円	設置費等のみ
月額コスト	リース料+カウンター料	カウンター料のみ	レンタル料+カウンター料
5年総コスト	やや高い	最も安い場合あり	最も高い
機種	新品のみ	新品・中古	中古が中心
途中解約	原則不可	自由	可能
安くなるケース	初期費用を抑えたい5〜7年で入れ替え	長期利用（7年以上）資金余裕あり	短期利用（数ヶ月〜2年）

多くの企業にとっては、初期費用なしで最新機種を導入できるリースが最もバランスの良い選択肢です。ただし、資金に余裕があり7年以上同じ機種を使い続ける場合は一括購入の方が5年間のトータルコストで安くなる可能性もあります。短期利用であればレンタルが適していますが、月額料金はリースより高めに設定されています。

「安さ」だけで複合機を選ぶと失敗する3つのパターン

リース料金が安いがカウンター料金が高い

リース料金の安さに惹かれて契約したものの、カウンター料金が相場の2〜3倍に設定されていて、トータルでは割高だった、というのは最もよくある失敗パターンです。5年間の総支払額では、リース料金よりカウンター料金の方が大きくなるケースも多いため、必ずトータルコストで比較しましょう。

中古複合機の保守料金が高い

中古複合機は本体価格が安い点が魅力ですが、部品の摩耗が進んでいるぶん故障リスクが高く、カウンター料金が新品より高めに設定されるのが一般的です。印刷枚数が多い環境では、本体が安くてもランニングコストがかさみ、新品リースよりトータルで高くつくケースがあります。

保守対応の品質が低い

価格が極端に安い販売店の中には、保守業務を外部委託していて対応スピードが遅いケースや、保守拠点が遠くて駆けつけに時間がかかるケースがあります。故障時に半日以上複合機が使えないと、業務への影響は大きくなります。価格だけでなく、保守対応の品質やサポート体制も必ず確認しましょう。

今すぐできる！複合機のコスト削減チェックリスト

□ 現在のカウンター単価を相場（モノクロ1〜2円/カラー10〜20円）と比較した

□ プリンターのデフォルト設定をモノクロに変更した

□ FAX受信のペーパーレス化（PDF転送）を設定した

□ 社内の印刷ルール（カラー制限・集約印刷推奨）を設定した

□ 月間印刷枚数（モノクロ/カラー別）を把握した

□ オーバースペックなオプション機能がないか確認した

□ リース満了の3〜4ヶ月前に見直し準備を開始した

□ 複数社から同一条件で相見積もりを取得した

まとめ｜複合機を安くするにはトータルコストの最適化がカギ

複合機を安く導入・運用するためには、リース料金やカウンター料金の単価を下げることはもちろん、オーバースペックの排除、不要オプションの削除、カラー印刷の運用見直しなど、複数の視点からコストを最適化することが重要です。

特に忘れてはならないのが、「安さ」だけで判断しないことです。リース料金が安くてもカウンター料金が高ければ意味がなく、保守対応の品質が低ければ業務への影響も大きくなります。トータルコストとサービス品質の両面から、自社にとって最適な選択をしましょう。

株式会社ライドでは、お客様の利用状況をヒアリングした上で、複合機のリース料金・カウンター料金のコスト最適化をサポートしております。「今の契約が適正なのか知りたい」「もっと安くしたい」という方は、お気軽にお問い合わせください。