複合機の保守契約の相場は？契約種類別の料金目安と自社に最適な保守プランの選び方

「複合機の保守契約は本当に必要なのか？」「保守料金の相場はどれくらいなのか？」

複合機の導入やリース契約の見直しを検討する際、多くの企業担当者が最初に疑問に感じるポイントです。複合機は精密機器であり、1回の故障で修理費用が10万円を超えることも珍しくありません。そのため、適切な保守契約を結ぶことが、コスト管理と業務の安定運用の両面で欠かせません。

本記事では、複合機の保守契約の種類ごとの料金相場や特徴を詳しく解説し、自社に最適なプランを選ぶためのポイントをご紹介します。

複合機の保守契約とは？基本を押さえよう

複合機の保守契約とは、機器の安定稼働を維持するために、定期的なメンテナンスや故障時の修理対応、トナーといった消耗品の供給などを包括的に受けられるサービス契約です。複合機をリースで導入する場合は保守契約の加入が必須とされることが多く、買取りの場合でも加入が推奨されています。

保守契約を結ぶことで、「修理費無料」「消耗品代込み」「定期メンテナンス付き」といったサービスが受けられるため、突発的な出費を抑えながら長期的に安心して複合機を運用できます。いわば複合機の「健康保険」のような存在と考えるとわかりやすいでしょう。

保守契約が必要な理由

複合機は非常に複雑な構造を持つ精密機器であり、専門の技術者でなければ修理や調整が困難です。保守契約なしで故障が発生した場合、部品代や出張費、技術料を含めると1回の修理で10万円以上かかるケースもあります。また、修理業者を自分で探す手間や、複合機が使えない間の業務停止による機会損失も無視できません。

保守契約を結んでおけば、故障時には迅速に専門スタッフが駆けつけてくれるため、ダウンタイムを最小限に抑えられます。特にBtoBの業務環境では、複合機の停止が即座に業務に影響するため、保守契約は必須といえるでしょう。

複合機の保守契約の4つの種類と料金相場

複合機の保守契約には主に「カウンター保守契約」「スポット保守契約」「キットトナー保守契約」「年間保守契約」の4種類があります。それぞれ料金体系やサービス内容が異なるため、自社の利用状況に合った契約を選ぶことが重要です。まずは、各保守契約の相場を一覧で確認しましょう。

契約種類	料金相場	消耗品	対象企業
カウンター保守	モノクロ1～2円/枚カラー10～20円/枚	トナー代込み	印刷枚数が多い企業
スポット保守	修理代 8万円/回～＋消耗品実費	実費負担	印刷枚数が少ない企業
キットトナー保守	約7万円/5,000枚程度（トナー代に保守代上乗せ）	トナー購入に含む	モノクロ機中心の企業
年間保守	約3万円/年＋純正トナー代実費	実費負担	現在はほとんど契約なし

1. カウンター保守契約｜最も主流の保守契約

カウンター保守契約は、複合機を導入している企業の8割以上が採用している、最も一般的な保守契約です。モノクロ・カラーそれぞれに1枚あたりの単価が設定され、每月の印刷枚数に応じてカウンター料金を支払う仕組みです。

カウンター料金の相場は、モノクロが1～2円/枚、カラーが10～20円/枚が目安です。ただし、印刷速度の速い機種ほら1枚あたりの単価が安くなる傾向があり、設置地域（都市部か地方か）や月間印刷枚数によっても変動します。

カウンター保守契約のメリットは、トナー代や修理費、定期メンテナンスがすべてカウンター料金に含まれている点です。予期せぬ故障が発生しても追加費用がかからず、每月のコストが予測しやすいため、予算管理の面でも安心です。一方で、印刷枚数が極端に少ない場合は基本料金の負担が割高に感じられることもあります。

2. スポット保守契約｜必要なときだけ修理を依頼

スポット保守契約は、故障が発生した際にその都度修理を依頼し、実費を負担する形態の契約です。毎月の固定費用は発生しませんが、1回の修理で8万円以上かかることもあり、部品代や出張費も別途請求されます。

故障が少なければコストを抑えられますが、修理が多発すると結果的に高額になるリスクがあります。また、修理費は実際に対応してみないとわからないケースがほとんどで、予算の見通しが立てにくい点はデメリットです。「毎月のコストを抑えたい」「印刷枚数が非常に少ない」といった企業に適しています。

3. キットトナー保守契約｜トナー購入で保守が付く

キットトナー保守契約は、専用のトナーを購入することで保守・サポートを受けられる契約です。トナー代に保守費用が上乗せされているため、一般的なトナーよりも価格は高めに設定されています。相場は約7万円/5,000枚程度です。

カウンター料金のような毎月の支払いがなく、トナーを使用している期間は修理が無料になるのがメリットです。ただし、対応機種はほとんどがモノクロ機に限られる点や、正規品のトナー以外を使用すると契約が無効になる点には注意が必要です。印刷枚数が少なく、モノクロ印刷が中心の企業に向いています。

4. 年間保守契約｜現在はほとんど契約されていない

年間保守契約は、年単位で定額を支払うことで、指定範囲内の修理・メンテナンスを受けられる契約です。相場は約3万円/年程度に加えて、トナーなどの消耗品代は別途実費での負担となります。

家電の保証に近い契約形態ですが、一度契約が切れると再契約できないという制約があります。現在ではカウンター保守が主流となっており、年間保守契約を採用している企業は非常に少なくなっています。

カウンター保守契約の料金相場を詳しく解説

複合機の保守契約の中で最も利用されているカウンター保守契約について、さらに詳しく相場を見ていきましょう。

カウンター料金の計算方法

カウンター料金は、「月額基本料金 + カウンター単価 × 印刷枚数」で算出されます。たとえば、モノクロ単価1円で月3,000枚印刷した場合、カウンター料金は3,000円となります。なお、両面印刷は表2枚としてカウントされる点に注意が必要です。

新品と中古で異なる相場

新品の複合機をリースで導入する場合のカウンター料金相場は、モノクロ1～2円、カラー10～20円が一般的です。一方、中古複合機の場合は、部品の摩耗が進んでいるため故障リスクが高く、カウンター料金が新品よりも高めに設定されることが一般的です。印刷枚数が多い環境で中古機を使うと、本体価格は安くてもランニングコストがかさみ、トータルでは新品より高くつく可能性があります。

カウンター料金が変動する要因

カウンター料金は一律ではなく、いくつかの要因で変動します。まず、月間印刷枚数が多いほど、1枚あたりの単価は安くなる傾向があります。次に、印刷速度が速い機種（たとえば毎分40枚以上）では、低速機（20枚/分程度）と比べて単価が安く設定されることが一般的です。

また、設置場所も重要な要因です。都市部では保守拠点が近く、サポートスタッフも多いため、地方や離島と比べてカウンター料金が安くなる傾向にあります。地方のオフィスでは交通費や人件費の上乗せ分が反映されることがあるため、見積もり時に確認しましょう。

自社に最適な保守契約を選ぶためのポイント

月間印刷枚数を把握する

保守契約を選ぶ際に最も重要なのは、自社の月間印刷枚数を正確に把握することです。大量印刷が日常的な企業では、カウンター保守契約が最もコストパフォーマンスに優れています。一方、印刷枚数が月数十枚程度の小規模オフィスでは、キットトナー保守やスポット保守の方が経済的な場合もあります。

保守対応のスピードと品質を確認する

保守契約の料金相場だけでなく、対応スピードやサービス品質も重要な判断基準です。故障時の駆けつけ対応の速さ、定期メンテナンスの頻度、トナーの自動発注の有無など、実際のサポート体制を契約前に確認しておきましょう。特に、保守拠点が自社から近いかどうかは、ダウンタイムの長さに直結します。

複数社から見積もりを取る

複合機の保守契約の相場は、販売店によって大きく異なります。同じ機種・同じ条件であっても、カウンター料金の単価に差が出ることは珍しくありません。そのため、導入時には必ず複数社から相見積もりを取り、価格だけでなくサービス内容も含めて比較検討することが大切です。

複合機の保守契約で注意すべきポイント

リース料金と保守料金は別物

意外と誤解されがちですが、リース料金に保守料金が含まれていると思っている方が少なくありません。リース料金は複合機本体の代金であり、保守料金（カウンター料金など）は別途かかります。複合機の導入時には、本体代金と保守料金を合わせたトータルコストで検討することが重要です。

カラー印刷の設定に注意

カウンター保守契約では、白黒原稿であってもカラーモードが「フルカラー」に設定されていると、カラー出力としてカウントされてしまいます。カラー単価はモノクロの約10倍ですので、思わぬコスト増につながることがあります。印刷設定のデフォルトをモノクロにしておくといった運用ルールを従業員に周知しておきましょう。

契約期間と解約条件の確認

保守契約は一度結ぶと数年単位で同じ条件が続くことが多く、契約期間中の単価変更は原則としてできません。将来の事業拡大や縮小により印刷枚数が大きく変わる可能性がある場合は、契約の柔軟性や更新条件についても事前に確認しておきましょう。また、メーカーの保守契約書には5年以降の料金改定に関する記載があることもあるため、細かい条項まで確認することをおすすめします。

複合機の保守契約のコストを抑える方法

相見積もりで適正価格を把握する

複合機の保守契約の相場を知るためには、まず複数の販売店から見積もりを取ることが基本です。カウンター料金には定価がなく、価格を公表しているメーカーや販売店もほとんどありません。そのため、同じ条件で複数社に見積もりを依頼することで、適正な価格水準を把握できます。

印刷運用の見直しでランニングコストを削減

カウンター保守契約のコストを抑えるには、印刷運用そのものを見直すことも有効です。不要なカラー印刷を減らす、両面印刷を活用する、ペーパーレス化を推進するなど、印刷枚数自体を削減することで毎月のカウンター料金を下げられます。

信頼できる販売店を選ぶ

価格の安さだけでなく、アフターサポートの充実度も重要な選定基準です。保守業務を外注に委託している販売店もあるため、自社で保守体制を確立している販売店を選ぶことで、トラブル時の対応がスムーズになります。5～6年のリース期間を通じて付き合うパートナーですから、信頼性を重視した選定を心がけましょう。

まとめ｜複合機の保守契約の相場を理解して最適なプランを選ばれましょう

複合機の保守契約には「カウンター保守」「スポット保守」「キットトナー保守」「年間保守」の4種類があり、それぞれ料金相場やサービス内容が異なります。現在の主流はカウンター保守契約で、モノクロ1～2円/枚・カラー10～20円/枚が相場となっています。

自社の印刷枚数や業務内容に合わせて最適な保守契約を選ぶことが、長期的なコスト削減と安定した運用につながります。まずは複数社から見積もりを取り、価格とサービス内容の両面から比較検討してみてはいかがでしょうか。

株式会社ライドでは、複合機の保守契約の相場に関するご相談や、お客様の利用状況に合わせた最適なプランのご提案を行っております。OA機器のコスト見直しをご検討の方は、お気軽にお問い合わせください。